Documento informatico e conservazione digitale: 5 cose da sapere

La gestione del documento informatico e conservazione digitale è un’operazione delicata e complessa. Ciò che viene richiesto non sono solo delle specifiche modalità di conservazione, ma anche l’impiego di determinate tecnologie e il know-how di saperle usare al meglio. 

In questo articolo abbiamo individuato le 5 cose da sapere per gestire conservazione, condivisione, validazione e creazione del documento.  

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Documento informatico: caratteristiche

Nella Pubblica Amministrazione le regole inerenti al documento informatico sono diventate obbligatorie dal 12 gennaio 2015. 

Tali regole disciplinano: 

• Caratteristiche e formati;
• Modalità per la formazione dei documenti;
• Il concetto di immodificabilità;
• I metadati minimi da usare;
• Come gestire la conservazione.

Nonostante queste indicazioni siano obbligatorie soltanto per le Pubbliche Amministrazioni, rappresentano comunque delle ottime indicazioni anche per chi lavora come libero professionista o nel settore privato.

 

Documento informatico e conservazione digitale: firma e data

In linea di massima, un documento siglato necessita di una data e di una firma, poiché individuano la persona che ha validato il documento e in che giorno. Questo discorso vale a prescindere dal fatto che si stia parlando di documento cartaceo o documento informativo. La differenza sostanziale è che firma e data sono associate con appositi strumenti.

La firma digitale può essere associata a diverse tipologie di documenti informatici – ad esempio documenti in formato PDF o Word – attraverso l’uso di un token USB o di una smart card collegati a un computer. Ricorda che la firma digitale ha il medesimo valore della firma autografa.

Dall’altra parte, la marcatura temporale è tutto quello che si ottiene dopo aver applicato una certa procedura informatica. In sostanza rappresenta la data del documento digitale. Alla fine della procedura, al documento viene attribuito un riferimento temporale. Si tratta di una stringa univoca e alfanumerica che viene prodotta da un algoritmo. La crittografia rende la marcatura temporale non modificabile. 

Validità del documento

Il valore legale del documento informatico è attribuito dalla firma digitale. Una volta che la firma digitale è stata associata, il documento assume a tutti gli effetti valore legale. 

Lo stesso art. 20 comma, 1-bis, del Codice dell’amministrazione digitale afferma che, se opportunamente sottoscritto con “firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata”, un documento informatico ha piena efficacia probatoria.

 

Documento informatico e conservazione digitale: copie informatiche analogiche 

Nonostante una sempre più imponente digitalizzazione delle aziende, stiamo comunque vivendo in una fase di transizione dal documento cartaceo al documento digitale. Ecco perché spesso capita che in archivio siano gestiti sia documenti digitali che documenti cartacei. 

Non sai come gestire al meglio un archivio ibrido? Prova a leggere questo articolo su Archiviazione documenti: come gestire un archivio ibrido.

Nelle Pubbliche Amministrazioni, per gestire al meglio questa delicata fase di transizione, sono usati due sistemi, che possono essere replicati anche nell’ambito del settore privato: 

• Copie analogiche di documenti informatici: è possibile creare una copia analogica di un documento informatico. Tuttavia, è importante che la corrispondenza tra la copia analogica e l’originale digitale sia validata e verificata da parte del soggetto preposto a tale operazione; 
• Copie informatiche di documenti analogici: è possibile creare una copia digitale di un documento originariamente redatto su carta. In questo caso, la copia digitale deve prevedere la dichiarazione di conformità all’originale cartaceo e la firma digitale del soggetto autore del documento.

 

Conservazione digitale

Quando si tratta di documento informatico e conservazione digitale, l’ultimo punto che deve essere affrontato è proprio quello della conservazione dei documenti. Che siano scritture contabili, contratti di acquisto, fatture o atti pubblici, tutti i documenti devono essere conservati per un certo periodo di tempo. E conservare vuol dire che i documenti devono rimanere inalterati durante tutto lo scorrere del tempo.

In altre parole, è necessario ricorrere alla conservazione digitale, che risulta essere del tutto obbligatoria quando si parla di Pubblica Amministrazione, ma è consigliata anche nel settore privato. Questo in quanto garantisce non soltanto la reperibilità dei documenti, ma anche la completa integrità dei documenti conservati. 

 

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