Responsabile della conservazione documenti informatici: cosa fa e normativa

Il Responsabile della conservazione dei documenti informatici è una delle figure menzionate e disciplinate dalle nuove “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” di AgID – in vigore dal 1° gennaio 2022. All’interno delle Linee Guida sono specificati compiti, requisiti e responsabilità del Responsabile della conservazione. 

Dobbiamo subito sottolineare come il termine conservazione abbia piena valenza giuridica, e sostituisca le precedenti formulazioni di conservazione sostitutiva e conservazione ottica. Si tratta di fatto della cosiddetta conservazione digitale, ma per legge è la conservazione dei documenti informatici, cioè ogni dato, fatto o atto che abbia rilievo giuridico. 

In questo articolo andremo a vedere più da vicino la figura del Responsabile della conservazione dei documenti informatici, cosa fa e qual è l’attuale normativa. 

Continua a leggere per saperne di più!

Responsabile della conservazione dei documenti informatici: chi è 

Il Responsabile della conservazione dei documenti informatici è il soggetto che tende a definire e attuare le politiche del sistema di conservazione, oltre che governare la sua gestione in piena autonomia e responsabilità. 

Questo ruolo può essere ricoperto soltanto da una persona fisica. Coordina il processo di conservazione e ne garantisce la corretta funzionalità nel tempo. Inoltre, risponde direttamente dei documenti ed è il soggetto di riferimento durante i vari controlli. 

Infine deve definire i requisiti del sistema di conservazione, garantendo che il processo sia sempre a norma di legge e monitorando la funzionalità del sistema di conservazione.

Responsabile della conservazione e normativa di riferimento 

All’interno delle Linee Guida troviamo tutto ciò che è necessario per affrontare i processi di gestione, protocollazione, formazione e conservazione dei documenti informatici. Si tratta di processi che abilitano alla trasformazione digitale.

Fra gli obblighi che sono stati previsti all’interno delle Linee Guida, troviamo: 

• nomina della figura del Responsabile della conservazione; 
• redazione del manuale di conservazione: si tratta di un un documento informatico che deve illustrare i soggetti coinvolti e quali ruoli svolgono, l’organizzazione e il modello di funzionamento, la descrizione delle misure di sicurezza adottate, delle infrastrutture utilizzate, delle architetture e dei processi; 
• uso dei servizi di un conservatore. 

Tutto questo contribuisce a garantire che il processo di conservazione venga regolato sulla base di standard tecnici ed erogato da persone che sono in possesso di idonei requisiti di sicurezza, qualità, continuità organizzativa ed operativa. 

Cosa fa il Responsabile della conservazione dei documenti informatici

Come abbiamo visto, il ruolo del Responsabile della conservazione dei documenti informatici è essenzialmente quello di controllare tutti i flussi di documenti in entrata e in uscita e di stabilire i requisiti del sistema di conservazione. Il tutto per garantire la validità probatoria e giuridica nel tempo tramite la conservazione, verificare periodicamente l’integrità degli archivi, redigere il manuale di conservazione e garantire nel tempo che tutto il processo sia a norma di legge.

Di seguito troviamo alcuni compiti nel dettaglio:

• Monitorare la corretta funzionalità del sistema di conservazione;
• Adottare misure idonee al fine di rilevare tempestivamente l’eventuale degrado delle registrazioni o dei sistemi di memorizzazione; 
• Ripristinare la corretta funzionalità dei sistemi di memorizzazione e adottare misure per l’obsolescenza dei formati;
• Definire i requisiti funzionali del sistema di conservazione e le politiche di conservazione in conformità alla normativa vigente;
• Assicurare la presenza di un pubblico ufficiale nel caso in cui sia necessario il suo intervento;
• Generare e sottoscrivere il rapporto di versamento seguendo le modalità previste dal medesimo manuale di conservazione;
• Effettuare una verifica periodica – la cadenza non deve essere superiore ai 5 anni – delle aggregazioni documentarie degli archivi e della leggibilità e dell’integrità dei documenti informatici;
• Generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione – nei casi previsti dal manuale di conservazione – con firma elettronica qualificata o con firma digitale;
• Predisporre il manuale di conservazione e curarne l’aggiornamento se sussistono cambiamenti tecnologici, procedurali, organizzativi o normativi rilevanti;
• Provvedere alla copia o alla duplicazione dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico; 
• Predisporre le misure necessarie per la sicurezza logica e fisica del sistema di conservazione; 
• Assicurare le risorse necessarie per l’assistenza e l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza agli organismi competenti.

Competenze e responsabilità 

Al Responsabile della conservazione dei documenti informatici sono richieste competenze archivistiche, informatiche e giuridiche. Il Responsabile della conservazione deve infatti:

• saper gestire le operazioni di classificazione, firma e registrazione;
• avere una corretta comprensione archivistica dell’archivio digitale;
• essere in grado di applicare le varie regole tecniche;
• saper gestire sia i metadati di conservazione che i metadati di formazione e gestione documentale.

Per quanto riguarda le responsabilità, il Responsabile della conservazione è responsabile dei processi di conservazione. Per questo motivo deve porre in essere una serie di attività di controllo al fine di monitorare le procedure di conservazione. Il tutto anche se queste attività vengono realizzate da un conservatore esterno.

Tale monitoraggio è fondamentale, poiché la responsabilità giuridica sui processi di conservazione è sempre in capo al soggetto formalmente designato come Responsabile della conservazione.