Workflow documentale per la finanza: come implementarlo

Come fare per implementare workflow documentale per la finanza? 

Le aziende moderne sono sempre alla ricerca di nuovi strumenti e soluzioni per aumentare l’efficienza e migliorare i processi. È per questo che un team finanziario che implementa workflow documentale per la finanza ottiene più vantaggi rispetto ai suoi concorrenti, prendendo decisioni aziendali informate e riducendo le spese.

In questo articolo vediamo come farlo al meglio e perché scegliere DocuWare come alleato. 

 

Workflow finanziario: cos’è 

Un workflow finanziario è una serie di passaggi e di attività che devono essere completati in un modo prestabilito per raggiungere un particolare obiettivo organizzativo. Uno dei flussi di lavoro più comuni nella finanza è in Contabilità fornitori, in cui le aziende sono tenute a pagare un fornitore per beni o servizi acquistati. 

Sono elaborati vari documenti, tra cui ordini di vendita, ordini di acquisto, fatture e bolle di consegna. Tutte queste attività includono la revisione delle fatture, il controllo delle consegne, l’approvazione delle fatture e il pagamento dei fornitori. 

Cosa vuol dire avere un workflow finanziario efficiente? 

Garantire che ogni parte del processo sia completata nel modo giusto.

Tuttavia, con processi manuali – come la stampa di documenti o il reinserimento di informazioni – i flussi di lavoro potrebbero non funzionare bene come con una soluzione automatizzata.

 

Workflow documentale per la finanza: cos’è 

Un workflow documentale per la finanza è installato localmente sul server di un’azienda o è accessibile tramite il cloud. Si tratta di una soluzione implementata per semplificare i processi finanziari e semplificare la vita dei dipendenti. Può replicare o migliorare i processi esistenti e gestirli digitalmente, piuttosto che su carta o tramite e-mail.

Il software rimuove le attività manuali noiose e dispendiose in termini di tempo, le gestisce dall’interno del sistema monitorando ogni fase lungo il percorso. Le informazioni sui documenti entrano nel software tramite una scansione o direttamente da un’e-mail e sono archiviate centralmente. In questo modo è facilitato l’accesso ai dati finanziari da parte degli utenti autorizzati. 

Il software del flusso di lavoro finanziario può automatizzare la gestione delle approvazioni e dei controlli dei documenti, nonché assegnare compiti agli utenti ove richiesto. Può anche contrassegnare automaticamente eventuali discrepanze in cui un documento potrebbe non soddisfare regole predefinite. Ad esempio, una fattura non può essere pagata senza la presenza di un ordine di acquisto.

 

Workflow documentale per la finanza: vantaggi 

Il più grande vantaggio del software per il flusso di lavoro per la finanza è che automatizza i processi amministrativi, rimuovendo i lavori spesso noiosi e dispendiosi in termini di tempo. Consente al personale di concentrarsi su altri aspetti del lavoro, avvicinando al tempo stesso i dipartimenti finanziari agli obiettivi della trasformazione digitale.

Ecco quali sono i principali vantaggi: 

• riduzione degli errori; 
• semplifica le approvazioni; 
• integrazione ERP; 
• garantire la conformità; 
• migliore previsione. 

 

Come DocuWare trasforma la finanza in un leader orientato al profitto

In un attimo, la finanza deve fornire cifre chiave che mostrino la posizione di mercato dell’azienda, nonché la redditività e la liquidità. Ciò è possibile solo se i processi principali di contabilità fornitori e crediti vengono eseguiti in modo sicuro e senza errori.

Spesso, operazioni manuali e cartacee obsolete significano che i costi sono registrati troppo tardi. Questo perché le approvazioni richiedono troppo tempo, le informazioni sono raccolte da fonti disconnesse e le prenotazioni non possono essere completate.

La gestione dei documenti DocuWare e l’automazione del flusso di lavoro aiutano la tua azienda a superare queste barriere eliminando la carta, centralizzando informazioni preziose su documenti e processi in un unico sistema e integrandole direttamente con il tuo ERP per un quadro informativo veramente completo.

Vediamo quali sono le soluzioni finanziarie offerte da DocuWare.

 

Contabilità fornitori 

DocuWare acquisisce le fatture cartacee ed elettroniche e le abbina automaticamente agli ordini di acquisto, fornisce un flusso di lavoro personalizzabile per gestire il processo di approvazione, quindi registra gli importi approvati nella contabilità generale attraverso integrazioni ERP predefinite.

Con DocuWare, puoi elaborare le fatture tempestivamente, tenere traccia delle date di scadenza e dei cambiamenti di stato e migliorare significativamente la gestione del flusso di cassa.

 

Contabilità clienti 

DocuWare collega i documenti e le informazioni correlate direttamente al processo dell’ordine in modo da poter generare fatture più velocemente, rispondere immediatamente alle domande dei clienti e tenere sotto stretto controllo i singoli piani di pagamento o gli sconti speciali.

Garantire buone relazioni con i clienti, pagamenti anticipati e maggiore liquidità attraverso una gestione ottimale dei crediti.

 

Aiuti finanziari 

DocuWare fornisce una documentazione completa e corretta di tutte le transazioni commerciali. Non solo i record registrati del periodo in corso di verifica, ma è possibile raccogliere e inviare in pochi secondi e-mail, lettere o contratti relativi a tali record.

In conclusione, si tratta di una soluzione completa per la gestione dei documenti e l’automazione del flusso di lavoro per i team finanziari e contabili che desiderano eliminare le attività manuali e cartacee, abbracciare la trasformazione digitale e concentrare le proprie energie su progetti che generano profitti.

 

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