Grazie a DocuWare, evitare di perdere scadenze contrattuali è semplice ed efficace. Il software consente di impostare avvisi per garantire che nessun contratto o abbonamento scada senza essere gestito in tempo utile.
Ad esempio, è possibile configurare notifiche per avvisare un collega di rinegoziare o annullare contratti prima della scadenza. Questo aiuta a evitare aumenti di prezzo indesiderati e a mantenere un controllo costante sugli obblighi contrattuali.
DocuWare versione 7 o successiva facilita questa gestione tramite Autoindex, un modulo che monitora automaticamente le voci dell’indice dei contratti.
Ecco come fare!
DocuWare Autoindex: come funziona
Per impostare un avviso di contratto, assicuratevi innanzitutto che la finestra di dialogo di indicizzazione dei contratti contenga i campi “Data di scadenza” e “Stato”, oltre agli altri tipi di campo quali società, tipo di documento, ecc.
- In DocuWare Configuration, aprire Autoindex e fare clic su Nuovo.
- Selezionare l’archivio che contiene i contratti, in questo caso il pool di documenti, e specificare in Pianificazione quali voci dell’indice devono essere monitorate e con quale frequenza. In questo esempio, il tipo di documento è un contratto, la data di scadenza deve essere entro i prossimi tre mesi e lo stato è “valido”.
3. Passare alla scheda successiva Dati partita e scegliere l’opzione Indice con voci fisse dell’indice come origine:
4. Nella scheda Assegnazione dati, inserire che Autoindex cambierà automaticamente lo stato di un documento in Controllo non appena la data di scadenza sarà entro i tre mesi successivi e salvare la configurazione.
Una volta al mese, Autoindex verifica se un contratto scade nei tre mesi successivi.
Per notificare automaticamente al dipendente responsabile la scadenza del contratto, impostare un elenco DocuWare in Configurazione DocuWare > Archivi. Immettere il tipo di documento: Contratto e Stato: Controlla come criteri di filtro.
Se un contratto sta per scadere, il dipendente lo vedrà immediatamente nel client DocuWare:
È inoltre possibile fare in modo che DocuWare notifichi al dipendente tramite e-mail quando un contratto deve essere controllato.
Autoindex ed Elenchi sono inclusi in DocuWare Cloud. Per i clienti che utilizzano un sistema DocuWare installato localmente (on-premises), Autoindex e Task Manager per gli elenchi sono disponibili come moduli aggiuntivi che richiedono una licenza.
Direttore Commerciale di Real Document Solution
Accompagna i partner nella definizione degli obiettivi e nella costruzione dei workflow documentali con il Process Planner di DocuWare. Monitora le performance e la User Experience degli utenti nell’utilizzo di DocuWare.
Anche lui usa DocuWare: per gestire la pipeline di clienti, per archiviare e firmare i contratti digitalmente e tenere aggiornate le scadenze.
Per qualsiasi informazione puoi scrivermi a: info@realdocumentsolution.it oppure chiamare il numero: +39 039.228.17.23