Firmare i tuoi documenti con la firma elettronica è ormai uno degli step necessari per velocizzare i processi documentali e migliorare la produttività del proprio team. Con DocuWare puoi integrare tutti i tipi di firma elettronica, in funzione del documento che devi firmare. Scopri di più su come firmare digitalmente un documento.
Firmare digitalmente un documento significa ridurre costi e tempi di gestione del ciclo di vita di un documento, oltre a dargli valore legale.
Evita di stampare i documenti più volte per farlo firmare a più persone
Con DocuWare puoi far firmare il documento a tutte le persone incaricate senza fare uscire il documento dal sistema documentale. Questo permette di risparmiare i costi della stampa e portare la tua azienda a essere più rispettosa dell'ambiente.
Velocizza i processi approvativi ottenendo le firme da qualsiasi luogo
La firma elettronica non è vincolata alla presenza sul luogo fisico. Firmare digitalmente un documento significa non dover più attendere che le persone incaricate tornino in ufficio per firmare un documento, in questo modo i tempi di approvazione si riducono e le persono sono abilitate allo smart working.
Dai valore probatorio ai tuoi documenti e assicurane l'integrità
La firma elettronica è uno strumento certificato dall'Unione Europea e pertanto ha lo stesso valore legale di una firma autografa. Integrando un sistema di firma elettronica all'interno della tua azienda potrai garantire l'integrità dei documenti e rendere il posto di lavoro un luogo più sicuro e protetto.
La firma elettronica semplice, tra le tipologie di firme elettroniche, è quella più debole. Infatti questo dipo di firma elettronica non garantisce l'integrità e l'autenticità del documento firmato.
La firma elettronica avanzata è in grado di attribuire al documento firmato valore probatorio. Infatti, firmando digitalmente il documento con questo tipo di firma elettronica il documento viene connesso univocamente al firmatario. Un esempio di firma elettronica avanzata è la firma grafometrica, apposta al documento attraverso un tablet (molto usata nel settore bancario).
La firma elettronica qualificata è il tipo di firma elettronica più forte in termini di sicurezza del certificato. Per applicare questa firma è necessario che il firmatario sia in possesso del certificato rilasciato da una autorità di controllo.
DocuWare permette di apporre la tua firma elettronica su pdf, file word, excel e +250 estensioni di file che ricevi e gestisci all'interno della tua azienda ogni giorno.
Firma digitale su PDF
Il formato PDF è il file più utilizzato per gestire documenti non modificabili. DocuWare permette di apporre al firma digitale su PDF senza dover installare altri software esterni. In questo modo attribuisci valore probatorio al tuo documento PDF ed eviti di spendere budget per licenze non necessarie.
Firma digitale P7M
La firma digitale p7m è largamente utilizzata dagli studi commercialisti, studi legali e altri professionisti. Con DocuWare puoi firmare digitalmente un documento p7m senza license esterne e senza uscire mai dal tuo sistema documentale.
Firma digitale su Word
Il file Word è per natura modificabile, quindi la firma digitale è fondamentale per garantirne l'integrità. DocuWare permette di applicare la fima digitale a un documento Word in un clic, attribuendo integrità e valore probatorio alle informazioni contenute nel documento.
Firma digitale su Excel
Firmare un documento Excel può essere spesso un compito difficile e dispendioso in termini di tempo. DocuWare permette di applicare la firma digitale senza software esterni, rendendo così anche un file Excel immodificabile e con valore probatorio.
Firma digitale Email
DocuWare permette di firmare un messaggio gmail o outlook restando all’interno del tuo sistema documentale. Questo fa risparmiare tempo perché i messaggi non devono essere scaricati, trasformati in pdf e quindi firmati. Con un clic anche la posta elettronica acquisisce valore probatorio.
DocuWare integra il processo di firma digitale all’interno dei tuoi flussi di lavoro. Puoi creare delle regole automatizzate che si attivano nel momento in cui un utente ha applicato la propria firma elettronica a un documento, oppure per ricordargli di farlo entro un periodo determinato di tempo. I workflow associati alla firma digitale permettono all'azienda di ottimizzare i propri processi e ridurre i margini di errore dell'intero team.
Dopo che Giacomo ha firmato il documento, invia il documento a Francesca per l'approvazione.
Invia un remider a Giacomo di firmare il documento se non lo firma entro 5 giorni a partire da oggi.
Dopo che Giacomo ha firmato il documento, invia notifica di avvenuta firma a Marco.
