Smart Search di DocuWare: trova i tuoi documenti con un click tra diversi applicativi

Quante volte ti capita di passare da un’applicazione a un’altra per trovare le informazioni che ti servono? 

Lo Smart Search di DocuWare ti permette di trovare i documenti che ti servono senza interrompere il tuo lavoro. 

In questo articolo vediamo meglio cos’è e come funziona. 

 

DocuWare: la tua gestione professionale dei documenti aziendali

DocuWare è una soluzione di gestione documentale all’avanguardia per le aziende che offre una gestione professionale dei contenuti aziendali – Enterprise Content Management, ECM. Questo software consente di archiviare automaticamente i documenti, indipendentemente dall’origine o dal formato, in base ai criteri definiti dagli utenti.

L’utilizzo mirato delle informazioni contenute nei documenti consente di ottimizzare i processi aziendali. DocuWare offre una gestione sicura e semplice dei documenti, sia in formato elettronico che cartaceo, tra cui corrispondenza, registri, e-mail, file CAD, file di spool e molto altro. Tutto questo è gestito in un pool di documenti centralizzato.

Una delle sfide comuni nella gestione documentale è l’onerosità e la scarsa efficienza. DocuWare risolve questo problema fornendo uno strumento indispensabile per una gestione professionale dei contenuti aziendali. Inoltre, migliora le operazioni aziendali a 360 gradi, contribuendo a contenere i costi ed eliminare le inefficienze.

Le funzionalità offerte da DocuWare spaziano dalla gestione efficiente dei flussi di lavoro all’indicizzazione dei documenti, facilitando la collaborazione tra i dipendenti e consentendo un’ottimizzazione generale delle operazioni aziendali.

 

Perché scegliere DocuWare

DocuWare è la scelta ideale per la tua azienda poiché offre una vasta gamma di vantaggi che possono trasformare la gestione dei documenti e dei processi aziendali. 

Ecco alcuni motivi per cui dovresti scegliere DocuWare:

• Archiviazione sicura: DocuWare garantisce una conservazione sicura e protetta dei documenti, sia in formato elettronico che cartaceo, riducendo il rischio di perdita o furto di informazioni sensibili;
• Recupero rapido delle informazioni: grazie all’indicizzazione intelligente dei documenti, DocuWare permette di recuperare le informazioni desiderate in tempi rapidi, aumentando l’efficienza e riducendo la perdita di tempo nella ricerca di dati importanti;
• Aumento del ROI attraverso flussi di lavoro: DocuWare offre funzionalità avanzate di flusso di lavoro che ottimizzano i processi aziendali, riducendo i tempi di produzione e consentendo un miglior controllo delle attività;
• Velocizzazione delle operazioni finanziarie: DocuWare semplifica la gestione dei conti da pagare e da ricevere, accelerando i tempi di elaborazione e rendendo più agevole il monitoraggio delle transazioni finanziarie;
• Gestione efficiente delle responsabilità quotidiane: grazie agli elenchi di attività e alle notifiche via mail, DocuWare aiuta a gestire le responsabilità quotidiane in modo organizzato ed efficiente, migliorando la produttività del personale;
• Approvazioni e controllo dei processi: DocuWare offre funzionalità per l’approvazione, il rifiuto o la richiesta di informazioni lungo i punti di controllo dei processi aziendali, garantendo che le attività vengano seguite e controllate in modo accurato.

Scegliere DocuWare significa ottenere una soluzione completa e affidabile per la gestione dei documenti e dei processi aziendali, migliorando l’efficienza, la sicurezza e la produttività complessiva della tua azienda.

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Smart Search DocuWare: cos’è 

Il concetto di Smart Search si basa sull’utilizzo dell’intelligenza artificiale e dell’elaborazione del linguaggio naturale per migliorare l’efficacia della ricerca all’interno di un database o di una piattaforma di gestione documentale, come DocuWare. 

Ecco alcuni dei principali aspetti che caratterizzano un sistema di Smart Search:

• Riconoscimento del testo: DocuWare è in grado di analizzare e riconoscere il testo presente nei documenti, compresi file PDF, immagini scansionate o documenti digitali;
• Indicizzazione intelligente: una volta che i documenti vengono elaborati, il sistema crea un indice di parole chiave, metadati o concetti importanti presenti nel contenuto dei documenti. Questo indice intelligente consente di ottenere risultati di ricerca più precisi e pertinenti; 
• Ricerca basata su concetti: a differenza della ricerca basata su parole chiave tradizionali, lo Smart Search utilizza anche la comprensione del contesto e dei concetti presenti nei documenti. Ciò consente di restituire risultati pertinenti anche se il termine cercato non è stato usato esattamente;
• Correzione automatica e suggerimenti: il sistema di Smart Search è in grado di correggere automaticamente errori di battitura o suggerire termini alternativi, assicurandosi che gli utenti ricevano risultati pertinenti, anche se hanno inserito parole errate o simili;
• Classificazione per rilevanza: i risultati della ricerca vengono ordinati in base alla rilevanza, con i documenti più pertinenti visualizzati in cima alla lista. Ciò aiuta gli utenti a trovare più facilmente ciò che stanno cercando;
• Filtri avanzati: il sistema di Smart Search DocuWare può fornire filtri avanzati per raffinare ulteriormente i risultati della ricerca in base a criteri specifici, come data, tipo di documento o autore;
• Apprendimento automatico: con il tempo, il sistema può apprendere dalle ricerche effettuate dagli utenti e migliorare progressivamente la precisione e la pertinenza dei risultati.

 

Smart Search DocuWare: come funziona 

Dopo aver capito in cosa consiste lo Smart Search di DocuWare, non ci resta che capire meglio come funziona. 

Facciamo un esempio. 

Dal mio ambiente di lavoro Outlook ricevo una richiesta urgente. A questo punto seleziono il testo da cercare e, tramite una combinazione di tasti personalizzabile, avvio la ricerca intelligente di DocuWare. Successivamente appare la lista di documenti che contengono il termine cercato. Con un doppio click è possibile aprire e vedere il file. 

Questa è un’operazione apparentemente molto semplice. Tuttavia, lo Smart Search consente di risparmiare molto tempo per tutti coloro che devono compiere questa operazione. 

 

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