Supply chain e gestione documentale: tutti i vantaggi

Nell’era digitale in cui la rapidità, l’efficienza e la precisione sono fondamentali per il successo aziendale, una corretta integrazione tra supply chain e gestione documentale è indispensabile per ottimizzare le operazioni aziendali. 

In questo articolo esploreremo i molteplici vantaggi derivanti dall’integrazione di sistemi di gestione documentale all’interno della supply chain, evidenziando come questa convergenza possa trasformare radicalmente le dinamiche operative e migliorare la competitività.

Digital supply chain 

La Digital Supply Chain (catena di approvvigionamento digitale) rappresenta l’integrazione di tecnologie digitali avanzate all’interno dei processi tradizionali della supply chain, al fine di migliorarne l’efficienza, la trasparenza e la capacità di rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato. 

Essa sfrutta una vasta gamma di tecnologie, tra cui:

• Internet delle Cose (IoT): I dispositivi IoT raccolgono e trasmettono dati in tempo reale, consentendo una visibilità continua lungo l’intera catena di approvvigionamento. Ne sono un esempio i sensori per il monitoraggio della temperatura nelle spedizioni di prodotti sensibili, i tracker GPS per il monitoraggio delle consegne.

• Intelligenza Artificiale (AI) e Machine Learning: queste tecnologie analizzano grandi quantità di dati per identificare pattern, prevedere domanda e ottimizzare i processi logistici. Ad esempio, gli algoritmi di previsione della domanda, ottimizzazione delle rotte di consegna.

• Cloud Computing: il cloud consente l’accesso e la condivisione di dati in tempo reale tra tutti gli attori della supply chain, migliorando la collaborazione e la comunicazione come, ad esempio, le piattaforme di gestione della supply chain basate su cloud, archiviazione e analisi dei dati.

• Blockchain: questa tecnologia offre una soluzione sicura e trasparente per la tracciabilità dei prodotti, dalla produzione alla consegna finale. Ne sono un esempio i registri immutabili per certificare l’autenticità dei prodotti, tracciabilità delle spedizioni.

Gestione documentale e supply chain: come funziona

Un Document Management System (DMS), o sistema di gestione dei documenti, è un componente essenziale per le aziende della supply chain perché consente di archiviare, organizzare e gestire in modo efficiente tutti i documenti pertinenti alle attività di approvvigionamento, produzione e distribuzione.

1. Centralizzazione e accessibilità: un DMS consente di archiviare tutti i documenti importanti, come contratti, fatture, ordini, specifiche dei prodotti, manuali di istruzioni, e altro ancora, in un unico repository centralizzato. Ciò facilita l’accesso rapido e sicuro a queste informazioni da parte di tutti coloro che ne hanno bisogno all’interno dell’azienda.
2. Condivisione e collaborazione: con un DMS, i documenti possono essere facilmente condivisi tra i membri del team, i partner commerciali e i fornitori. Questo favorisce la collaborazione e la comunicazione efficace lungo tutta la catena di approvvigionamento, riducendo il rischio di errori dovuti a informazioni obsolete o inaccessibili.
3. Tracciabilità e audit trail: un buon DMS registra tutte le modifiche apportate ai documenti, tenendo traccia di chi ha apportato modifiche, quando e quale versione è attualmente in uso. Questo fornisce un’audit trail completa, che è essenziale per la conformità normativa e per risolvere eventuali controversie o discrepanze.
4. Automazione dei processi: alcuni DMS offrono funzionalità avanzate di automazione dei processi, consentendo di definire flussi di lavoro per la revisione, l’approvazione e la distribuzione dei documenti. Ciò semplifica e accelera i processi interni, riducendo il tempo e gli sforzi necessari per gestire manualmente i documenti.
5. Sicurezza dei dati: i DMS sono progettati per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati sensibili. Possono includere funzionalità come la crittografia dei documenti, i controlli di accesso basati sui ruoli e la protezione contro perdite accidentali o intenzionali di informazioni riservate.
6. Riduzione della carta e dell’inefficienza: implementando un DMS, le aziende possono ridurre notevolmente la dipendenza dalla carta e l’inefficienza associata alla gestione manuale dei documenti. Ciò porta a una maggiore efficienza operativa, risparmio di spazio fisico e costi associati alla stampa e all’archiviazione dei documenti cartacei.

Come DocuWare può supportare la tua azienda logistica

Con DocuWare puoi acquisire, archiviare, gestire, condividere e tracciare facilmente i documenti di spedizione. 

Gli elenchi di attività e le notifiche via e-mail consentono al personale di gestire le responsabilità quotidiane in modo più efficiente e ai responsabili delle decisioni di approvare, rifiutare o richiedere ulteriori informazioni nei punti di controllo di tutti i processi.

È possibile, ad esempio, digitalizzare documenti cartacei come lettere di vettura aerea, manifesti di carico, lettere di vettura CMR per i trasporti su camion, liste di carico e dichiarazioni doganali e loro recupero immediato per scambiare informazioni in modo semplice e sicuro.

Inoltre, relativamente alla sicurezza e compliance, è possibile:

• limitare la visualizzazione non autorizzata di documenti riservati e sviluppare linee guida per proteggere la privacy dei dati aziendali e dei clienti.
• dimostrare la conformità alle diverse normative commerciali nazionali e internazionali

Infine, DocuWare è una soluzione facile da usare che si adatta alle esigenze di più dipartimenti senza aumentare il lavoro del team IT. Al tempo stesso, garantisce elevata protezione contro le minacce alla sicurezza informatica e i disastri naturali con un piano di ripristino di emergenza testato. 

 

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