Protocollare un documento: tutto ciò che devi sapere

Soprattutto quando si parla dell’ambito digitale, la protocollazione dei documenti ha un ruolo cruciale nell’assicurare la tracciabilità, l’archiviazione e l’adeguata organizzazione dei documenti aziendali.

Protocollare un documento vuol dire realizzare un’attività di registrazione di un documento a un protocollo. Si tratta quindi di un’operazione in cui i documenti ricevuti o spediti sono inseriti all’interno di un registro – il protocollo. Protocollare un documento è molto importante, proprio perché risponde a tutte quelle necessità legate alla registrazione secondo norma dei documenti, facilitando alla stesso tempo la loro conservazione. 

Ma come avviene la protocollazione dei documenti? 

Quali sono i vantaggi della protocollazione documenti?

In questo articolo andremo a vedere più da vicino perché è così importante protocollare documenti aziendali e come questa pratica possa migliorare la produttività, l’efficienza e la sicurezza dell’azienda, ponendo una particolare attenzione al tema della conservazione digitale.

 

Protocollare documenti: cosa vuol dire 

La gestione dei documenti è una parte cruciale dell’operatività di qualsiasi organizzazione. I documenti includono contratti, fatture, report, comunicazioni interne ed esterne, e moltissimo altro ancora. La protocollazione digitale dei documenti consente di attribuire un numero univoco, una data e un’identificazione specifica a ciascun documento. Questo processo garantisce una tracciabilità accurata e facilita la ricerca e l’accesso ai documenti quando necessario. Inoltre, il protocollo contribuisce a mantenere l’integrità dei documenti nel tempo, evitando modifiche non autorizzate.

La mancanza di un’adeguata protocollazione può portare a problemi come la perdita di informazioni, difficoltà nel recuperare documenti cruciali e possibili violazioni della sicurezza dei dati.

 

Perché protocollare i documenti è così importante in un’azienda

Il processo di protocollazione prevede l’annotazione di documenti aziendali all’interno del protocollo. Il protocollo è infatti il registro in cui sono inseriti tutti i documenti inviati o ricevuti dall’azienda. 

Protocollare un documento è un’operazione fondamentale, perché consente di registrare secondo norma i documenti. Allo stesso tempo, permette di classificarli a seconda della categoria, rendendo molto più facile il processo di reperimento e di conservazione. Tutto ciò consente di eliminare tutti gli ostacoli tipici di un registro cartaceo, conferendo veridicità e autenticità al documento annotato all’interno del protocollo. 

Ma quali sono i documenti da protocollare? 

Tutti i documenti aziendali inviati, prodotti e ricevuti dall’ufficio utente sono soggetti a protocollazione. Contrariamente, tra le categorie escluse dalla registrazione obbligatoria a protocollo troviamo: 

• Gazzette ufficiali;
• Bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione;
• Note di ricezione delle circolari;
• Materiali statistici;
• Atti preparatori interni;
• Certificazioni anagrafiche;
• Giornali;
• Materiali pubblicitari;
• Ferie, certificati medici del personale, ecc.

 

Protocollazione documenti: come si fa

La protocollazione dei documenti rappresenta un processo unico e progressivo che viene avviato manualmente il 1° gennaio e si conclude il 31 dicembre dello stesso anno. Durante questa procedura, i documenti aziendali vengono inseriti nel registro, specificando i seguenti elementi:

• Identificativo univoco del documento;
• Data di ricezione;
• Mittente.

Inoltre, di norma, viene aggiunto un breve riassunto del contenuto del documento. Tuttavia, un aspetto particolarmente rilevante per il corretto svolgimento di questo processo è il Titolario di classificazione, un sistema che definisce l’ordine di archiviazione dei documenti, suddividendoli in categorie, titoli, classi o sezioni, ognuna identificata da un numero o una lettera. L’utilizzo di questo strumento semplifica notevolmente l’archiviazione dei documenti e facilita il loro recupero al momento opportuno.

È importante sottolineare che la protocollazione può avvenire in formato digitale o cartaceo, a seconda della natura dei documenti da fascicolare. Sebbene la carta sia ancora ampiamente utilizzata nell’ambito amministrativo e burocratico, il processo di digitalizzazione ha interessato anche questo settore, portando all’emanazione di nuove norme e linee guida. 

Queste evoluzioni nell’ambito della protocollazione dei documenti hanno consentito un miglioramento significativo dell’efficienza e della sicurezza nella gestione dei documenti aziendali. La transizione verso il digitale ha semplificato la ricerca, l’archiviazione e la condivisione dei documenti, contribuendo a ridurre il consumo di carta e a promuovere pratiche più sostenibili per le aziende. 

Oggi la protocollazione accurata e l’adozione di strumenti informatici avanzati sono diventati elementi chiave per un’efficace organizzazione e gestione dei documenti.

 

Archivio digitale e cartaceo: le differenze

A seconda della natura del documento da archiviare, la protocollazione dei documenti può essere effettuata attraverso due modalità differenti: 

• digitale;
• cartacea.

Rispetto all’archiviazione digitale, la protocollazione documenti cartacei può risultare particolarmente corposa: occorre conservare i documenti in appositi raccoglitori, cartellette, buste plastificate e scatole di varie dimensioni da etichettare con cura. Oltre a richiedere la presenza di personale apposito e una certa manualità, l’archivio cartaceo prevede la predisposizione di uno spazio fisico ingente, appositamente previsto per lo stoccaggio dei materiali. Infine, l’archiviazione di documenti cartacei è sicuramente più macchinosa, allungando le tempistiche richieste non soltanto per la classificazione dei documenti, ma anche per il loro reperimento. 

Al contrario, l’archivio digitale prevede l’inserimento dei documenti su supporto informatico, spesso attraverso piattaforme organizzate e intuitive per l’utente. Ciò permette di massimizzare il rapporto costi/benefici e ottimizzare i processi gestionali. 

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Gestire i flussi documentali: tutti i vantaggi della protocollazione documenti

La digitalizzazione è un processo che porta con sé infrastrutture tanto complesse quanto efficienti, andando a velocizzare e facilitare operazioni che, altrimenti, occuperebbero tempo e risorse ingenti. 

Grazie a questa evoluzione, gestire i flussi documentali con il protocollo digitale non può che agevolare la corretta registrazione del protocollo, la sua assegnazione, classificazione, fascicolazione e reperimento all’interno dell’archivio. 

Il protocollo digitale deve quindi essere inteso come un supporto funzionale nel garantire l’interoperabilità tra i sistemi aziendali, la sicurezza e il completo controllo dei documenti archiviati. Difatti, i vantaggi ottenibili da questo tipo di supporto sono molteplici: 

• Riduzione del tempi e dei costi per la gestione dei flussi;
• Ottimizzazione dei processi aziendali;
• Sicurezza e protezione dei documenti garantita; 
• Riduzione dello spazio fisico richiesto per l’archiviazione;
• Accesso ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo;
• Facilità di fruizione grazie all’utilizzo di piattaforme intuitive. 

Naturalmente, imparare a gestire i flussi documentali e rispettare le norme di protocollazione può risultare complesso. Proprio per questo motivo, il nostro consiglio è quello di procedere per passaggi, dando così a ciascun utente la possibilità di acquisire dimestichezza con gli strumenti a disposizione. 

Software per protocollare documenti: come applicare il protocollo con DocuWare

La protocollazione dei documenti attraverso appositi software richiede l’inserimento, attraverso digitazione, dei dati relativi al documento all’interno dei rispettivi campi di compilazione. Questo processo può però essere facilitato grazie alle funzionalità avanzate messe a disposizione da DocuWare.

Applicare il protocollo con DocuWare non è mai stato così semplice!

Attraverso il metodo dell’Intelligent Indexing, sarà sufficiente seguire questi quattro passaggi:

1. Aprire la piattaforma e cliccare sul pulsante “Importa”;
2. Aprire il documento che si desidera archiviare;
3. Il motore di riconoscimento del documento viene avviato non appena il file è caricato; 
4. Cliccare sul pulsante “Archivia”. 

Come potrai vedere, gli indici di archiviazione vengono riconosciuti dall’Intelligent Indexing e i campi vengono compilati automaticamente. 

Prova DocuWare se vuoi ottimizzare il processo di protocollazione dei documenti: la soluzione ideale che mette al centro le esigenze e gli obiettivi delle aziende clienti.

 

FAQ

• Quali sono i documenti da protocollare? 

L’art. 53 comma 5 del DPR 445/2000 TU stabilisce che sia obbligatoria la registrazione dei documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione, nonché di tutti i documenti informatici.

Questa normativa sottolinea l’importanza della corretta registrazione dei documenti sia in ingresso che in uscita dell’amministrazione, garantendo una tracciabilità accurata e una gestione efficiente delle informazioni. Inoltre, l’obbligatorietà di registrare anche i documenti informatici riflette l’importanza crescente della gestione digitale dei dati e riconosce la validità e la rilevanza dei documenti elettronici ai fini amministrativi.

La registrazione obbligatoria dei documenti è un elemento chiave per promuovere la trasparenza, l’integrità e l’efficienza nelle attività amministrative, fornendo una base solida per una gestione documentale coerente e affidabile.

• Perché protocollare documenti?

Il protocollo è un fondamentale strumento tecnico che comprende un insieme di procedure e elementi mediante i quali i documenti vengono gestiti con finalità giuridico-probatorie e gestionali. Esso svolge il ruolo di certificare l’avvenuta ricezione o spedizione di un documento, indicando la data e la provenienza, senza preoccuparsi della sua regolarità.

Attraverso il protocollo, viene garantita la tracciabilità dei documenti, permettendo di tenere traccia di ogni movimento che riguarda l’arrivo e la partenza dei documenti all’interno dell’organizzazione. 

La funzione giuridico-probatoria del protocollo è cruciale in situazioni in cui è necessario dimostrare l’esistenza e la tempistica di un determinato documento. Inoltre, il protocollo svolge anche un ruolo gestionale, contribuendo a mantenere l’ordine e la correttezza nella gestione dei documenti aziendali.

In conclusione, il protocollo è uno strumento indispensabile per garantire la corretta gestione dei documenti, offrendo una base solida per la certificazione e la tracciabilità delle attività documentali sia a fini legali che organizzativi.

• Come protocollare documenti in comune? 

La gestione dei documenti inviati al Comune è un processo fondamentale che richiede la registrazione accurata nel Protocollo. Ogni documento ricevuto viene assegnato a un numero progressivo univoco e associato al mittente e alla data di presentazione.

Per garantire un’organizzazione efficace, i documenti sono sottoposti a una classificazione tramite un “Titolario”. Questo strumento definisce categorie, classi e fascicoli per identificare chiaramente tutte le pratiche ricevute dal Comune. La suddivisione gerarchica del Titolario aiuta a facilitare il reperimento dei documenti e garantisce l’archiviazione sistematica e ordinata.

Inoltre, il sistema di Protocollo consente una gestione efficiente delle pratiche, aiutando a monitorare lo stato di avanzamento delle varie procedure e agevolando la comunicazione interna tra gli uffici del Comune. Grazie a questa metodologia, il Comune può operare in modo più organizzato, migliorando la trasparenza e l’efficienza nell’elaborazione dei documenti e delle pratiche amministrative.