Come Banfi Srl ha trasformato la sua Gestione Documentale con DocuWare

Gestione fatture attive e passive

Ciclo attivo:

Banfi generava le fatture con il proprio gestionale, dopodiché trasmetteva manualmente una copia di cortesia tramite e-mail al cliente.

Ciclo passivo:

La fattura una volta ricevuta veniva stampata e archiviata in un archivio cartaceo. La registrazione contabile avveniva manualmente.

Soluzione proposta

Real Document Solution è intermediario diretto del Sistema di Interscambio (SDI), pertanto gestisce l’intero Ciclo di fatturazione attivo e passivo (estero compreso) con il software documentale DocuWare.

Oltre all’invio automatico al cassetto fiscale del cliente, DocuWare avvisa con una notifica PEC l’avvenuta consegna della fattura xml unitamente alla copia di cortesia in formato “.pdf”.

Anche il Ciclo passivo, sempre grazie a DocuWare, è perfettamente integrato con il cassetto fiscale di Banfi Srl.

Inoltre, il software già in uso nella normale attività lavorativa comunicano con DocuWare per redigere la scrittura contabile delle fatture passive.

Infine, ogni settimana tutte le informazioni relative alle fatture attive e passive sono sincronizzate in automatico al fine di estrapolare statistiche utili a misurare puntualmente la situazione della società.

Rapporto attività di lavoro

Ogni giorno, per ogni operatore agricolo, veniva stampato un foglio per segnare a mano orario di lavoro e mansione compiuta.

A fine giornata, il foglio compilato veniva consegnato al responsabile. I documenti venivano raccolti e consegnati all’ufficio Risorse Umane, che provvedeva alla scansione e al controllo manuale delle ore lavorate.

Soluzione proposta

Ogni lavoratore ha a disposizione un form web con compilazione guidata e accessibile da smartphone o computer. Al termine dell’attività lavorati va ogni dipendente potrà compilare il report giornaliero in pochi click indipendentemente dal luogo in cui si trova.

Al termine della compilazione, DocuWare si occuperà di inviare automaticamente una mail di conferma di avvenuta ricezione del Rapporto di lavoro.

Ogni 15 giorni l’operatore agricolo riceve una mail contente un report per verificare le attività inserite nei giorni precedenti. L’ufficio preposto ha sempre il controllo dei dipendenti e degli orari in tempo reale attraverso l’interfaccia DocuWare.