Quali criteri valutare per scegliere il giusto software di gestione documentale

Ad oggi la gestione documentale elettronica rappresenta un elemento essenziale per la digital transformation. Indipendentemente dal settore in cui l’azienda svolge la propria attività. È infatti proprio attraverso la gestione ottimale e tempestiva di dati e documenti che è possibile aumentare le performance generali dell’azienda.

Proprio per questo motivo i software di archiviazione documenti e digitalizzazione aziendale sono sempre più diffusi. Addirittura è stato stimato che il tasso di incremento annuale sarà quasi del 13%!

Sul mercato troviamo molti software di gestione documentale, tutti apparentemente molti simili tra loro. In realtà non è affatto così. Questi sistemi talvolta offrono servizi anche molto diversi tra loro, per cui è necessario capire quale software faccia davvero al caso tuo e della tua azienda – potresti ritrovarti tra le mani un ottimo strumento che non soddisfa però le tue esigenze. 

Ecco perché abbiamo deciso di elaborare una guida per accompagnarti passo dopo passo nella scelta del tuo prossimo software di gestione documentale. 

Iniziamo!

Scegliere un software di gestione documentale: che cosa bisogna sapere

Innanzitutto, è importante sottolineare come con il termine archiviazione di documenti digitali si faccia riferimento alla gestione delle informazioni che appartengono a qualsiasi processo aziendale – possiamo parlare di fatture, o di tutti quei documenti che prendono forma nel processo di supply chain. Affidare questi documenti a un software per l’archiviazione documentale vuol dire creare dei documenti che possono essere facilmente condivisi e conservarti in totale sicurezza.

I vantaggi apportati dall’introduzione di software per la gestione documentale digitale riguardano soprattutto l’ottimizzazione dell’efficienza generale dell’azienda – pensiamo ad esempio alla minor probabilità di errori di distrazioni causati dalle operazioni manuali e ripetitive di dipendenti e non solo -, la possibilità di disporre di documenti non modificabili nel tempo, la disponibilità di qualsiasi dato in qualsiasi momento e ovunque nel mondo – grazie alla presenza del cloud. 

Il tutto senza mai tralasciare gli elementi di riservatezza e sicurezza – indispensabili soprattutto a fronte delle nuove normative in ambito privacy – che sono oggi garantite grazie a tecnologie ad hoc, come le tecniche di crittografia e i sistemi di profilazione dell’utente. Infine sono previsti processi di backup in caso di minacce agli ambienti IT e incidenti.

Cosa considerare nella scelta di un software documentale

Come abbiamo anticipato, se è vero che dotarsi di un software di gestione documentale è indispensabile quanto vantaggioso, è vero anche che scegliere tra la vasta offerta sul mercato non è semplice. 

Per poter scegliere il software di gestione documentale più adatto alle tue esigenze ti consigliamo considerare attentamente tutti questi aspetti. 

Vediamo insieme e nel dettaglio quali sono. 

Potenza e scalabilità del software

Iniziamo subito col dire che gli applicativi devono necessariamente essere potenti. Questo perché quando vengono adottati in azienda vanno a coinvolgere qualsiasi processo aziendale, perché ciascuno di questi processi inizia e finisce con un documento, indipendentemente da quale sia il suo contenuto. I software di gestione documentale devono quindi interagire con le applicazioni più complesse, dall’ERP al CRM.

Non solo, ma è indispensabile anche che i software siano scalabili, ovvero che permettano all’azienda di poter aumentare o diminuire il numero delle funzioni utilizzate o degli utenti o a seconda delle proprie necessità – a questo proposito sono fondamentali anche le funzioni di fault tolerance e load balancing.

Funzionalità del software

Un software di gestione documentale deve avere delle specifiche funzionalità di base che gli consentono di occuparsi interamente del workflow, a partire dalla creazione di file digitali fino alla loro corretta conservazione. 

A queste è possibile aggiungere tutta una serie di opzioni aggiuntive che possono essere attivate a seconda delle varie esigenze, come ad esempio la fatturazione e la firma elettronica, ma anche i moduli per redigere tutti i documenti di trasporto – DDT.

Adeguamento e compliance alle normative privacy

La garanzia di sicurezza e protezione di dati e documenti rappresenta un requisito indispensabile affinché la gestione digitale documentale possa non solo funzionare, ma soprattutto essere conforme alle vigenti normative. Considera che molto spesso i dati contenuti all’interno dei documenti sono sensibili e quindi soggetti alla regolamentazione sulla privacy. 

Per sapere come essere compliance alle normative privacy ti consigliamo di leggere questo articolo su GDPR e la conservazione elettronica dei documenti digitali. 

Gestione documentale in cloud

La possibilità di gestire documenti aziendali in cloud contribuisce molto ad innalzare le performance e la produttività generale dell’azienda. Questo perché rende tendenzialmente e praticamente infinita la possibilità di archiviazione, consentendo inoltre l’accesso a informazioni e dati ovunque ci si trovi, soprattutto attraverso l’uso di strumenti di collaborazione promuovendo il lavoro in mobilità. 

Soluzioni di questo tipo devono quindi basarsi su infrastrutture tecnologiche che garantiscono la totale fruibilità delle informazioni dove e quando se ne ha bisogno – ad esempio pensiamo a data center ridondanti e solide connessioni.

In breve, ecco cosa devi considerare nella scelta del tuo nuovo software di gestione documentale: 

• Presenza di molteplici funzioni, a partire da quelle – come la catalogazione e indicizzazione automatica, o intuitivi strumenti di ricerca eccetera – fino alla conservazione a norma;
• Possibilità di essere erogato in cloud;
• Potenza e scalabilità al fine di sostenere organizzazioni complesse e in crescita;
• Facilità di integrazione in qualsiasi ambiente IT;
• Capacità di promuovere la collaborazione permettendo la creazione di flussi di comunicazione efficaci;
• Disponibilità di tecnologie di sicurezza della crittografia a tutte quelle che facilitino la conformità a leggi su privacy e protezione dei dati (incluso il GDPR);
• Semplicità di fruizione anche da parte degli utenti meno esperti.

Contattaci per ricevere informazioni sulle caratteristiche principali e indispensabili di un software di gestione documentale. Sapremo consigliarti al meglio grazie alla nostra professionalità! 

Inoltre, potrai provare gratuitamente DocuWare, il software di gestione documentale più potente al mondo. Richiedi adesso la tua demo!