Integrare il software di gestione documentale in un click con Smart Connect di Docuware

Non c’è dubbio: il futuro sarà sempre più digitale e anche le aziende devono prenderne atto. Questo vuol dire che qualsiasi impresa deve iniziare ad integrare degli strumenti che gli consentano di poter ottimizzare la propria gestione ed il proprio lavoro. Rendere digitale l’azienda non vuol dire infatti introdurre semplicemente determinati strumenti digitali. Ma occorre apportare delle importanti modifiche in tutta la catena di produzione di documenti, dalla loro creazione fino alla loro conservazione. Per fare questo esiste uno strumento specifico quanto imprescindibile: stiamo parlando del software documentale. 

Se non sai di cosa stiamo parlando, non preoccuparti!Con questa guida potrai avere tutte le informazioni necessarie per utilizzare al meglio un software di gestione documentale in azienda. 

Continua a leggere per saperne di più!

Docuware: un’integrazione rapida e sicura grazie allo Smart Connect

Facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire subito in cosa consista esattamente un software di gestione documentale. 

In breve, si tratta di un programma informatico che viene appositamente creato al fine di automatizzare e ottimizzare tutti i processi legati all’archiviazione aziendale. È un sistema ad oggi molto utilizzato all’interno delle realtà aziendali. Soprattutto per gli innumerevoli vantaggi che offre, ne beneficiano le aziende che fanno i conti con una grande mole di documenti fiscali, burocratici e amministrativi. Tramite la ricerca, la conservazione e l’archiviazione dei documenti, questi software di gestione documentale riescono sempre a garantire affidabilità, sicurezza, velocità e semplicità di utilizzo.

Uno dei migliori software sul mercato è DocuWare, una soluzione che mette a disposizione di qualsiasi azienda una piattaforma dotata di servizi che sono orientati alle necessità e ai processi aziendali del cliente. 

Più nel dettaglio, lo strumento Smart Connect è in grado di rivelare istantaneamente – e con un solo click – tutti i documenti associati al processo in corso, indipendentemente dal software che stai utilizzando. Smart Connect riesce perfettamente a collegare qualsiasi applicazione a DocuWare, in modo sicuro e senza programmazione, per eliminare l’immissione di dati ridondanti e il passaggio tra le applicazioni che richiede tempo.

I vantaggi di un software di gestione documentale integrato con i diversi software

Il software di gestione documentale DocuWare è appositamente progettato per funzionare all’interno del tuo ecosistema IT e, con 500 diverse integrazioni tra applicazioni per e-mail, portali, CRM, ERP, risorse umane, software interno e altro, il suo successo parla da sé. Puoi connettere DocuWare in modo sicuro e affidabile direttamente alla tua applicazione senza alcuna programmazione.

Per sapere come DocuWare riesce ad integrare perfettamente le diverse applicazioni che già usi, ti consigliamo di leggere questo articolo sull’integrazione flessibile e sicura.  

Questa sua caratteristica non solo lo rende uno dei software più efficienti sul mercato, ma apporta alla tua azienda tutta una serie di vantaggi. 

Smart Connect legge i termini direttamente dall’interfaccia dell’applicazione e li utilizza per cercare documenti associati in DocuWare. Puoi visualizzare immediatamente tutti i documenti pertinenti alla tua ricerca direttamente sullo schermo, come ordini, fatture, contratti, e-mail, ricevute, estratti conto, curriculum e qualsiasi altro documento relativo a un progetto, transazione o dipendente.

Qualunque sia il programma con cui lavori, Smart Connect crea una connessione diretta e sicura ai tuoi documenti in DocuWare.

Vediamo adesso i principali vantaggi nel dettaglio. 

Cercare un documento nella posta elettronica

Innanzitutto, ti sarà possibile ricercare un qualsiasi documento all’interno della tua posta elettronica in modo rapido, senza perdere tempe e risorse. 

Puoi ad esempio avere l’esigenza di ricercare una certa fattura che hai ricevuto. Utilizzando l’integrazione di DocuWare puoi evidenziare il numero della fattura, utilizzare una scorciatoia da tastiera come Alt+F4 e la fattura dall’archivio DocuWare si aprirà direttamente nel Visualizzatore.

Per visualizzare immediatamente un elenco di documenti associati, è infatti sufficiente fare clic su un pulsante nel software o premere una scorciatoia da tastiera. Un sistema estremamente rapido ed efficace. 

Trovare e indicizzare un file dal programma di contabilità

Puoi usare lo strumento di Smart Connect per cercare e indicizzare un file dal tuo programma di contabilità. Ad esempio per visualizzare la fattura puoi semplicemente fare clic sul pulsante Smart Connect sul tuo software di contabilità. Con un secondo pulsante è possibile caricare anche la relativa bolla di consegna.

Inoltre, nel tuo ERP puoi inserire una fattura che desideri archiviare in modo permanente in DocuWare. La fattura viene visualizzata in DocuWare Viewer e si apre la finestra di dialogo di archiviazione e, direttamente dal software di contabilità, si immettono l’azienda, la data, il numero di fattura e l’importo. Con un solo click, Smart Connect trasferisce ogni punto dati dal sistema di contabilità alla finestra di dialogo di archiviazione di DocuWare, rimuovendo istantaneamente l’immissione di dati ridondanti.

Lavorare in parallelo con il tuo software di HR

In qualità di manager delle risorse umane, sei responsabile della revisione delle opportunità dei dipendenti per le promozioni e gli aumenti delle buste paga. Quando apri la cartella di un dipendente nel tuo software per le risorse umane, un singolo click sul pulsante Smart Connect mostra istantaneamente le sue revisioni delle prestazioni, il feedback dei colleghi e tutte le comunicazioni e-mail del loro manager relative alle loro prestazioni.

Per conoscere tutti i vantaggi nell’usare un software di gestione documentale in questo ambito, ti consigliamo di leggere questa guida sul come utilizzare DocuWare nel settore HR. 

Contattaci per ricevere qualsiasi informazione su DocuWare e sul suo strumento Smart Connect. Richiedi la tua prova gratuita di DocuWare e testa tu stesso le grandi potenzialità che offre ed i vantaggi che apporta alla tua azienda in modo semplice e sicuro.