Software gestione documentale vs Free File Sharing Services: quali sono le differenze?

Ti sei mai chiesto quali sono le differenze tra un software di gestione documentale e un Free File Sharing Services? 

Nell’era digitale in cui viviamo, la gestione efficiente dei documenti è diventata una priorità per le aziende di tutte le dimensioni. L’archiviazione, l’accesso rapido e la condivisione sicura dei documenti sono elementi fondamentali per mantenere la produttività, garantire la conformità normativa e migliorare la collaborazione tra i team. 

Mentre i servizi gratuiti di condivisione file hanno guadagnato popolarità per la loro immediatezza e semplicità, è cruciale considerare attentamente le esigenze aziendali prima di optare per tali soluzioni. 

Scegliere tra un software di gestione documentale gratis e un servizio di condivisione file a pagamento non è una decisione da prendere alla leggera. Dipende dalle esigenze uniche della tua azienda, dalle tue priorità in termini di sicurezza e controllo dei dati e dalla tua visione di crescita futura. 

In questo articolo esploreremo le sfide ed i vantaggi dei software di gestione documentale rispetto ai servizi gratuiti di condivisione file: una guida informativa per aiutarti a prendere decisioni ponderate e informate.

 

Che cos’è la gestione documentale

La prima cosa da fare è capire cosa significa gestione documentale. Si tratta di un processo di organizzazione, archiviazione, accesso, condivisione e controllo dei documenti all’interno di un’organizzazione. Questi file possono includere una vasta gamma di contenuti, come documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, immagini, video, e-mail e altri tipi di file digitali. 

L’obiettivo principale della gestione documentale è creare un sistema strutturato e efficiente per gestire il ciclo di vita dei documenti, dalla loro creazione alla conservazione e, in alcuni casi, alla distruzione.

Ecco alcune delle principali componenti e obiettivi della gestione documentale:

• Archiviazione organizzata;
• Ricerca e recupero;
• Controllo delle versioni;
• Collaborazione;
• Sicurezza e accesso controllato;
• Conformità normativa;
• Automazione dei flussi di lavoro;
• Riduzione della carta.

 

Soluzioni di gestione documentale perché sono importanti per la tua azienda

Il software di condivisione file è diventato un modo popolare per archiviare e condividere documenti per la collaborazione sul posto di lavoro in numerose organizzazioni. 

Molti dipendenti lavorano su progetti troppo grandi per essere inviati tramite e-mail o su documenti che richiedono revisione e revisione da parte di altri membri del team. I servizi di condivisione file come Google Docs, Dropbox, Box e altri vengono spesso utilizzati perché supportano questa collaborazione e sono disponibili gratuitamente. Queste soluzioni consentono ai team di collaborare su un documento condiviso, solitamente per uno scopo specifico in un determinato momento. 

Il software di gestione dei documenti, d’altro canto, ha una serie di funzionalità più robuste. Oltre a supportare l’archiviazione digitale e l’archiviazione delle informazioni, consente l’indicizzazione delle informazioni critiche all’interno dei documenti in modo che siano facili da cercare e recuperare. 

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L’importanza di considerare il ciclo di vita di un documento

La collaborazione è il primo passo per molti documenti. Ecco perché un servizio come Google Docs viene spesso utilizzato dalle aziende. Qualcuno crea un documento e lo condivide internamente con coloro che devono essere coinvolti e il progetto inizia. 

Ma cosa succede dopo? 

La collaborazione è solo l’inizio del ciclo di vita del documento. Per documenti aziendali importanti, hai bisogno di qualcosa di più di un semplice strumento di collaborazione online.

Sapevi che quando l’autore di un documento Google lascia la tua azienda, anche l’accesso a quel documento se ne va? 

Tutto ciò potrebbe comportare grossi problemi per coloro che sono rimasti indietro e per un corretto flusso di lavoro documentale. Ecco perché è fondamentale utilizzare un sistema di gestione digitale dei documenti che garantisca che la proprietà del documento rimanga all’interno dell’azienda, indipendentemente da chi va e viene.

 

Gestione dei documenti: la derivazione completa dei dati

Quando si utilizza un software gratuito di condivisione file – come Google Docs o Dropbox – tutti in azienda hanno solitamente accesso agli stessi documenti. Ma è facile vedere come ciò potrebbe causare problemi. 

Ad esempio, cosa succede quando un documento viene modificato per errore?

Con la gestione digitale dei documenti hai accesso ad uno storico completo dei dati. Ciò significa che puoi vedere chiaramente chi ha apportato quali modifiche e quando. Inoltre, hai il controllo su chi può accedere al documento in primo luogo, consentendo all’azienda di prevenire errori costosi prima che si verifichino.

 

Cosa succede quando è coinvolta una terza parte?

Molti servizi di condivisione file sono più efficaci nella condivisione e nella collaborazione rispetto al controllo, alla sicurezza, al flusso di lavoro e alla gestione delle versioni. Questo diventa rapidamente un problema per molte organizzazioni. La gestione dei documenti, d’altra parte, è un potente strumento per la gestione sicura e controllata dei file.

Numerosi tipi diversi di aziende consentono a fonti terze di accedere ai propri documenti, utilizzando un sistema come Dropbox per la gestione dei documenti digitali. Sfortunatamente, più persone, aziende, versioni e cartelle sono coinvolte in Dropbox, meno diventa facile da usare. 

Sei consapevole di quanto spesso i tuoi dipendenti perdono tempo a scavare nelle cartelle di Dropbox per trovare ciò di cui hanno bisogno o confondono una vecchia versione del file con quella aggiornata più di recente?

La possibilità di ricerca semplificata è uno degli aspetti più utili nella scelta di un sistema di gestione dei documenti digitali. Più la documentazione è complessa, più è probabile che qualcuno esterno alla tua azienda abbia accesso a documenti che non dovrebbe vedere, e questo è pericoloso. 

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Come l’automazione dei processi aziendali aggiunge valore reale alla tua attività

Acquisire, indicizzare, instradare e archiviare le informazioni in modo sicuro è fondamentale per aumentare l’efficienza della tua azienda. Quando le organizzazioni si affidano ancora a passaggi manuali per attività ripetitive e di routine, come l’inserimento di dati, la ricerca di informazioni o il completamento dei processi di approvazione, perdono tempo e aumentano i costi. 

La gestione digitale dei documenti attraverso un software a servizio completo è progettata per soddisfare le molteplici esigenze specifiche della tua azienda. Puoi controllare l’accesso di qualsiasi individuo a qualsiasi documento, il che non è certamente un vantaggio che un servizio gratuito come Google Docs o Dropbox può vantare. In definitiva, se si considera ciò che si ottiene, il costo della gestione dei documenti digitali è un investimento utile.

 

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