Smart Document Control di DocuWare: cos’è e come funziona

DocuWare for Smart Document Control è il punto di accesso a una potente gestione dei documenti. Una soluzione che semplifica le attività di routine della tua azienda in diversi modi.

In questo articolo vediamo più da vicino cos’è e come funziona. 

 

Smart Document Control: crea un’organizzazione documenti efficace 

Informazioni chiaramente organizzate e immediatamente disponibili sono la chiave per processi aziendali di successo. Con Smart Document Control puoi gestire i documenti aziendali in modo sicuro, trovarli rapidamente e utilizzarli in modo intelligente. Sempre e ovunque.

DocuWare for Smart Document Control è una soluzione pronta all’uso che consente di passare rapidamente a processi senza supporto cartaceo basati su DocuWare Cloud. Aggiungi colleghi come utenti e inizia subito a lavorare in modo produttivo in team con la soluzione. 

Una volta acquisita dimestichezza con i flussi di lavoro digitali, puoi espandere e personalizzare le tue applicazioni per adattarle al meglio alla tua organizzazione.

 

Cosa puoi fare con Smart Document Control di DocuWare

Utilizzare moduli web

La soluzione include un sistema di progettazione di form per creare moduli Web per raccogliere rapidamente i dati.

Integrare altri sistemi

Utilizza metodi di integrazione versatili per connettere Smart Document Control alle tue applicazioni.

Automatizzare i processi

Estendi la soluzione con processi efficienti per i tuoi processi AP o la gestione dei dipendenti.

Firma elettronicamente

Integra servizi di firma elettronica per firme legalmente conformi su documenti digitali.

Luogo di lavoro produttivo

Utilizza strumenti di produttività intelligenti per archiviare, cercare, monitorare e collaborare con il team.

 

Scopri anche Smart Search di DocuWare: trova i tuoi documenti con un click tra diversi applicativi.

 

Con Smart Document Control di DocuWare hai archiviazione e recupero intelligente dei documenti 

Cattura facilmente i dati da tutti i tipi di fonti

DocuWare è il software di gestione documentale più intelligente per contratti, fatture, lettere, ordini, proposte, appunti di riunioni o qualsiasi altro documento aziendale.

Indicizzare e autorizzare

Classifica rapidamente documenti e informazioni di indicizzazione in pochi clic. Dopodiché puoi condividere i file con diritti di accesso e autorizzazioni controllati.

 Archivio sicuro e sempre organizzato

Ogni documento è sicuro e protetto nell’archivio, con diritti di accesso controllati fino al raggiungimento della data di conservazione.

Accedi e collabora

Con Smart Document Control di DocuWare puoi trovare informazioni in modo semplice e veloce, modificare e commentare documenti o elaborarli in flussi di lavoro.

 

Affronta facilmente le sfide quotidiane

Con DocuWare non avrai più il rischio di perdere documenti. Tieni traccia di preventivi, ordini, accordi, rinnovi contrattuali e altro ancora. Con Smart Document Control puoi lavorare più velocemente e da qualsiasi luogo, in sicurezza, con assegnazioni di attività efficienti e notifiche automatiche per non dimenticare la data di scadenza.

Ecco 8 esempi di sfide quotidiane che puoi affrontare facilmente con Smart Document Control di DocuWare: 

 Elimina i duplicati: archivia ciascun documento una sola volta, ma accedi ad esso tramite un numero qualsiasi di cartelle definibili in modo flessibile;

1. Mantieni i dati protetti: non tutte le informazioni sono destinate a tutti. Limita chi può leggere o modificare un documento, anche per un periodo di tempo specifico, se necessario; 
2. Ridurre al minimo i tempi di risposta: utilizza strumenti pratici, come gli elenchi che si aggiornano automaticamente, per il recupero rapido delle informazioni. Oppure cerca un documento semplicemente utilizzando qualsiasi parola chiave, data o argomento; 
3. Mantieni le versioni corrette: garantisci il controllo della versione salvando automaticamente i documenti modificati come una nuova versione. Per una cronologia dei documenti completa e facile da tenere traccia;
4. Prendi decisioni indipendentemente da dove ti trovi: condividi, commenta e approva documenti ovunque tu sia. Lavora sulle tue attività mentre sei in movimento o da un ufficio a casa;
5. Rispettare le scadenze in tempo: ricevi una notifica automatica prima della scadenza di un contratto, della scadenza di una fattura o della scadenza del periodo di conservazione legale di un documento;
6. Rimuovi l’e-mail dai flussi di lavoro di approvazione: liberati dalle infinite tracce di e-mail quando richiedi feedback. Inoltre, puoi visualizzare lo stato delle richieste inviate a colpo d’occhio;
7. Lasciati alle spalle le preoccupazioni sulla conformità: dai tranquillità a tutto il tuo team aziendale proteggendo le informazioni con diritti di accesso sicuri e crittografia dei dati.

 

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Porta l’archiviazione dei tuoi documenti a un livello superiore con una soluzione cloud preconfigurata! 

DocuWare for Smart Document Control fornisce tutto il necessario per iniziare subito con la gestione dei documenti digitali.

• Configurazione per l’archiviazione sicura e una collaborazione senza interruzioni;
• Diritti di accesso e autorizzazioni semplici;
• Ideale per rimanere aggiornato su contratti e proposte;
• Modello di abbonamento e licenza scalabile;
• Guida ai primi passi e interfaccia utente intuitiva;
• Utilizzo illimitato dell’intero set di funzionalità di DocuWare Cloud.

 

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