Rimborso spese di viaggio: un workflow semplice ed efficace con Docuware

Per un’azienda, il rimborso spese di viaggio rappresenta spesso una delle voci più significative nel bilancio. Inoltre, gestire le spese aziendali può diventare estremamente complesso senza gli strumenti adeguati per organizzare le informazioni e automatizzare i processi.

La gestione delle spese di viaggio aziendali, infatti, può spesso risultare un compito oneroso per i reparti amministrativi. Ottimizzare questa gestione è oggi un requisito indispensabile per un’efficace gestione documentale aziendale. 

Con DocuWare è possibile rendere il processo molto più rapido e semplice per i dipendenti, i responsabili dei centri di costo e il personale addetto alla contabilità e alle risorse umane.

Come Docuware migliora la contabilità aziendale

Il software di gestione documentale Docuware può migliorare la contabilità nelle aziende in diversi modi:

• Automazione dei processi: DocuWare consente di automatizzare i processi contabili, riducendo la necessità di lavoro manuale e minimizzando gli errori umani. Ad esempio, è possibile automatizzare la registrazione e l’archiviazione delle fatture e dei documenti contabili, accelerando i tempi di registrazione e migliorando l’efficienza complessiva.
• Archiviazione digitale: con DocuWare, i documenti contabili possono essere digitalizzati e archiviati in modo sicuro e accessibile. Ciò elimina la necessità di spazio fisico per l’archiviazione di documenti cartacei e semplifica il recupero dei documenti quando necessario.
• Accesso remoto e condivisione dei documenti: DocuWare consente agli utenti autorizzati di accedere ai documenti contabili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento tramite dispositivi connessi a Internet. Questo è particolarmente utile per aziende con sedi multiple o per il lavoro remoto, consentendo una collaborazione più efficace tra i dipendenti.
• Controllo e conformità: DocuWare offre funzionalità avanzate di sicurezza e controllo degli accessi per garantire la conformità normativa e proteggere i dati sensibili. È possibile impostare autorizzazioni di accesso granulari per garantire che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare determinati documenti contabili.
• Flussi di lavoro automatizzati: DocuWare consente di creare flussi di lavoro personalizzati per il processo contabile. Questi flussi di lavoro possono automatizzare le attività ripetitive, come l’approvazione delle fatture, accelerando i tempi di elaborazione e riducendo il rischio di errori.

Un workflow automatico grazie a Docuware

Supponiamo che un manager di nome Thomas Sanders stia tornando da un viaggio di lavoro. Comincia a rendicontare le spese di viaggio, usando il suo smartphone per scannerizzare tutte le ricevute delle spese di albergo, cibo e viaggio. 

Con pochi clic, compila il modulo per le spese di viaggio fornito dall’ufficio contabilità. Essendo il modulo di Docuware basato sul web, può compilarlo con lo smartphone o il portatile da qualsiasi luogo. Il modulo indica chiaramente quali informazioni sono necessarie, ad esempio le ricevute dei pasti o le spese per il noleggio di un’auto. 

 

 

Poi vengono caricate le ricevute scansionate nel modulo. Con un clic, le ricevute vengono inviate e il gioco è fatto! Il giorno dopo l’utente riceverà un’e-mail in cui il reparto contabilità comunica l’importo totale che gli verrà poi rimborsato.

Perché è stato tutto così semplice e veloce? Perché il supervisore – nel nostro esempio, Birgit Jones – ha ricevuto automaticamente la richiesta di rimborso spese di viaggio all’interno del flusso di lavoro e ha potuto approvarla con un timbro elettronico in pochissimo tempo, grazie a DocuWare. Di conseguenza, l’attività è stata inoltrata automaticamente al reparto contabilità per il completamento. 

Rimborso spese di viaggio in pochi step

Il punto di partenza per la rendicontazione delle spese di viaggio con DocuWare è sempre un modulo creato con DocuWare Forms e compilato dal dipendente. 

Tutte le fasi successive sono controllate automaticamente dal flusso di lavoro. Non appena le ricevute vengono registrate, è sufficiente seguire questi passaggi:

1.   Compilare il modulo e caricare le ricevute 

Nel browser, Thomas Sanders compila il modulo per le spese di viaggio e lo invia, in modo che la sua richiesta di spese di viaggio venga inviata al suo supervisore come attività all’interno del workflow.

2.   Controllare e approvare la nota spese di viaggio 

Birgit controlla le informazioni e le approva con un clic, in modo che vengano inviate al reparto contabilità come attività.

 

 

Il calcolo esatto dell’importo del rimborso, comprese le diarie, viene effettuato direttamente  nel software.

3.   Registrazione e pagamento 

Il reparto contabilità registra l’importo che dà il via al pagamento. Viene quindi generata automaticamente un’e-mail che informa Thomas Sanders dell’importo totale che gli verrà rimborsato. 

Trasferimento dei dati dal software per le spese di viaggio

Se si utilizza un software per le spese di viaggio, i dati possono essere trasferiti anche a DocuWare, a seconda della soluzione adottata. DocuWare offre diverse opzioni a seconda del programma per le spese di viaggio utilizzato. Ad esempio, è possibile utilizzare un servizio Web o collegare un database. 

Con DocuWare Cloud sono disponibili tutte le funzioni descritte per la rendicontazione delle spese di viaggio. Se si lavora con un sistema DocuWare installato localmente, sono necessarie le licenze per DocuWare Forms e Workflow Manager.