Processi più smart e collaborativi con le modifiche in real time di DocuWare

Le modifiche in tempo reale in DocuWare apportano numerosi vantaggi al lavoro in team, migliorando la collaborazione, la comunicazione e l’efficienza complessiva.

Quando i membri del team possono vedere e apportare modifiche ai documenti in tempo reale, possono lavorare contemporaneamente sullo stesso progetto senza dover attendere versioni aggiornate.

La funzione Edit for Web di DocuWare apre nuove possibilità, migliorando l’efficienza e la produttività delle vostre attività. Vediamo insieme i principali vantaggi di questa funzione e come può trasformare la vostra gestione dei documenti aziendali.

Modifica di documenti Office in DocuWare: una panoramica

Vi è mai capitato di archiviare un documento di Microsoft Office in DocuWare e di voler apportare modifiche all’originale? In questo caso avete due possibilità: 

1. La funzione Modifica
2. La funzione Modifica in Office per il Web

Entrambe vengono visualizzate direttamente nel menu contestuale di un documento e nella barra degli strumenti del Viewer. 

Entrambe le funzioni consentono di aprire file Word, diapositive PPT o fogli di calcolo Excel archiviati in DocuWare direttamente nel programma Office originale. 

Se si sceglie Modifica, il documento è bloccato per gli altri utenti mentre lo si sta modificando. Con la funzione Modifica in Office per il Web, gli utenti di DocuWare Cloud hanno anche la possibilità di collaborare in tempo reale ai documenti Office archiviati. 

Facciamo un esempio. Immaginate di finalizzare un PowerPoint con il team grafico pochi minuti prima della consegna o di sincronizzare gli aggiornamenti in tempo reale su un progetto interdipartimentale durante una riunione virtuale. Questa gestione dinamica dei documenti può ridurre significativamente i tempi di risposta e aumentare l’accuratezza delle informazioni condivise all’interno dell’organizzazione. 

Modifica i documenti ovunque e in qualsiasi momento con DocuWare

La funzione Edit in Office for web di DocuWare migliora le capacità di lavoro a distanza, consentendo ai team di accedere e modificare i documenti da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo dotato di connessione Internet. 

Nei settori in cui le condizioni e i dati cambiano rapidamente, come quello dei media o dei servizi finanziari, la possibilità di modificare i documenti in tempo reale può essere particolarmente utile.

Inoltre, la funzione Modifica in Office per il Web per la collaborazione simultanea sui documenti è perfetta per le attività di gruppo. Grazie a questa funzione, tutti i partecipanti, sia in ufficio che da remoto, possono contribuire simultaneamente, garantendo che tutti i contributi siano integrati istantaneamente e senza soluzione di continuità nel documento. 

È sufficiente condividere il link direttamente dal menu contestuale di DocuWare e il destinatario può fare clic sul link e aprire direttamente il documento senza cercarlo in DocuWare. 

La facilità di accesso accelera il ritmo di completamento dei progetti, il che è fondamentale per mantenere la produttività anche da remoto. Sia che si tratti di rivedere i contratti, aggiornare le tempistiche dei progetti o modificare i report, l’integrazione di Microsoft Office 365 con DocuWare garantisce la sincronizzazione del team e l’aggiornamento dei documenti senza tempi morti. 

Fine delle interruzioni di accesso e dei file sovrascritti

Con la crescente diffusione del lavoro a distanza, la possibilità di modificare e gestire i documenti contemporaneamente diventa sempre più preziosa. 

L’editing in Office per il Web elimina la frustrazione dei file bloccati, rendendo più facile per i team apportare aggiornamenti rapidamente e far avanzare i progetti senza tempi di attesa improduttivi. 

Non è più necessario chiedere ai colleghi di uscire da un file per poter contribuire al documento. Questa costante accessibilità non solo accelera le tempistiche del progetto, ma permette anche di avere un apporto più diversificato di idee e competenze, arricchendo il contenuto e la profondità degli sforzi collaborativi.

Che si tratti dell’aggiornamento di verbali di riunioni o di file di progetti basati su un team, i file bloccati non ostacolano più il processo di modifica, rendendo più semplice per tutti i partecipanti la partecipazione.

Strumenti di editing dei documenti a confronto: Office per il Web e le applicazioni desktop tradizionali

Mentre le applicazioni desktop tradizionali sono state lo standard per la modifica dei documenti, Office per il Web offre un approccio più flessibile e collaborativo, in particolare se integrato con DocuWare. 

A differenza delle applicazioni desktop, che spesso richiedono l’installazione e l’aggiornamento del software, Office per il Web consente agli utenti di modificare i documenti direttamente nel browser, eliminando le spese IT. 

Questo approccio basato sul cloud garantisce agli utenti l’accesso agli strumenti e alle funzionalità più recenti senza la necessità di aggiornamenti software. Inoltre, la possibilità di collaborare in tempo reale, con modifiche immediatamente visibili a tutti i collaboratori del documento, è qualcosa che le applicazioni desktop non possono eguagliare in modo efficiente.

L’integrazione di DocuWare con Office per il Web elimina la necessità di noiosi download e caricamenti, poiché le modifiche si riflettono immediatamente in DocuWare. 

Inoltre, poiché le soluzioni cloud riducono la necessità di infrastrutture fisiche e il relativo consumo di energia, contribuiscono a una riduzione complessiva dell’impronta di carbonio dell’organizzazione.

Requisiti per l’utilizzo della funzione di modifica per Office nel Web di DocuWare

La funzione di modifica online è disponibile per tutti gli utenti di DocuWare Cloud e può essere attivata per il sistema DocuWare con un solo clic in Impostazioni organizzazione nelle Configurazioni.