Gestione documentale e record management: le differenze

Gestione documentale e record management indicano due tecniche diverse che vengono usate insieme o separatamente da un numero sempre maggiore di aziende. Queste tecniche consentono alle aziende di raggiungere i propri obiettivi, anche se sono ancora poche le persone che conoscono quale sia la reale differenza fra gestione documentale e record management. 

Preliminarmente possiamo dire che i record management sono la prova di una decisione, transazione o impegno preso da un’azienda, una società o una persona. Un documento diventa un record dopo che si è concluso un processo aziendale. I record vengono poi archiviati nella loro forma finale nel momento in cui è necessario per confermare che è stata eseguita una determinata azione. I record non possono essere modificati.

Tra gli obiettivi principali della gestione dei record vi è il far rispettare i programmi di conservazioni, garantire la sicurezza, limitare l’accesso e dimostrare la conformità. 

Ma quali in concreto le differenze tra gestione documentale e record management? 

In questo articolo troverai tutto quello che c’è da sapere.

Continua a leggere per saperne di più! 

Cos’è un documento?

Un’azienda può essere definita come un insieme di risorse gestite e finalizzate a perseguire l’obiettivo aziendale. Per farlo impiega un gran numero di risorse: la ricerca, le tecnologie, gli automezzi, i macchinari, il personale e molto altro. Tra queste rientra però anche una particolare risorsa che potremmo definire come trasversale, poiché presente in tutti i processi e rappresentativa degli stessi: stiamo parlando della documentazione.

Ma che cos’è un documento? 

L’AIIM – Associazione degli Imprenditori Italiani del Principato di Monaco – lo definisce come tutto ciò che comprende diversi formati tra cui carta, contratti in generale – come comunicazioni dal fornitore e contratti di locazione -, fax, email, file e forme elettroniche.

Sulla base di questa definizione possiamo aggiungere che se un documento, una volta raggiunta la sua fase finale di elaborazione, non può più essere modificato, viene chiamato Documento Registrato.

Questi documenti hanno dei determinati obiettivi di gestione e vengono principalmente utilizzati per conformità, archiviare, conservare e avere un accesso più facile e rapido ai documenti.  

Per quanto riguarda invece la Digital Transformation, gli obiettivi sono diversi:

• Avere un metodo semplice e rapido per individuare i documenti;
• Diminuire i costi; 
• Incrementare la produttività;
• Ridurre lo spazio dei documenti fisici archiviati;
• Ridurre al minimo l’uso dei documenti cartacei nell’ottica di un ufficio paperless;
• Semplificare le informazioni e i flussi di lavoro.

Gestione documentale e record management: l’importanza di organizzare la documentazione

Per poter perseguire l’obiettivo dell’azienda, tutte le risorse impiegate devono essere organizzate in processi. Deve quindi essere organizzata la logistica distributiva, l’impiego del personale, la produzione dei macchinari ed anche la documentazione. 

Una documentazione cartacea organizzata è tale quando è archiviata. Ma in un modo sempre più digitale l’archivio di oggi non è fatto soltanto di documenti cartacei, sostituiti dalla loro evidenza/immagine intelligibile – Record -, digitale o digitalizzata. Ed essendo i record una risorsa trasversale all’azienda, non può essere soltanto di per sé organizzata – archiviazione-, ma anche resa funzionale all’utilizzo negli altri processi di business.

Per questo ad esempio occorre disporre di una funzionalità che permetta di eseguire sui record le normali attività svolte nell’archiviazione cartacea – come la ricerca, l’indicizzazione e la catalogazione -, ma anche che permetta di gestire chi può accedere a quali record nell’archivio, chi gestisca la loro movimentazione tra un User e un altro in modo tale che sia funzionale all’esecuzione autorizzata e corretta dei processi stessi.

Record management: le componenti principali 

Analizziamo adesso quali sono le componenti principali del record management: 

Controlli di accesso

Ciascun utente autorizzato deve essere in grado di leggere, accedere e recuperare il record, ma non anche di apportare modifiche. 

Applicazione del programma di conservazione

Un record deve essere archiviato – e poi anche eventualmente distrutto – sulla base di un insieme definito di regole che vengono stabilite per ciascun tipo di documento.

Archiviazione

Un record deve essere salvato in un repository sicuro con un identificatore univoco e indicizzato in modo tale che possa essere recuperato anche per ricerca fulltext, parola chiave, data, nome e altri criteri definiti dall’azienda.

Audit trail

Il ciclo di vita di un record deve essere interamente tracciabile, dall’inizio alla fine.

Ripristino di continuità operativa e ripristino di emergenza

Tutti i record devono essere archiviati in più posizioni in formato elettronico o cartaceo. 

Sicurezza

I record hanno una solida struttura e crittografia dei diritti di accesso per prevenire modifiche non autorizzate.

Come la gestione dei documenti comprende la record management

Un sistema di gestione dei documenti è in grado di fornire tutte le funzioni di business-critical che sono necessarie per soddisfare qualsiasi esigenza di gestione dei record, ma anche della gestione dei documenti e delle informazioni che fanno parte dei processi aziendali attivi.

 Ecco cosa includono queste capacità. 

 L’indicizzazione trasforma i documenti in informazioni che possono essere gestite attraverso la lettura di porzioni chiave di dati e memorizzando ciascun punto dati come valore di indice. Questi valori di indice descrivono lo scopo e il contenuto del documento e sono estremamente efficienti per la ricerca e l’organizzazione dei documenti. 

L’archiviazione e il recupero avvengono dopo che i record sono stati instradati nella posizione corretta tramite flussi di lavoro automatizzati. I dati di indice precedentemente assegnati al record garantiscono una chiara organizzazione e un rapido reperimento da parte degli utenti autorizzati. 

I flussi di lavoro digitali utilizzano processi predefiniti per archiviare automaticamente i record e imporre programmi di conservazione. 

Le misure di sicurezza e di backup complete includono:

• Autenticazione tramite un nome utente e una password univoci. Questo consente non solo l’assegnazione di diritti di accesso specifici, ma garantisce un audit trail completo di quale documento ha avuto accesso, da chi e quali azioni sono state intraprese;
• Crittografia della comunicazione basata su cloud tramite TLS, HTTPS e HSTS per la protezione da attacchi di download di protocolli e cookie high jacking;
• I backup digitali distribuiti geograficamente ospitati in data center ad alta sicurezza, salvaguardano le informazioni vitali.

 

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