Digitalizzazione del settore edilizio: tutto quello che c’è da sapere

Come procedere alla digitalizzazione del settore edilizio? 

Perché è importante farla? 

Per rispondere a queste domande è necessario partire da una piccola premessa: le pratiche edilizie sono documenti indispensabili per modificare, demolire o costruire un immobile.

Qualsiasi tipo di intervento nel settore edilizio, necessita di un’apposita documentazione che lo legittimi e lo autorizzi. Solitamente questa documentazione è prodotta partendo dallo “stato di fatto” agli atti all’interno degli archivi del Settore Edilizia Privata. Per questo digitalizzare le pratiche edilizie è un processo necessario per conservare importanti documenti, che possono anche venire richiesti a distanza di molti anni dalla loro realizzazione.

In questo articolo vedremo nel dettaglio in cosa consiste il processo di digitalizzazione delle pratiche edilizie, individuando tutti i passaggi che lo compongono e analizzando tutti i vantaggi della digitalizzazione del settore edilizio.

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Digitalizzazione del settore edilizio: definizione degli obiettivi

La costruzione di un archivio digitale accanto a quello cartaceo è funzionale per tutta una serie di motivi, quali:

• Snellire il processo di ricerca dei documenti da parte del personale;
• Rispondere rapidamente alle esigenze di professionisti e cittadini, che ad esempio possono dover richiedere una specifica documentazione edilizia – il cosiddetto accesso agli atti;
• Garantire negli anni la salvaguardia e l’integrità degli archivi – in un archivio digitale i documenti non possono essere estratti, ma solo consultati.

È quindi importante stabilire con attenzione gli obiettivi da raggiungere una volta concluso il processo di digitalizzazione. Generalmente gli obiettivi possono essere individuati in: 

• creazione di un archivio ibrido funzionale, ordinato e di facile consultazione;
• digitalizzazione e indicizzazione dei documenti cartacei;
• definizione di linee guida per l’estrapolazione e la consultazione dei documenti che fanno parte dell’archivio ibrido. Le linee guida devono poi essere condivise con le figure professionali, che ne sono anche responsabili;
• eventuale creazione in cloud di portali specializzati per rispondere in modo diretto alle richieste di accesso agli atti.

L’analisi della documentazione cartacea da digitalizzare nel processo di digitalizzazione del settore edilizio

La prima cosa da fare nel processo di digitalizzazione del settore edilizio – e quindi delle pratiche edilizie – è quella di verificare il quantitativo, la tipologia e la composizione del materiale cartaceo. I documenti sono analizzati per singole pratiche e, se utile e necessario agli obiettivi, i documenti fisici sono selezionati, ordinati ed eventualmente sottoposti a “proposta di scarto”.

Per portare a termine questa operazione è fondamentale essere informati sulla legislazione in vigore in ambito edilizio. Questa consapevolezza consente di evitare di digitalizzare documenti che oggi sono diventati obsoleti, e quindi non più necessari ai fini delle attività edilizie. 

Nel momento in cui è stato analizzato il materiale da digitalizzare e il suo relativo stato di conservazione, si costruisce una vera e propria mappa dei contenuti che andranno a comporre il nuovo archivio elettronico, che si affiancherà a quello cartaceo. Questo passaggio è fondamentale per iniziare a dare un ordine alla documentazione elettronica.

Digital transformation, dematerializzazione certificata e indicizzazione 

Nel processo di digital transformation della documentazione, sono impiegate tecnologie informatiche e apparecchiature molto avanzate. Gli scanner rotativi e piani sono tra le attrezzature perfette per digitalizzare le pratiche edilizie, in quanto garantiscono un risultato ottimale per qualsiasi tipo di documento – sia visuale che testuale – e di formato che compone la pratica. Ricorda che il formato di conservazione elettronica deve essere un file non proprietario e non modificabile. La maggior parte delle volte la scelta è quella di generare file PDF, sia per le immagini che per i documenti testuali. 

Il processo di dematerializzazione certificata è il punto centrale dell’intero processo di digitalizzazione delle pratiche edilizie, successivamente seguito dall’indicizzazione delle pratiche. I documenti fisici che sulla base dell’analisi della documentazione cartacea da digitalizzare – precedentemente realizzata – sono stati identificati come da dematerializzazione,  sono sottoposti a ripresa digitale seguendo i parametri tecnici stabiliti.

Durante il processo di indicizzazione sono inseriti i metadati concordati con gli uffici tecnici, a cui appartiene il materiale digitalizzato. Tutti i documenti digitalizzati sono poi organizzati in cartelle, che consentano di identificare i vari livelli di cui l’archivio si compone. 

I documenti sono nominati in modo tale da garantire unicità e riconoscibilità, per una identificazione sommaria che sia facile e veloce per gli addetti alla gestione dell’archivio elettronico. Per le ricerche più approfondite sono utilizzati i metadati associati ad ogni singolo file.

Il risultato è un archivio digitale ordinato per tipologie documentali, pratiche e documenti. Inoltre i documenti possono anche essere ordinati temporalmente.

L’intero processo è legalmente certificato tramite il rilascio di una vera e propria attestazione di conformità tra l’originale dei documenti cartacei e le singole copie elettroniche.

Digitalizzazione del settore edilizio: tutti i vantaggi 

L’archivio digitale delle pratiche edilizie è uno strumento che concretamente è in grado di semplificare la consultazione da parte dei cittadini, dei dipendenti comunali e di tutti quei professionisti che hanno la necessità di accedere agli atti delle pratiche edilizie direttamente online. Il risultato è un grande risparmio di tempo e di risorse. 

La digitalizzazione del settore edilizio rappresenta un’importante opportunità per guadagnare competitività e flessibilità nell’erogazione dei servizi, con notevoli vantaggi: 

• Maggiore capacità di elaborazione delle richieste dei cittadini in tempi molto più rapidi;
• Abbattimento dei costi legati all’attività di archiviazione fisica;
• Accesso, consultazione e ricerca delle pratiche edilizie molto più veloce ed efficiente da parte di professionisti, cittadini e del personale impiegato negli Uffici Tecnici comunali; 
• Soddisfazione generale sia dei cittadini che dei dipendenti comunali;
• Maggiore salvaguardia e integrità dei documenti conservati all’interno dell’archivio edilizio digitale; 
• Contenimento dell’impatto ambientale grazie al minimo utilizzo della carta.

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