Gestione documentale e protocollo informatico

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad una forte rivoluzione legata ai processi aziendali, specialmente per tutto ciò che riguarda la gestione documentale. Oggi quindi la digitalizzazione dei procedimenti e delle pratiche in azienda non può assolutamente prescindere da una corretta formazione, gestione e conservazione degli stessi documenti informatici, che il più delle volte rappresentano fatti e atti economicamente e giuridicamente rilevanti.

Sono proprio questi tipi di documenti che costituiscono l’archivio digitale aziendale, che rappresenta un vero e proprio patrimonio informativo che deve essere conservato e curato con attenzione e secondo alcuni criteri ben definiti. 

La gestione documentale diventa quindi un elemento centrale nel percorso di trasformazione digitale. Ecco perché oggi possiamo contare sulle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale – AgID – nel settembre 2020, ai sensi dell’art. 71 del CAD.

Ma come si colloca il protocollo informatico in questo contesto? 

E in cosa consiste esattamente? 

In questo articolo troverai tutte le risposte che stai cercando per rimanere sempre in regola. 

Gestione documentale: il percorso normativo

Le trasformazioni digitali sono state avviate negli anni Novanta a partire dalla legge 241/1990, in cui il legislatore ha iniziato a considerare gli archivi digitali come uno strumento strategico per la gestione dell’azione pubblica.

Negli ultimi trent’anni l’attenzione si è concentrata quasi esclusivamente sui documenti – soprattutto su quelli informatici – e non invece sugli archivi, che tendono a costituire l’ambito all’interno del quale viene definito, realizzato e razionalizzato il processo decisionale e di lavoro. È infatti la corretta gestione dell’archivio che consente di poter sciogliere i nodi organizzativi di un ente nella sua dimensione documentaria. È proprio consultando l’archivio che è possibile rispettare tutte le politiche inerenti la trasparenza e l’accesso, oltre al fatto  che è attraverso un archivio ben governato e strutturato che si evitano fenomeni quali la ridondanza e la proliferazione di documenti e informazioni.

Proprio i concetti di trasparenza, accesso, semplificazione, efficienza e cooperazione applicativa sono stati al centro della riforma partita nel 1990 – e anche oggi continua ad avere un ruolo fondamentale.

L’adozione nel 2020 delle nuove Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici rappresenta sicuramente una svolta positiva per l’intero settore. Seppur continuando – almeno in apparenza – a concentrare il processo di trasformazione digitale sul singolo documento, in realtà le nuove disposizioni non fanno altro che confermare l’unitarietà e la centralità dell’archivio, fornendo un quadro più coerente e  conforme ai principi archivistici su cui il provvedimento del 2000 – inerente la gestione documentale – si era ispirato. 

Le Linee Guida sulla formazione gestione e conservazione dei documenti informatici – in vigore dal 7 giugno 2021 – sono vincolanti e perseguono due grandi obiettivi: 

• aggiornare le attuali regole tecniche previste dall’art. 71 CAD – Codice dell’amministrazione digitale – e che riguardano la gestione, formazione,  protocollazione e conservazione dei documenti informatici;
• incorporare all’interno di un unico testo le circolari e le regole tecniche in materia.

Linee Guida hanno come destinatari:

• privati (per le parti di competenza);
• soggetti privati che erogano servizi alla PA;
• Società a controllo pubblico;
• Pubbliche Amministrazioni;
• Enti gestori di pubblici servizi.

Che cos’è il protocollo informatico

Il terzo capitolo delle Linee Guida ha come oggetto la gestione documentale, in particolare il protocollo informatico. All’interno vengono anche previsti i requisiti minimi di sicurezza necessari, ponendo inoltre una particolare attenzione alla formazione e alla gestione dei fascicoli informatici, alla classificazione dei singoli documenti informatici e all’archivio informatico.

Il Legislatore ha definito il protocollo informatico come ’’l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti’’, e quindi l’insieme di tutte quelle risorse tecnologiche che sono necessarie a realizzare un sistema automatico che consenta di gestire elettronicamente i flussi documentali. 

La normativa contiene inoltre le indicazioni che devono essere seguite da ogni sistema di protocollo informatico nell’ambito de  “la formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica amministrazione’’.

In particolare con il termine protocollazione si indica quella fase del processo amministrativo che certifica sia la provenienza che data di acquisizione del documento. In questo modo il documento viene identificato in modo univoco grazie all’apposizione di informazioni temporali e numeriche. Ecco perché costituisce un passo obbligato per tutti i flussi documentali che intercorrono tra le Amministrazioni e quelli che si svolgono al suo interno, soddisfando in questo modo l’importante principio della trasparenza. 

Gli obiettivi che la previsione del protocollo informatico si prefissa di raggiungere sono sostanzialmente due:

• Eliminare i registri cartacei, razionalizzando in questo modo il flusso documentale e diminuendo gli uffici di protocollo;
• Implementare gli strumenti che tendono a favorire un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti al fine di migliorare la trasparenza.

Se vuoi approfondire questo tema, ti consigliamo di leggere questo articolo su Protocollazione documenti: tutto ciò che devi sapere.

Protocollo informatico: chi deve realizzarlo

Le pubbliche amministrazioni sono quei soggetti indicati dalla legge che sono tenute a realizzare la gestione del protocollo tramite sistemi informativi automatizzati. Ai sensi del Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165, art.1 comma 2 si afferma infatti che: 

“Per amministrazioni pubbliche si intendono tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni, le comunità montane, e loro consorzi ed associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi case popolari, le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale’’.

 

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