DocuWare Version Control: che cos’è e perché è così importante

Hai mai sentito parlare di DocuWare Version Control? 

Forse ti sarai trovato in questa situazione. 

Stai collaborando con un gruppo di colleghi per aggiornare una procedura operativa standard che verrà rivista e modificata da ognuno di voi. Il documento viene passato in ufficio su carta o inviato tramite e-mail contemporaneamente a ciascuna persona, in modo tale che possano apportare delle modifiche. 

Nonostante la presenza di una persona designata per coordinare tutti questi passaggi, questo sistema informale potrebbe creare a molta confusione.

Come puoi essere certo di lavorare sulla versione più recente? 

Riesci a capire chi ha apportato una modifica di cui vorresti discutere prima che venga incorporata nel documento finale? 

È qui che entra in gioco il controllo della versione, chiamata anche gestione della versione. Senza di esso, dimostrare che un documento non è stato manomesso può essere difficile perché senza le adeguate misure di sicurezza applicate dal software di controllo della versione, è facile alterare i documenti digitali, e ancora più facile nascondere chi li ha modificati. 

 

DocuWare Version Control: come funziona

Nell’ambiente aziendale odierno, la capacità di identificare cosa è cambiato tra le versioni dei documenti e garantire che gli utenti lavorino sempre con la versione più recente è essenziale. 

 I concetti alla base di questo approccio sono semplici. Una volta attivato il controllo della versione, quando un utente autorizzato apre un documento per modificarlo, il suo stato viene visualizzato come estratto. Quindi il documento è di sola lettura per gli altri utenti. Ogni volta che un documento viene archiviato nuovamente, riceve automaticamente un nuovo numero di versione. Quando un membro del team cerca un documento, verrà visualizzata automaticamente la versione più recente. La gestione delle versioni fornisce una chiara panoramica di ogni fase del processo di revisione. 

 Quando automatizzi questo processo con un sistema di gestione dei documenti, non devi smistare una pila di carta disorganizzata, seguire una lunga traccia di e-mail o lottare per capire chi ha creato modifiche specifiche. Il nome dell’editore, cosa ha cambiato e quando lo ha fatto viene aggiunto al documento e diventa parte di una pista di controllo. 

 Se la tua azienda deve seguire rigide linee guida sulla qualità e documentare completamente ogni fase del processo di revisione, il registro di controllo può essere impostato per mostrare come le modifiche vengono proposte, redatte, riviste e approvate. 

 

DocuWare Version Control: best practice per il controllo della versione 

Vediamo adesso alcune best practice per il controllo della versione dei tuoi documenti aziendali: 

• Creare e applicare SOP: le pratiche di controllo della versione coerenti sono la spina dorsale di uno sforzo efficace e a prova di audit. Il flusso di lavoro automatizzato aiuta a tradurre le SOP in pratiche commerciali funzionali;
• Importanza dei registri di controllo: con un registro di controllo completo puoi monitorare con precisione tutte le revisioni, visualizzare la cronologia delle versioni e accedere alle versioni precedenti; 
• Automatizzare le approvazioni: utilizza il flusso di lavoro per inviare via e-mail il documento finale alle parti interessate responsabili dell’approvazione, e tenere traccia di quando vengono ricevute tutte le approvazioni. Questo garantisce che le informazioni sensibili – come ad esempio le politiche delle risorse umane – non siano visibili a coloro che non fanno parte del team di progetto fino all’approvazione del documento;
• Salva le bozze: conserva una registrazione del processo di sviluppo del documento. Ad esempio, potresti voler capire perché sono state apportate particolari modifiche durante la revisione del documento in futuro;
• Usa la funzione commenti: includi note su ciascuna versione, in modo tale che non sia necessario aprire ogni versione del documento per vedere quali modifiche principali sono state apportate.

Con DocuWare Version Control ci sono meno errori perché i dipendenti utilizzano sempre l’ultima versione del documento. Inoltre, aggiunge un ulteriore livello di sicurezza che protegge la tua azienda dalla perdita delle modifiche suggerite e dai problemi causati dalla eliminazione o modifica accidentale di documenti.

 Quando molti colleghi modificano, annotano e archiviano documenti contemporaneamente, è facile che scoppi il caos. Le buone intenzioni non impediranno alla gestione delle versioni di diventare gratuita per tutti nella tua azienda. Un sistema di gestione dei documenti con un robusto controllo della versione lo farà.

 

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