Dematerializzazione, digitalizzazione e conservazione digitale delle fatture

Immagina di avere tra le mani uno strumento che ti consente di conservare automaticamente tutte le fatture che hai ricevuto ed emesso in un unico cassetto digitale. 

Sembra impossibile? 

Assolutamente no! 

Questo meccanismo prende il nome di conservazione digitale, ed è particolarmente utile al fine di evitare che le fatture siano perse tra la burocrazia cartacea che occupa il tuo ufficio.

In generale, è possibile conservare in modo sicuro i propri documenti creati digitalmente grazie all’esistenza di alcuni software e programmi che si comportano proprio come un archivio cartaceo. Uno di questi è DocuWare,  l’Enterprise Content Management più potente del mondo. Ovunque tu sia potrai accedere a tutti i tuoi documenti, consultarli e scaricarli.

Ma che cos’è la fatturazione elettronica? 

Come conservare a norma le fatture? 

Continua a leggere per saperne di più!

Fatturazione elettronica: cos’è 

Quando parliamo di fatturazione elettronica vogliamo indicare un processo digitale che genera e gestisce le fatture durante tutto il loro ciclo di vita, a partire dalla generazione all’emissione e ricezione, per arrivare infine al passaggio della conservazione. Tale processo consente all’azienda di abbandonare il supporto cartaceo e tutti i costi ad esso correlati – pensiamo ad esempio ai costi legati alla spedizione, alla stampa e alla conservazione.  

Entrando più nel dettaglio, la fattura elettronica è un documento digitale in cui è possibile trovare tutte le informazioni che normalmente sono presenti in una fattura cartacea: descrizione delle prestazioni effettuate, importi, dati di mittente e destinatario. 

Il formato standard di ogni fattura è chiamato FatturaPA, in XML, che consiste in un flusso di dati strutturati in formato digitale.

La compilazione della fattura elettronica avviene attraverso un software in cui il mittente riempie tutti i campi del documento inserendo vari dati – dell’intestatario e dell’emittente. Inoltre, deve essere inserito il Codice Destinatario e tutti gli altri elementi necessari – ad esempio l’importo e la descrizione del prodotto fatturato.

Vuoi scoprire come l’intelligenza artificiale viene impiegata all’interno della fatturazione elettronica? Ti consigliamo di leggere questo articolo su Come l’AI migliora il processo di fatturazione elettronica.

Fatturazione elettronica: digitalizzazione o dematerializzazione  

Con il termine dematerializzazione si indica il passaggio di una fattura cartacea – o di qualsiasi altro documento – verso un dispositivo, attraverso la scansione del foglio utilizzando uno scanner. Il file, una volta che è stato dematerializzato, è pronto per essere digitalmente conservato.

Quando si parla di fattura elettronica, questo processo viene totalmente annullato. Ecco perché in questo caso non si parla di dematerializzazione, bensì di digitalizzazione. La fattura elettronica viene creata integralmente sul dispositivo, trasmessa direttamente al Sistema di Interscambio (SDI) e inviata in conservazione digitale.

Ricorda che le fatture elettroniche – e in generale i documenti digitali – non devono essere stampate. Inoltre, a meno che non sia espressamente richiesto durante controlli o ispezioni, il supporto cartaceo non è necessario. In questo caso basta garantire, a chi effettua i controlli, il libero accesso ai documenti informatici conservati digitalmente, oppure procurarsi una copia del documento se richiesta.

Conservazione digitale delle fatture elettroniche: cos’è e come funziona

Con il termine conservazione digitale si intende un processo che consente di conservare i documenti in formato digitale. In particolare, la conservazione mira a garantire una serie di caratteristiche, quali: 

• Integrità;
• Leggibilità;
• Autenticità;
• Affidabilità;
• Reperibilità. 

La conservazione digitale porta con sé anche tutta una serie di vantaggi, tra cui:

• Eliminazione dei costi diretti – come ad esempio i costi della carta, del toner, ma anche dei luoghi di conservazione dei documenti stessi;
• Eliminazione del rischio di perdita, distruzione o corruzione dei documenti;
• Drastica riduzione dei tempi per la ricerca e la consultazione.

Si ricorda che la conservazione digitale è obbligatoria per tutte le fatture elettroniche. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs 82/2005) stabilisce infatti che “gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida” (art. 43 D.Lgs 82/2005, così come modificato dal D.Lgs 217/2017).

La conservazione è resa possibile attraverso tutta una serie di passaggi:  

• Emissione della fattura elettronica;
• Indicizzazione del documento;
• Versamento del documento;
• Archiviazione.

 

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