Ogni giorno ricevete molte attività e task all’interno del vostro workflow? Vorreste modificare, approvare o eliminare più task contemporaneamente? Tutto questo è possibile con l’aiuto di una semplice funzione di DocuWare. Scopriamolo insieme!

Task management di Docuware: come strutturare le attività lavorative quotidiane

Anche quando i processi interdipartimentali sono organizzati con precisione, spesso le attività più piccole vengono svolte a margine. Per evitare di perdere di vista gli incarichi, è possibile utilizzare le funzionalità di automazione di DocuWare per gestire le attività di routine. 

Negli elenchi, le attività vengono raggruppate in modo pratico: gli elenchi, infatti, vengono aggiornati automaticamente e i documenti che non soddisfano più i criteri vengono eliminati; i nuovi documenti adatti vengono visualizzati immediatamente.

Inoltre, è possibile impostare notifiche via e-mail quando sono disponibili documenti importanti oppure invitare i colleghi a rivedere e modificare un documento. Le notifiche via e-mail sono completamente automatizzate. Non appena un documento soddisfa i criteri, viene inviata una mail con un link diretto per la revisione e la modifica.

Come completare piccoli task con efficienza

Gli elenchi e le notifiche automatiche possono aiutare ad organizzare meglio il workflow quotidiano in ufficio. Ecco alcuni esempi pratici:

• Corrispondenza tra ordine e consegna. L’ufficio acquisti ordina mobili per  l’ufficio. Alla consegna, il direttore riceve automaticamente un’e-mail con un link alla bolla di consegna archiviata. In questo modo, può confrontarla con l’ordine prima che i mobili vengano distribuiti ai reparti.
• Notifica a tutti in una volta sola. I disegni architettonici per la nuova pianta dell’ufficio sono stati modificati. Tutti i dipendenti coinvolti vengono informati via e-mail dell’esistenza di nuovi progetti.
• Non perdere mai una scadenza. Per rinegoziare o annullare i contratti di fornitori o prestatori di servizi, questi vengono automaticamente visualizzati nell’elenco in tempo utile prima della scadenza.
• Accedi ai documenti senza fare ricerche. I listini prezzi, i modelli di contratto e molti altri documenti cambiano continuamente. Per essere sicuri di avere sempre a portata di mano le versioni corrette, anche senza effettuare ricerche, è possibile creare elenchi per i documenti utilizzati di frequente.

Come modificare più attività contemporaneamente

Per elaborare più task contemporaneamente, occorre procedere come segue:

 

1. Selezionare i compiti desiderati dall’elenco.
2. Fare clic con il tasto destro del mouse per aprire il menu contestuale.
3. Nel menu contestuale, selezionare se si desidera confermare, riassegnare o interrompere questi compiti, tutti allo stesso tempo.

Con questa funzione di risparmio di tempo, ad esempio, è possibile approvare più fatture contemporaneamente; oppure si possono anche assegnare diverse attività come gruppo a un altro dipendente o ancora è possibile interrompere o avviare in un colpo solo tutte le attività in corso che riguardano un cliente (ad esempio, tutte le consegne).