Ufficio paperless: meno sprechi e più efficienza

Fino a qualche anno fa la policy ambientale era un concetto ai più sconosciuto, mentre oggi la sostenibilità ambientale è diventata un vero e proprio imperativo. Infatti sempre più aziende stanno iniziando a comprendere il valore e i benefici che un business più green può portare al nostro pianeta, ma anche all’organizzazione stessa in termini sia di produttività che economici.

Sappiamo che la carta, in un classico ufficio aziendale, è senza ombra di dubbio l’elemento fisico più presente – contratti, preventivi, documentazione, fatture. Sappiamo anche però che la dematerializzazione di tutti questi documenti può essere una soluzione molto vantaggiosa per le aziende.

Ad oggi eliminare la carta vuol dire risparmiare e rendere il lavoro più efficiente. Ed ecco che sentiamo parlare sempre più spesso del cosiddetto ufficio paperless, ovvero un ufficio che fonda sulle tecnologie di dematerializzazione la propria documentazione e la propria operatività. 

Grazie a software di gestione documentale, l’amministrazione e le normali attività aziendali potranno avviare e completare questo processo in totale sicurezza ed efficienza. Uno tra questi è il software DocuWare. Esso non solo consente la dematerializzazione dei tuoi documenti, ma anche di poter gettare i tuoi documenti cartacei aziendali in quanto sistema certificato.

Ecco allora come trasformare il tuo ufficio in un ufficio paperless e perché scegliere DocuWare. 

Ufficio paperless: che cos’è

Letteralmente paperless significa “meno carta”. Quando si parla di un ufficio paperless si fa riferimento a un ambiente fortemente digitalizzato. Un ambiente che abbraccia le migliori tecnologie per dematerializzare la documentazione e implementare così la propria produttività aziendale. 

In sintesi, il principio sul quale si fonda un ufficio paperless è la dematerializzazione, un concetto che si traduce nella possibilità di liberarsi della la carta in eccesso. Il percorso di “superamento della carta” non è immediato, ma è comunque un primo passo per facilitare il lavoro in ufficio e snellire le pratiche. 

Nonostante questo, spostare il proprio business aziendale verso una gestione paperless è estremamente importante non solo per il benessere dell’ambiente, ma anche per quello dell’azienda. Quest’ultima non solo potrà ridurre i costi e ottimizzare la produttività, ma avvicinandosi all’elaborazione digitale delle informazioni, l’azienda otterrà un enorme beneficio a favore dell’efficienza e della soddisfazione di tutti gli utenti.

Stampare meno carta sicuramente non è l’obiettivo principale. Rappresenta, però, il prodotto di una rivoluzione molto più ampia e di un grande cambiamento organizzativo che rientra in quella che viene definita la digital transformation.

Tutti i vantaggi di un ufficio senza carta

Dotarsi di un ufficio paperless porta con sé innumerevoli vantaggi. Vediamo quali sono i principali: 

• Maggiore accessibilità: i responsabili e i dipendenti di un ufficio aziendale senza carta potranno accedere con facilità a qualsiasi documento in ogni momento, anche da remoto;
• Aumento della riservatezza e della sicurezza nelle operazioni aziendali: l’accesso ai documenti può infatti essere differenziato attraverso una gestione di vari livelli di sicurezza, capaci di definire la possibilità di fruizione – e di gestione – di tutte le informazioni contenute all’interno;
• Semplificazione: reperire i documenti all’interno di un ufficio “senza carta” risulta essere più agile, grazie soprattutto alla presenza di sistemi di archiviazione documentale;
• Maggior controllo sulla gestione documentale: grazie a un ufficio dematerializzato i documenti vengono non solo gestiti con più semplicità, ma l’archiviazione è più facile e immediata e il controllo documentale è molto più efficiente. Devi tenere traccia del workflow documentale, elemento imprescindibile per avere completamente sotto controllo tutta l’amministrazione dell’azienda e tutte le informazioni, sia in entrata che in uscita;
• Più tempo per le attività di valore: la gestione dematerializzata consente ai dipendenti di potersi concentrare sullo sviluppo di altre attività che portano all’azienda valore aggiunto.

Come passare dal cartaceo ai documenti digitali

Se stai pensando di adottare delle soluzioni “senza carta” e di trasformare il tuo ufficio in paperless ma non sai come fare, non devi preoccuparti. Quello che devi fare è seguire questi passaggi in modo graduale. Ecco quali sono.

Adottare le regole tecniche per i documenti digitali

In un ufficio paperless i documenti non spariscono, ma diventano semplicemente digitali. Quello che devi iniziare a fare è creare i documenti direttamente in formato digitale. Questo vuol dire adottare internamente dei procedimenti condivisi sui programmi da utilizzare, oltre che sulle modalità di creazione dei documenti.

Usare la firma elettronica

Questo passaggio è obbligatorio. Se infatti prima i documenti cartacei per essere a tutti gli effetti validi avevano bisogno di una firma autografa, adesso i documenti digitali hanno bisogno di una firma elettronica. 

Rivedere il workflow documentale

I documenti digitali semplificano molto la gestione documentale di un’azienda. Questo però non vuol dire che la loro adozione possa essere immediata. Infatti, per poter davvero sfruttare tutti quei vantaggi che emergono da una gestione documentale digitale, bisogna necessariamente rivedere anche tutti i workflow documentali interni.

Allestire gli archivi digitali

Un archivio digitale presenta alcune affinità con un archivio cartaceo. È però diverso da quest’ultimo in quanto i documenti non vengono conservati all’interno di un ambiente fisico. In un archivio digitale, i documenti vengono conservati in cosiddetti “ambienti digitali” – può essere un PC, un data center, un server o il cloud.

Digitalizzare i processi

Per eliminare concretamente la carta e passare a un ufficio paperless, bisogna digitalizzare tutti i documenti cartacei già esistenti, oltre che pensare alla digitalizzazione di tutti quei processi documentali già presenti in azienda. In questo passaggio le parole chiave sono due: automazione dei processi e dematerializzazione.

Quando si può buttare la carta in azienda?

Quello della conservazione dei documenti cartacei all’interno dell’azienda è un tema estremamente delicato. Questo soprattutto per la presenza di norme che ne regolano non solo la loro conservazione, ma anche le sanzioni in caso di violazione delle stesse. 

Infatti, chi ha il compito di gestire, classificare e archiviare i vari documenti dell’azienda, svolge un ruolo fondamentale in quanto la conservazione documentale non è soltanto una necessità aziendale, ma un obbligo imposto dalla legge. Questo vuol dire che tutte le aziende sono tenute a conservare determinate tipologie di documenti per un certo lasso di tempo.

Se parliamo di documenti digitalizzati bisogna che l’azienda garantisca che tali documenti siano perfettamente uguali rispetto al momento in cui sono stati emessi e/o validati. È qui infatti che entra in gioco quella che viene definita la cosiddetta la conservazione digitale.

Ma se vogliamo realizzare il nostro ufficio paperless, è possibile buttare via la versione cartacea di questi documenti? La risposta è sì, ma con DocuWare.

Il software DocuWare è infatti un sistema certificato che permette alla tua azienda di liberarsi facilmente – e in totale sicurezza – di tutta quella carta superflua in ufficio. 

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