Ufficio paperless per la contabilità: 5 vantaggi

Quando la tua organizzazione conduce qualsiasi tipo di processo, come ad esempio la produzione o la distribuzione di prodotti, questi generano avvisi di consegna, fatture e ordini di acquisto che devono essere incanalati attraverso il reparto contabilità. Ciò significa molto tempo e denaro sprecati nella gestione della carta.

Se chiedi a qualcuno del tuo dipartimento quanto tempo ci vuole per alzarsi dalla scrivania e recuperare un documento cartaceo da uno schedario, potrebbe dire due minuti. Ma una volta che trovi distrazioni lungo il percorso, quel processo di due minuti potrebbe finire per richiederne molti di più. E questo non tiene nemmeno conto del tempo e degli sforzi sprecati se il documento cartaceo viene archiviato in modo errato o in un magazzino separato.

Fortunatamente, le moderne soluzioni di gestione dei contenuti aziendali consentono di sostituire tutta quella carta che passa attraverso il reparto contabilità con processi paperless molto più efficienti, che consentono di risparmiare tempo e denaro.

In questo articolo vediamo i 5 principali vantaggi di avere un ufficio paperless per la contabilità. 

 

Ufficio paperless: che cos’è

Letteralmente paperless significa meno carta. Quando si parla di un ufficio paperless si fa riferimento a un ambiente fortemente digitalizzato. Un ambiente che abbraccia le migliori tecnologie per dematerializzare la documentazione e implementare così la propria produttività aziendale. 

In sintesi, il principio sul quale si fonda un ufficio paperless è la dematerializzazione, un concetto che si traduce nella possibilità di liberarsi della carta in eccesso. Il percorso di “superamento della carta” non è immediato, ma è comunque un primo passo per facilitare il lavoro in ufficio e snellire le pratiche. 

Nonostante questo, spostare il proprio business aziendale verso una gestione paperless è estremamente importante non solo per il benessere dell’ambiente, ma anche per quello dell’azienda. Quest’ultima non solo potrà ridurre i costi e ottimizzare la produttività, ma avvicinandosi all’elaborazione digitale delle informazioni, l’azienda otterrà un enorme beneficio a favore dell’efficienza e della soddisfazione di tutti gli utenti.

Stampare meno carta sicuramente non è l’obiettivo principale. Rappresenta, però, il prodotto di una rivoluzione molto più ampia e di un grande cambiamento organizzativo che rientra in quella che viene definita la digital transformation.

Leggi anche l’articolo 7 ostacoli tra te e il tuo ufficio paperless.

 

5 vantaggi per il tuo ufficio paperless 

Ecco quali sono i principali vantaggi nel disporre di un ufficio paperless per il tuo reparto contabilità. 

 

Risparmio di tempo nella gestione dei documenti

In un reparto contabile che usa i documenti cartacei, ogni documento che arriva richiede un processo manuale. Ad esempio, quando ricevi un ordine di acquisto potresti dover etichettare una nuova cartellina e metterla da parte. Quando arriva la fattura, recuperi quella cartella e aggiungi la fattura. Alla fine, aggiungi una copia dell’assegno, chiudi l’ordine e lo metti in uno schedario.

Il risultato è che il tuo personale contabile passa molto tempo ad assemblare e organizzare la carta. Una soluzione di gestione dei contenuti aziendali consente di risparmiare un’enorme quantità di tempo sostituendo ciascuna di queste attività manuali con poche sequenze di tasti o con un clic del mouse.

Riduzione dei costi di archiviazione e fornitura dei documenti

Tutti i materiali che entrano in un processo di contabilità cartacea hanno un costo, inclusi schedari, cartelline, carta e inchiostro per stampanti. E poi c’è anche il costo dello spazio di archiviazione per tutta quella carta. Quando si elimina la carta, tutti i materiali e lo spazio fisico vengono sostituiti con l’archiviazione di documenti digitali a una frazione del costo.

Recupero immediato dei documenti

Con la gestione elettronica dei file, il personale della contabilità è in grado di trovare tutte le informazioni di cui ha bisogno in pochi secondi, senza doversi alzare, andare in uno schedario e cercare tra le cartelle. Con la gestione dei contenuti aziendali, puoi consentire anche a tutti i membri della tua organizzazione di accedere a tutti i documenti necessari per portare avanti un processo.

Tempi di risposta più rapidi per le richieste

Il software per ufficio paperless consente al reparto contabilità di rispondere facilmente alle richieste di soggetti esterni, come fornitori e clienti. Con un sistema cartaceo, quando qualcuno chiama per chiedere un pagamento o un ordine di acquisto, devi interrompere quello che stai facendo, dare la caccia ai documenti che ti servono e poi richiamare l’altra persona. 

I documenti elettronici richiedono solo pochi secondi per essere recuperati, consentendo di rispondere rapidamente alle richieste ed eliminare i passaggi.

Elaborazione più rapida delle fatture

Quando una fattura cartacea arriva al tuo reparto contabilità, una persona deve prima esaminare quel pezzo di carta e digitare le informazioni nel tuo sistema contabile o sistema ERP. 

Con l’elaborazione elettronica delle fatture, invece, l’inserimento dei dati viene sostituito con fatture elettroniche o una combinazione di scansione ed elaborazione OCR. Inizi con tutte le informazioni già acquisite nel tuo sistema di contabilità, risparmiando notevoli quantità di tempo e riducendo gli errori.

 

In qualsiasi tipo di attività, gli ordini e le fatture in entrata devono passare attraverso il reparto contabilità per l’elaborazione. L’implementazione di software per ufficio paperless crea un effetto a catena in tutta l’organizzazione, migliorando la produttività e riducendo i costi.