Come Neri Spa gestisce fatture e ordini in automatico con DocuWare

Con oltre 50 anni di esperienza, Neri SpA è leader nella distribuzione di Dispositivi di Protezione Individuale (DPI). Come abbigliamento tecnico da lavoro, calzature e guanti di protezione, accessori per cantieristica e dispositivi anticaduta.

Gestione fatture passive

In passato, la procedura di gestione delle fatture prevedeva la stampa e l'archiviazione fisica dei documenti ricevuti. Allo stesso modo la registrazione contabile era un processo completamente manuale. Con l'evoluzione dell’azienda verso pratiche più efficienti, vi è stata la necessità soluzioni digitali avanzate per trasformare questo processo.

Soluzione proposta

Grazie a DocuWare, il Ciclo Passivo di Neri SpA è completamente integrato nel suo flusso di lavoro.

Le fatture passive vengono caricate automaticamente nel documentale e attraversano un processo di approvazione guidato prima di essere indirizzate al pagamento.

Questo meticoloso processo operativo assicura una gestione accurata delle spese aziendali e il rispetto tempestivo delle scadenze di pagamento.

Una lista di controllo fornisce una visibilità - a chi ne ha i diritti e i privilegi - e in tempo reale, sullo stato delle fatture e sulle varie fasi di approvazione, sia totali che parziali.

Questo garantisce un controllo efficiente e trasparente dei pagamenti verso i fornitori, contribuendo così a una gestione finanziaria aziendale ottimizzata.

Generazione Offerta

In passato, la generazione dell'offerta si basava sulla compilazione manuale di un foglio (modello) per ciascun utente, indicando il tipo di merce, la quantità e l'importo.

Senza una cadenza prefissata, tutti i modelli compilati venivano consegnati al responsabile per la verifica e l'approvazione.

Soluzione proposta

Ogni utente assegnato a questa attività può accedere a un pratico modulo web con compilazione guidata, accessibile sia da smartphone che da computer.

Una volta compilato, DocuWare verifica automaticamente la presenza dell'articolo richiesto nel database aziendale.

In caso affermativo, il sistema genera un'offerta, seguita immediatamente dalla conferma dell'ordine.

In caso contrario si procede con un’attività specifica a seconda del tipo di merce e del tipo di richiesta.

Questi passaggi sono completamente gestiti e controllati attraverso un workflow automatizzato di DocuWare, che si occupa non solo di aggiornare in tempo reale tutti i dati e le informazioni relative agli ordini prodotti, ma anche di comunicare con notifiche e/o e-mail lo stato di avanzamento dell’offerta.

Archiviazione Automatica degli Ordini Clienti

Per quanto riguarda la gestione degli ordini dei numerosi clienti di Neri SpA, il processo era totalmente basato su supporto cartaceo o comunicazioni estemporanee.

Gli ordini dei clienti, infatti, vengono inseriti manualmente nell'applicativo AS400. Successivamente, si procedeva con la stampa degli stessi per la condivisione e l'approvazione interna.

Soluzione proposta

Grazie alle avanzate funzionalità di DocuWare, gli ordini dei clienti, generati direttamente dall'applicativo AS/400, vengono automaticamente archiviati nel sistema insieme a tutti gli indici e i metadati necessari per i successivi flussi di approvazione.

Successivamente, seguendo parametri predefiniti da Neri SpA, gli ordini clienti sono instradati in un processo di approvazione mirato, ottimizzando l'efficienza del personale e riducendo i tempi di gestione.

Una lista di controllo fornisce una visibilità in tempo reale sullo stato dei documenti e sulle fasi di approvazione. Questo assicura una gestione efficiente dei processi aziendali, minimizzando gli errori.