Come Haribo ha trasformato i suoi flussi di documenti con l’Intelligent Indexing

"DocuWare aveva la flessibilità che desideravamo. Ci ha permesso di cambiare facilmente il nostro flusso di lavoro e di semplificare le attività dei nostri dipendenti."

Justin Fehrman

Chief Financial Officer, Home Run Auto Group

Scenario di partenza

Il profilo dei requisiti per la nuova soluzione era chiaramente definito. Tutti i documenti necessari per le attività quotidiane, come la corrispondenza con i clienti, le bolle di consegna e le fatture, i documenti di acquisto e logistici, nonché i registri contabili dei salari, dovevano essere acquisiti centralmente e resi disponibili ai dipendenti autorizzati premendo un pulsante. L'obiettivo era estendere e standardizzare i flussi di lavoro stabiliti in modo significativo.

Ulteriori obiettivi includevano l'ampliamento dell'utilizzo a livello mondiale con la connessione simultanea di tutte le filiali dell'azienda all'archivio digitale; un semplice processo di migrazione di dati e documenti; così come l'indicizzazione automatica di tutti i documenti. Inoltre, doveva essere garantita la disponibilità diretta dei documenti archiviati dall'applicazione ERP.

Benefici della Gestione Documentale con DocuWare

Archiviazione completamente automatica di migliaia di documenti al giorno

Ogni giorno, diverse migliaia di documenti vengono archiviati elettronicamente nella sola sede di Bonn, la maggior parte dei quali sono documenti a più pagine. L'archiviazione dei dati di massa creati con la soluzione ERP - come elenchi, documenti di consegna e fatture in uscita - nel pool di documenti centrale è stata completamente automatizzata.

DocuWare supporta dozzine di tipi di documenti. I documenti cartacei vengono acquisiti centralmente utilizzando tre scanner ad alte prestazioni e anche archiviati automaticamente da DocuWare. Di conseguenza, il personale può richiamare e modificare in qualsiasi momento tutti i dati importanti per la propria area: cercare tra le cartelle e coprire lunghe distanze tra gli uffici è un ricordo del passato.

Uffici senza montagne di carta e dipendenti felici

I vantaggi per i singoli dipendenti, indipendentemente dall'area dell'azienda, sono evidenti, perché le ricerche che richiedono molto tempo non esistono più. Invece, i documenti desiderati sono ora disponibili con il semplice tocco di un pulsante. Ciò migliora vari flussi di lavoro in azienda e ha portato a un aumento significativo delle prestazioni e della qualità, ad esempio nel servizio clienti.