Office automation: 6 best practice

L’eliminazione dei silos informativi e la possibilità per i dipendenti di accedere facilmente alle conoscenze di cui hanno bisogno per gestire i processi e completare i progetti, rappresenta un obiettivo fondamentale di qualsiasi iniziativa di office automation. Con i giusti strumenti, ogni azienda può sbloccare il valore delle proprie risorse informative, incrementare la collaborazione tra i dipendenti ed eliminare le soluzioni non funzionanti per i processi.

L’office automation ti aiuterà ad affrontare le sfide della gestione delle informazioni in modo pratico e innovativo. In questo articolo trovi 6 best practice da mettere subito in pratica per ottimizzare le risorse e ottenere il meglio dal tuo business. 

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Office automation: 6 best practice 

Vediamo nel dettaglio le best practice per realizzare al meglio la tua office automation. 

• Definisci le regole aziendali alla base di ogni processo di workflow

Queste linee guida descrivono le politiche e le procedure aziendali. Possono sempre essere espresse con domande del tipo “sì o no” o “vero o falso”. Ad esempio, una regola aziendale potrebbe dire che se un cliente è già presente nel sistema (vero), ottiene uno sconto del 10%. Se il cliente non è presente nel sistema (falso), ottiene uno sconto del 20%.

• Office automation: considera il ciclo di vita del documento

Analizza il ruolo che ogni tipo di documento svolge nel passaggio dall’acquisizione all’uso attivo, all’archiviazione e all’applicazione di un piano di conservazione.

Per iniziare, prova a porti le seguenti domande: 

• Cosa avvia il processo? Un’e-mail, una telefonata, un modulo elettronico, un modulo cartaceo, una lettera inviata per posta o una visita di persona?
• Qual è la prima azione che si fa con le informazioni?

• Chi è coinvolto nel processo? Il documento richiede una revisione o un’approvazione?

• È necessaria l’integrazione con un altro sistema o ERP?

• Esiste un programma di conservazione obbligatorio per il documento? Se sì, per quanto tempo deve essere conservato nel vostro archivio? 

 

• Sfruttare la potenza dell’intelligenza artificiale (AI)

I modelli di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) sono uno strumento utile, ma hanno dei limiti. Un software avanzato – come DocuWare Intelligent Indexing – si spinge oltre e utilizza l’intelligenza artificiale per elaborare automaticamente i documenti quando i campi di dati – come ad esempio i numeri di fattura e i nomi delle aziende – si trovano in punti diversi del documento. Il software è quindi in grado di scansionare documenti elettronici e cartacei alla ricerca di termini chiave e di convertire tali informazioni in dati indicizzati ricercabili.

• Office automation: utilizza il controllo di versione 

Il controllo delle versioni assicura che i documenti mantengano la loro integrità originale. In questo modo non dovrai preoccuparti di gestire più copie cartacee o di avere più copie elettroniche modificate da persone diverse. 

Se il controllo delle versioni digitali è attivo, quando un utente autorizzato apre un documento per modificarlo, il suo stato viene visualizzato come “checked out“. Il documento è quindi di sola lettura per gli altri utenti. Ogni volta che un documento viene ricontrollato, riceve automaticamente un nuovo numero di versione. 

Così facendo si garantisce che chiunque apporti modifiche a un documento stia lavorando con la versione più recente. Le versioni precedenti possono essere visualizzate nella cronologia delle versioni, che mostra anche i numeri di versione, lo stato, la data di archiviazione, eventuali commenti e l’utente che ha salvato il documento.

• Specifica le regole di sostituzione per assegnare i compiti a gruppi piuttosto che a una sola persona

L’automazione consente di condividere le informazioni con chiunque del team abbia bisogno di visibilità su un processo di flusso di lavoro. Inoltre, ogni dipendente responsabile del completamento di un’attività può visualizzarla nella soluzione di office automation. È possibile inviare aggiornamenti via e-mail per avvisare i dipendenti della presenza di nuove attività nelle loro code di lavoro. 

Il flusso di lavoro digitale può bilanciare la quantità di lavoro assegnata a ciascuna persona, instradando i nuovi compiti al dipendente con maggiori capacità. Le eccezioni e le escalation possono essere configurate facilmente. Ad esempio, è possibile impostare regole di sostituzione per assegnare nuovamente i compiti quando un membro del team è fuori ufficio.

• Segui convenzioni di denominazione coerenti in tutta l’azienda

Le convenzioni di denominazione forniscono un quadro che descrive il modo in cui le informazioni vengono classificate e organizzate. Per questo motivo è importante attenersi a un metodo coerente per nominare i documenti digitali, i tipi di documenti e le cartelle. La denominazione standardizzata, logica e intuitiva garantisce che i membri del team possano gestire e accedere alle informazioni con facilità. 

Ricorda di mantenere i nomi dei file brevi e significativi. Utilizza titoli ampi per le cartelle piuttosto che essere troppo specifici. Evita le abbreviazioni che non sono comunemente comprese o che possono cambiare nel tempo. L’attenzione a questi dettagli aumenta la ricercabilità e migliora l’organizzazione generale.