Protocollo informatico documenti: una guida completa

All’interno di una Pubblica Amministrazione, il protocollo informatico viene considerato come il fulcro della gestione documentale. Tuttavia, sia per le necessarie misure da adottare al fine di garantire la corretta conservazione e l’inalterabilità dei documenti, sia per la grande mole di documenti prodotta ogni giorno, la gestione documentale in una PA non è mai semplice. 

Vista quindi l’importanza di uno strumento come il protocollo informatico, è importante sapere di cosa si tratta e come funziona. In questa guida trovi tutto ciò di cui hai bisogno. 

Continua a leggere per saperne di più!

Che cos’è il protocollo informatico? 

La prima cosa da fare è capire cosa si intenda con il termine protocollo informatico. Questo strumento – chiamato anche protocollo informatizzato – trova la sua definizione all’interno del Capitolo 3 Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici – AgiD. In particolare, la norma stabilisce che:

La registrazione informatica dei documenti è rappresentata dall’insieme di dati in forma elettronica allegati o connessi al documento informatico al fine dell’identificazione univoca di tutti i documenti prodotti e acquisiti.

Questa definizione generale individua quindi un insieme di tecnologie e funzioni che devono essere certificate e coordinate da parte del responsabile della gestione documentale. Inoltre, devono anche seguire il modello che viene espresso da ciascuna AOO – Area organizzativa omogenea – all’interno del proprio manuale di gestione documentale.

Ecco perché in una Pubblica Amministrazione rappresenta il cuore della gestione documentale. Infatti, la gestione della conservazione dei documenti, i flussi documentali e le modalità di creazione e validazione vengono gestite sempre sulla base del protocollo informatico

Dobbiamo inoltre ricordare che le Pubbliche Amministrazioni il protocollo informatico è richiesto in via obbligatoria. 

Cosa si intende per protocollazione? 

Con il termine protocollazione si indica un insieme di procedure che:

  • Identifica in modo univoco un certo documento apponendo informazioni temporali e numeriche;
  • Certifica la provenienza di un documento;
  • Assegna il documento all’Ufficio di pertinenza;
  • Vi associa un riferimento temporale.

Con il protocollo informatico, tutte queste fasi vengono gestite attraverso l’uso di strumenti digitali.

Quali sono le fonti normative? 

Ecco quali sono i più importanti riferimenti normativi

  • Disposizioni di carattere generale, DPR 28 dicembre 2000, n. 445;
  • Obbligatorietà del protocollo informatico, Dlgs 30 marzo 2001, n. 165;
  • Linee guida per l’adozione del protocollo informatico;
  • Interoperabilità, Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28;
  • Regole tecniche per la protocollazione, Gazzetta Ufficiale 12 marzo 2014, n° 59 e Supplemento Ordinario n° 20;
  • Linee guida, art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale.

Con il protocollo informatico, quali sono i benefici per le Pubbliche Amministrazioni?  

Il protocollo informatico ha introdotto diversi benefici per le Pubbliche Amministrazioni, in particolare: 

  • Agevolazione – sia nei costi che nei tempi – nell’accesso ai procedimenti da parte di imprese e cittadini; 
  • Incremento della semplificazione e della trasparenza amministrativa; 
  • Eliminazione dei tempi di protocollazione e dei registri cartacei; 
  • Ottimizzazione del flusso documentale.

Come funziona il protocollo informatico? 

Per rispondere correttamente a questa domanda, bisogna dire che non esiste un solo modo in cui funziona. Questo perché le PA possono dotarsi di soluzioni gestionali, tecnologiche e tecniche diverse. L’importante è che queste soluzioni siano in grado di svolgere in modo efficiente ed efficace tutte le varie operazioni proprie di questo strumento. 

Tuttavia, spiegare come funziona il protocollo informatico vuol dire capire in cosa consista la registrazione di protocollo, ovvero: 

L’insieme di metadati che devono essere memorizzati dal registro di protocollo, al fine di tenere traccia di tutti i contenuti che vengono spediti o ricevuti da una pubblica amministrazione. L’associazione di queste informazioni (i metadati) ai documenti è permanente e non modificabile.

In altre parole, associando determinate informazioni – i cosiddetti metadati – a un documento, la registrazione di protocollo tiene traccia di tutti i documenti in entrata e in uscita da una certa AOO in una data PA.

Quali sono i requisiti minimi di sicurezza che deve garantire?

Il protocollo informatico deve garantire:

  • L’accesso alle informazioni unicamente nei confronti degli utenti o dei gruppi di utenti autorizzati;
  • Autenticazione e identificazione di tutti gli utenti;
  • Il tracciamento permanente di ogni operazione di modifica;
  • L’individuazione del soggetto che ha effettuato eventuali modifiche.

Inoltre, il registro giornaliero di protocollo viene trasmesso entro la giornata lavorativa successiva rispetto all’intero sistema di conservazione, garantendo in questo modo l’immodificabilità del contenuto.

Cosa deve assicurare il protocollo informatico? 

Il protocollo informatico deve assicurare:

  • L’immodificabilità delle informazioni che riguardano il destinatario, il mittente e l’oggetto di una registrazione di protocollo;
  • La storicizzazione e il tracciamento di qualsiasi operazione e l’attribuzione all’operatore;
  • La storicizzazione delle informazioni annullate;
  • La modificabilità soltanto delle informazioni che riguardano l’assegnazione interna all’amministrazione e alla classificazione;
  • La storicizzazione di tutte le informazioni modificate e annullate rendendole entrambe comparabili e visibili.

 

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