Reparto HR: come gestire application online con Docuware

Nel panorama sempre più digitale della selezione del personale, le candidature tramite modulo web si sono affermate come uno strumento essenziale per i direttori delle risorse umane e i loro team. Questa modalità di candidatura offre numerosi vantaggi, sia per i candidati che per i reclutatori, semplificando e ottimizzando il processo di selezione del personale.

In questo articolo, vedremo come integrare i moduli di candidature utilizzando Docuware Cloud e come questa pratica contribuisca a migliorare l’efficienza e l’efficacia della gestione delle risorse umane nelle aziende.

Application online in Docuware: tutti i vantaggi per il reparto HR

Le candidature tramite modulo web rappresentano una risorsa fondamentale per i direttori delle risorse umane e i loro team, offrendo una serie di vantaggi che ottimizzano il processo di selezione del personale. Uno dei principali benefici di questo approccio è la facilità con cui le candidature raggiungono direttamente il posto giusto all’interno dell’azienda. Attraverso i moduli web di candidatura, infatti, i potenziali candidati sono indirizzati ai reparti o alle posizioni specifiche per le quali sono più idonei, riducendo notevolmente il rischio di smarrimento delle candidature all’interno della vasta rete aziendale.

Inoltre, i moduli web di candidatura forniscono una piattaforma strutturata e facilmente accessibile per raccogliere informazioni dettagliate sui candidati. Grazie a questa struttura organizzata, i direttori delle risorse umane e i loro team possono valutare rapidamente e in modo efficace le qualifiche, l’esperienza lavorativa e le competenze dei candidati. Questo permette di esaminare a colpo d’occhio le informazioni cruciali, facilitando la selezione dei candidati più adatti per le posizioni aperte. Oltre a ciò, la possibilità di accedere rapidamente a queste informazioni riduce i tempi di analisi e valutazione delle candidature, consentendo ai responsabili delle assunzioni di concentrarsi maggiormente sui profili che meglio rispondono alle esigenze dell’azienda.

Grazie alla natura strutturata dei moduli web di candidatura, è possibile raccogliere dati uniformi e standardizzati da tutti i candidati. Questo facilita la comparazione tra le candidature e la valutazione oggettiva delle competenze e delle esperienze dei candidati. La standardizzazione dei dati rende più agevole il processo di monitoraggio e di gestione delle candidature nel tempo, consentendo ai direttori delle risorse umane di tracciare facilmente lo stato delle candidature e di gestire in modo efficiente l’intero processo di selezione.

Configurazione di un modulo di domanda Docuware

I moduli di domanda online sono veloci da configurare: in DocuWare Configuration, occorre passare all’area Moduli per creare un modulo di domanda. Il nostro esempio mostra un modulo di applicazione di base creato con DocuWare Forms, che naturalmente può essere ampliato/modificato a piacere.

Oltre ai dati generali di contatto e alle opzioni di caricamento di lettere di presentazione, curriculum e referenze, è possibile richiedere, ad esempio, ulteriori informazioni sull’istruzione/diploma, sui programmi di stage o di formazione e sulla prima data di inizio possibile, il tutto tramite questo semplice modulo.

È utile anche per limitare le dimensioni delle candidature, in modo che il totale delle candidature non superi i 20 MB per i file caricati, oppure che un singolo allegato non superi i 10 MB e che non si possano caricare più di 10 singoli file.

Impostazione dell’archiviazione e dell’indicizzazione

Una volta che il contenuto e il design di un modulo sono pronti, è il momento di definire le fasi successive per l’archiviazione di tutto il contenuto nell’archivio HR.

Nel nostro esempio, solo il nome e l’indirizzo e-mail sono utilizzati come valori di indice del modulo e i tipi di documento “Domanda” e “Nuovo” sono definiti come valori fissi:

A seconda delle esigenze del flusso di lavoro di reclutamento del vostro reparto risorse umane, questo modulo Docuware può essere adattato e ampliato a seconda delle esigenze. Alla voce Autorizzazioni, selezionate la casella per renderlo un modulo pubblico. Al termine del processo di configurazione del modulo, riceverete un URL che potrete inserire nella vostra pagina di carriera, ad esempio dietro un campo di testo “Candidatura online”.

Le candidature inviate tramite modulo online vengono poi salvate automaticamente nell’archivio delle risorse umane. A questo punto è possibile impostare un workflow automatizzato che invia una conferma di ricezione all’indirizzo e-mail specificato nel modulo e informa il reparto Risorse umane e i colleghi responsabili di altri reparti.