Documenti da conservare per 10 anni: quali sono?

Quanto tempo conservare i documenti? 

E quali sono quelli che devono essere conservati per 10 anni?

Quello della conservazione dei documenti è un tema che non riguarda soltanto le pubbliche amministrazioni, ma anche privati cittadini e aziende. Per evitare di non essere in regola, è quindi fondamentale conoscere tempi e modalità di conservazione. 

Non tutti i tipi di documenti devono essere conservati per 10 anni, per cui è bene sapere quali devi conservare. 

In questo articolo andremo ad analizzare non soltanto il funzionamento della conservazione dei documenti, ma anche quali sono i più comuni che dovrai necessariamente conservare per evitare sanzioni. 

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Come funziona la conservazione documenti

Con il termine conservazione si indica l’attività che ha come obiettivo quello di custodire e proteggere nel tempo i dati informatici e gli archivi di documenti.

Grazie alla conservazione sostitutiva è quindi possibile distruggere il documento cartaceo originale o comunque di non procedere alla sua stampa, in tutti i casi previsti dalla legge. Il sistema di conservazione è disciplinato dall’art. 44 del CAD, e garantisce “autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici”.

La conservazione sostitutiva è l’unico metodo di conservazione legalmente valido per alcune tipologie di documenti, che per loro stessa natura non possono essere materializzati su carta. Parliamo ad esempio di:

• Fatture Elettroniche
• PEC
• Contratti firmati digitalmente

Parlando di documenti informatici, le norme di riferimento sono il D.Lgs. n. 82 del 2005 – CAD o Codice dell’Amministrazione Digitale – e i decreti che hanno dato attuazione al decreto in questione. In particolare è doveroso menzionare il:

• DPCM 22 febbraio 2013: individua le regole tecniche inerenti le firme elettroniche;
• DPCM 3 dicembre 2013: disciplina le regole tecniche inerenti la conservazione dei documenti informativi;
• DPCM 13 novembre 2014: indica le regole tecniche inerenti la formazione dei documenti informatici;
• DM 17 giugno 2014: “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”. 

A partire da gennaio 2022 è diventata obbligatoria l’adozione delle Linee guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici predisposte da Agid – Agenzia per l’Italia digitale. 

La conservazione sostitutiva è obbligatoria per alcune tipologie di documenti, anche se talvolta risulta essere un processo piuttosto complesso. Tuttavia, la sua complessità non può assolutamente influire sull’efficienza di tale conservazione. Realizzarla in modo corretto è assolutamente fondamentale sia per un privato che per un’azienda. Per approfondire il tema della conservazione sostitutiva e sapere come realizzarla, ti consigliamo di leggere questo articolo sulla Conservazione sostitutiva: cos’è, come si fa e qual è la normativa.

Vediamo adesso quali sono i documenti principali che devono essere conservati per 10 anni. 

Documenti bancari ed estratti conto

L’estratto conto è un documento che consente a tutti i correntisti di poter visionare tutti i movimenti che sono stati realizzati sul proprio conto in un certo periodo di tempo. I documenti bancari fanno riferimento al TUB – ovvero il Testo unico bancario per i tempi di conservazione.

Ai sensi dell’art. 119, comma 4 del TUB, viene stabilito che un cliente può avere copia della documentazione inerente tutte le operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni, per cui questo corrisponde anche al tempo di conservazione minimo degli estratti conto. La banca è quindi tenuta a conservare tutte le singole operazioni effettuate dai clienti per dieci anni, in modo tale da poterle comunicare ai clienti stessi nel caso in cui questi ne facessero richiesta.

L’art. 119 cita infatti: 

“ll cliente, colui che gli succede a qualunque titolo e colui che subentra nell’amministrazione dei suoi beni hanno diritto di ottenere, a proprie spese, entro un congruo termine e comunque non oltre novanta giorni, copia della documentazione inerente a singole operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni. Al cliente possono essere addebitati solo i costi di produzione di tale documentazione.”

Documenti sanitari

Non tutti i documenti sanitari devono essere conservati per almeno 10 anni. I principali sono: 

• idoneità
• radiografie
• consulenze
• campioni
• assistenza diretta e indiretta

Per quanto riguarda le cartelle cliniche – sia analogiche, digitalizzate o digitali – devono essere conservate illimitatamente. Le aziende devono quindi gestire bene questo tipo di documenti soprattutto quando organizzano la propria gestione documentale. 

In un mondo sempre più tecnologico è fondamentale capire come funziona la sanità digitale e come conservare al meglio i propri documenti anche in questo settore. Per sapere come fare ti consigliamo di leggere questo articolo sulla Sanità digitale e gestione documentale: tutti i vantaggi.

Fatture e documenti fiscali

Uno dei documenti fiscali più importanti è il 730. Il 730 viene infatti equiparato ai documenti fiscali e contabili e fiscali, per cui deve essere conservato per un periodo minimo di 10 anni – ex art. 2220 del Codice civile.

Le modalità di conservazione non sono però le stesse. In particolare:

• la conservazione “in casa” può essere realizzata da tutti i privati cittadini che vogliono conservare autonomamente i propri 730;
• la conservazione in outsourcing riguarda gli intermediari, come gli studi di commercialisti o il CAF. 

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs 82/2005) afferma inoltre che “gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida” (art. 43 D.Lgs 82/2005, così come modificato dal D.Lgs 217/2017).

Documenti legati alla gestione della propria abitazione

Innanzitutto prendiamo in considerazione il canone TV. Su questo documento emergono due interpretazioni. Da una parte abbiamo chi sostiene che dal momento in cui il canone TV viene pagato in termini brevi, le ricevute del pagamento cadrebbe in prescrizione. Dall’altra parte vi sono coloro che sostengono che trattandosi di un tributo, andrebbe conservato per 10 anni. Ad ogni modo è meglio conservare le ricevute del canone TV per 10 anni.

Altro dubbio riguarda le tasse per la nettezza urbana, che andrebbero conservate per 5 anni ma che, secondo un’altra interpretazione, dovrebbero essere conservate per 10. 

Tutte le spese sostenute per la ristrutturazione della propria abitazione devono invece essere conservate per 10 anni, soprattutto se si è usufruito di particolari agevolazioni.

 

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