Come passare da DocuWare On-premise a DocuWare Cloud

La gestione documentale ha un ruolo sempre più importante all’interno delle aziende, con una crescente necessità di soluzioni flessibili, scalabili e sicure. DocuWare offre due opzioni principali per le aziende: On Premise e Cloud.

In questo articolo, esploreremo il processo per passare da DocuWare On Premise a DocuWare Cloud.

DocuWare On Premise: che cos’è

DocuWare On Premise è una versione del software DocuWare che viene installata e gestita direttamente sui server e nelle infrastrutture IT dell’azienda cliente, anziché essere ospitata e gestita su server cloud di terze parti.

Con la versione On Premise, le organizzazioni hanno il pieno controllo sulla gestione, la configurazione e la manutenzione del software all’interno del proprio ambiente IT interno. Ciò può essere particolarmente vantaggioso per le aziende che preferiscono mantenere i propri dati e le proprie operazioni all’interno delle loro strutture, piuttosto che affidarli a fornitori esterni di servizi cloud.

L’utilizzo di DocuWare On Premise consente alle aziende di sfruttare le funzionalità avanzate di gestione documentale offerte da DocuWare, come la digitalizzazione dei documenti, l’archiviazione sicura, il routing dei documenti e la collaborazione, mantenendo allo stesso tempo il controllo diretto sulla loro infrastruttura IT e sui dati aziendali.

In sintesi, la versione On Premise è una soluzione di gestione documentale che offre agli utenti un maggiore controllo e flessibilità, consentendo loro di implementare e gestire il software direttamente all’interno del proprio ambiente IT aziendale.

Che cos’è DocuWare Cloud

DocuWare Cloud è una soluzione software che viene ospitata e gestita su server cloud di terze parti anziché installata e gestita direttamente sui server interni dell’azienda cliente.

Con la versione Cloud, le organizzazioni possono beneficiare delle potenti funzionalità di gestione documentale offerte da DocuWare senza doversi preoccupare della gestione e della manutenzione dell’infrastruttura IT sottostante. Questo modello di distribuzione offre diversi vantaggi, tra cui:

1. Scalabilità: il Cloud consente alle aziende di scalare facilmente le risorse in base alle proprie esigenze. L’infrastruttura cloud può essere facilmente ridimensionata per gestire picchi di carico o per adattarsi a cambiamenti nel volume di dati.
2. Aggiornamenti automatici: DocuWare Cloud gestisce automaticamente gli aggiornamenti del software, garantendo che gli utenti abbiano sempre accesso alle ultime funzionalità e miglioramenti senza dover gestire manualmente l’aggiornamento del software.
3. Accessibilità remota: Essendo basato su cloud, DocuWare Cloud consente agli utenti di accedere ai propri documenti e flussi di lavoro da qualsiasi luogo e dispositivo connesso a Internet, facilitando il lavoro remoto e la collaborazione.
4. Sicurezza avanzata: DocuWare Cloud offre funzionalità avanzate di sicurezza dei dati, inclusa la crittografia dei dati in transito e a riposo, il controllo degli accessi e la conformità normativa, garantendo la protezione dei dati aziendali sensibili.
5. Gestione semplificata: Con DocuWare Cloud, le aziende possono concentrarsi sulle proprie attività principali senza doversi preoccupare della gestione e della manutenzione dell’infrastruttura IT, poiché queste responsabilità sono gestite dal fornitore di servizi cloud.

Come passare da DocuWare On Premise a DocuWare Cloud

Passare a DocuWare Cloud è più semplice di quanto si pensi. Ecco come procedere in pochi passaggi:

• Fase 1 – Occorre fare l’inventario dell’attuale sistema on-premise, che consente di determinare l’impegno e il tempo necessari per trasferire la configurazione e i documenti.
• Fase 2 – Si prepara un nuovo sistema Cloud con i raccoglitori, i processi e qualsiasi altra configurazione presente nell’ambiente attuale.
• Fase 3 – La maggior parte dei documenti più vecchi viene trasferita nel sistema Cloud e resa immediatamente disponibile.
• Fase 4 – Ora avviene il trasferimento dei documenti più recenti. Questo avviene di solito al di fuori dell’orario di lavoro, in modo da non interrompere l’attività quotidiana. Tutto questo avviene in parallelo all’ambiente esistente, in modo da non avere alcun impatto sul sistema corrente.

Il tempo necessario per il passaggio dipende dalla complessità del sistema e dalla quantità di documenti da trasferire, ma generalmente si tratta di poche settimane.