Firma elettronica: tipologie e applicazione con casi pratici

A differenza dei documenti cartacei, esistono differenti modi di firmare le transazioni digitali, ciascuno dei quali con diversi livelli di sicurezza e di valore legale. Ad oggi la firma elettronica è uno degli strumenti digitali fondamentali all’interno di ogni tipo di azienda grazie alla possibilità di autenticare i documenti, sostituendo l’apposizione di sigilli, timbri, contrassegni e così via.

Di seguito una panoramica sulle tipologie di firma elettronica presenti sul mercato e su come selezionarle in base alle proprie esigenze aziendali.

Firma elettronica: le 3 tipologie

Come da regolamento europeo eIDAS 910/2014 sull’identità digitale, la firma elettronica viene definita come “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica”. 

Ne esistono diversi tipi che si differenziano per livello di sicurezza e valore legale. 

Il Regolamento UE n. 910/2014 ha definito 3 tipologie di firma elettronica:

• Firma elettronica semplice (FES): questa tipologia è la più semplice, ma al tempo stesso il più “debole”. In che senso? La firma elettronica semplice non utilizza strumenti che garantiscano l’integrità e l’autenticità del documento che viene firmato. 
• Firma elettronica avanzata (FEA): a differenza di quella semplice, la firma avanzata è in grado di identificare colui che firma in maniera univoca, garantendo l’autenticità e l’integrità del documento sottoscritto. Ciò significa che è una tipologia di firma più sicura grazie all’obbligo di identificare il firmatario stesso. La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica avanzata basato su un sistema di chiavi crittografiche – una pubblica e una privata – che permettono di verificare con sicurezza l’integrità del documento.
• Firma elettronica qualificata (FEQ): questa tipologia di firma comprende tutte le caratteristiche della versione avanzata con alcuni elementi aggiuntivi. In particolare, viene creata usando un dispositivo qualificato e costruita su un sistema di chiavi asimmetriche. Per apporre una FEQ occorre utilizzare un hardware specifico come un lettore smart card USB oppure un token. Per questo viene definita una firma elettronica “forte”, completamente inoppugnabile e inattaccabile.

Cosa puoi fare con ogni tipo di firma elettronica

Ai livelli più avanzati, la firma elettronica deve necessariamente riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto e al documento in cui è apposta o associata. Per svolgere questa importante funzione, la firma deve rispondere ai requisiti fondamentali di autenticità, integrità e non ripudio. Tuttavia, non tutte le tipologie rispondono a questi attributi e ciascuna firma permette di svolgere determinati tipi di attività.

In particolare,

Tipologia di firma	Casi d’uso
Firma elettronica semplice	Caselle di posta (anche PEC), firma biometrica, associazione nome utente-password
Firma elettronica avanzata	Firma grafometrica (in banca o all’ufficio postale)
Firma elettronica qualificata	Atti immobiliari, cessione di proprietà

Come ottenere la firma elettronica in tempi rapidi

Se si desidera dotarsi di un dispositivo di firma digitale, occorre rivolgersi ai prestatori di servizi accreditati ovvero soggetti pubblici o privati che, sotto il controllo dell’Agenzia per l’Italia digitale, emettono certificati qualificati per poter apporre la firma digitale. Quest’ultima, infatti, viene generata grazie ad una coppia di chiavi digitali asimmetriche, attribuite in maniera univoca ad un soggetto (il titolare della firma):

1. Chiave privata: conosciuta solo dal titolare, viene utilizzata per generare la firma digitale da apporre su un documento;
2. Chiave pubblica: ha lo scopo di verificare l’autenticità di una firma.

Per quanto riguarda la procedura per ottenere la firma digitale, occorre seguire i seguenti step:

• Acquistare un kit: per poter apporre la propria firma digitale occorre acquistare un kit con all’interno il certificato di firma digitale, il dispositivo capace di leggere la smart card e di apporre la firma sul documento. La maggior parte dei kit sul mercato comprende anche driver e software necessari ad applicare la firma digitale.
• Verificare la propria identità: per cominciare ad utilizzare il kit, è necessario verificare la propria identità tramite

• Pubblico ufficiale, recandosi nel comune della propria città con un documento d’identità e la documentazione ricevuta dall’ente certificatore;
• Centro di spedizione o ufficio postale
• A domicilio, facendosi identificare direttamente alla consegna del kit 
• Sul web, appoggiandosi ad alcuni enti certificatori

Campi d’applicazione della firma elettronica: cosa puoi fare nel pratico

Questo strumento si sta diffondendo sempre di più all’interno delle aziende; tuttavia, non sempre risulta chiaro quando e come utilizzarla. 

Innanzitutto, questo tipo di firma è necessaria quando si deve sottoscrivere una dichiarazione con l’obiettivo di garantire l’integrità dei dati e certificare l’autenticità delle informazioni relative a chi sta sottoscrivendo. 

Alcuni esempi pratici di utilizzo della firma digitale da parte di un’azienda sono:

• Protocolli informatici 
• Procedure di archiviazione documentale 
• Servizi camerali 
• Mandati informatici di pagamento 
• Procedure telematiche di acquisto 

Come si firma digitalmente un documento con un software documentale

A seguito dell’implementazione della Digital Transformation all’interno delle imprese, firmare i documenti aziendali con la firma elettronica è diventato uno step fondamentale per velocizzare i processi documentali. Per ottimizzare a 360° i flussi di lavoro è possibile integrarla all’interno del proprio software documentale aziendale, così da ridurre costi e tempi di gestione del ciclo di vita di un documento, garantendogli al tempo stesso valore legale. 

Con Docuware puoi integrare ogni tipo di firma elettronica così da:

• Ridurre costi e impatto ambientale: grazie a Docuware è possibile far firmare un documento a diverse persone, senza far uscire il file dal sistema documentale. Ciò significa ridurre notevolmente i costi legati alla stampa nonché l’impatto dell’impresa sull’ambiente;
• Ottimizzazione dei processi: integrandola al proprio software documentale grazie a DocuWare, si ha a disposizione un unico strumento che archivia, gestisce e firma i documenti. Ciò permette di ottimizzare i processi interni e ridurre i margini di errore.
• Connettersi al workflow documentale: con DocuWare si può integrare il processo di firma digitale all’interno dei flussi di lavoro aziendali. In questo modo, è possibile creare regole automatizzate che si attivano nel momento in cui un utente applica la propria firma elettronica su un documento. 

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