Come Ikea ha trasformato la sua Gestione Documentale con DocuWare

"L'archiviazione elettronica dei nostri documenti ci ha permesso di ridurre i costi del nostro archivio di oltre il 90%."

Mag. Rudolf Bubich

Director of Accounting, IKEA Austria

Scenario di partenza

Continuando a lavorare con i documenti cartacei, IKEA Austria avrebbe dovuto ampliare notevolmente i suoi uffici. Come alternativa all'ampliamento dell'edificio, IKEA Austria ha iniziato ad archiviare elettronicamente i documenti del suo reparto contabilità con DocuWare.

Le fatture di 120.000 clienti abituali vengono scannerizzate localmente in ciascuno dei cinque negozi austriaci e trasferite elettronicamente per l'elaborazione all'ufficio contabilità centrale di Wiener Neudorf.

In IKEA, ogni anno devono essere archiviate circa 30.000 fatture in entrata e 35.000 in uscita, oltre a 5.000 note di credito e 17.000 buste paga. Inoltre, IKEA doveva archiviare le ricevute bancarie e la corrispondenza.

Benefici della Gestione Documentale con DocuWare

Tracciamento di ogni documento

I protocolli del flusso di lavoro creati da DocuWare consentono di ricostruire le prenotazioni e le liberatorie di pagamento, in modo da poter identificare facilmente il contatto appropriato in caso di richieste di informazioni.

Tutti i documenti possono essere trovati direttamente da qualsiasi postazione di lavoro con un clic del mouse. In questo modo è possibile rispondere immediatamente alle domande dei clienti o dei fornitori, senza dover effettuare lunghe ricerche negli archivi cartacei.

Le annotazioni e le fasi di elaborazione sono documentate elettronicamente nell'archivio DocuWare.

Riduzione dei costi dell'archivio cartaceo

IKEA ha ridotto i costi eliminando l'uso di costose copie cartacee, oltre a guadagnare molto spazio in ufficio. IKEA ha calcolato che, durante i sette anni di conservazione, sarebbero maturati 57 pallet di carta.