Output management system: 5 vantaggi

Output management system – OMS – è un termine che viene usato per indicare le soluzioni che centralizzano e automatizzano – in parte o del tutto – i processi necessari per produrre comunicazioni digitali e cartacee con i clienti, inclusa la progettazione, l’elaborazione, la produzione, spedizione e archiviazione.

Guardando alla definizione, non ci si rende del tutto conto della grande quantità di benefici e vantaggi che una soluzione output management system può davvero apportare alle aziende. E questo soprattutto in un momento in cui le aziende sono sotto pressione per risparmiare denaro e aumentare la produttività, rafforzare la conformità e digitalizzare le loro operazioni. Il tutto mentre cercano di soddisfare la crescente domanda dei clienti di comunicazioni personalizzate, pertinenti, accurate e tempestive.

Ecco che un output management system può aiutare a raggiungere facilmente tutti questi obiettivi. Inoltre vi è un’ampia gamma di soluzioni disponibili. Dalla semplice elaborazione della posta alla gestione delle comunicazioni multicanale con i clienti a livello aziendale. Ecco perché questa opzione è adatta a tutti i tipi di attività. In alcuni casi offrono l’opzione di distribuzione in hosting o on-premise, e le soluzioni possono evolversi man mano che la tua azienda cresce e i requisiti cambiano.

Noi di Real Document Solution abbiamo selezionato 5 vantaggi che questo sistema offre. Continua a leggere per scoprire quali sono! 

5 vantaggi di output management system

Ecco 5 vantaggi per cui dovresti prendere in considerazione di adottare subito un output management system all’interno della tua azienda. 

Digitalizza la tua attività al ritmo dei tuoi clienti 

Oggi la digitalizzazione è la priorità numero uno per le aziende. Tutti puntano a diventare paperless, ma arrivarci può essere difficile e complicato. In un recente studio, i responsabili delle decisioni IT prevedono con sicurezza che entro due anni soltanto il 9% dei processi aziendali chiave verrà eseguito su carta. Tuttavia, più della metà ammette che i loro processi sono ancora in gran parte – o addirittura interamente -, basati su carta. Circa uno su tre afferma che per comunicare con i clienti utilizza ancora la carta, non la posta elettronica. In questo contesto, un software di gestione dell’output supporta più canali di comunicazione e ti consente di passare dalla comunicazione stampata a quella digitale. Il tutto senza interruzioni e a un ritmo adatto a te e ai tuoi clienti.

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Garantire la conformità 

Gli audit trail sono solo un esempio di come il software di gestione dell’output aiuti la conformità. Automatizzando la preparazione, la produzione e l’invio delle comunicazioni con i clienti in generale, il software OMS semplifica il rispetto di regole, regolamenti e standard pertinenti, dal pre-smistamento della posta per massimizzare gli sconti all’archiviazione delle fatture per standard HMRC.

Aumenta la produttività  

Un output management system ha un effetto enorme sulla produttività del personale. Questo perché automatizza quasi ogni aspetto del processo di comunicazione, dall’uso di modelli per la creazione di documenti al pre-smistamento automatico della posta. Quadient – azienda specializzata in attrezzature logistiche e trattamento della posta – ha stimato che l’elaborazione automatica della posta consenta di risparmiare 30-60 secondi per articolo. Dall’altra parte, l’azienda Claim Eazy ha ridotto dell’80% il tempo necessario per elaborare la posta in uscita dall’installazione di un inseritore di cartelle e di un software di gestione dell’output Quadient DS-200i intelligente.

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Mantieni visibilità e controllo 

Una delle difficoltà nell’adozione della comunicazione multicanale, è quella di tenere traccia di ciò che è stato inviato a chi, quando e come. Con l’archiviazione integrata, un output management system fornisce una visione e un registro consolidati di tutte le comunicazioni, indipendentemente dal fatto che siano state distribuite elettronicamente o stampate e pubblicate. I dipendenti possono vedere a colpo d’occhio quando e come è stato inviato qualcosa. Il tutto senza dover passare da una domanda all’altra e/o da un sistema di archiviazione.

Fare un uso migliore delle risorse  

Approfitta delle economie di scala e di una gestione più semplice centralizzando la produzione e la spedizione dei documenti. Le organizzazioni con più filiali non devono installare apparecchiature di stampa e spedizione in ogni ufficio. Come anche non devono sopportare dispositivi più lenti e meno produttivi negli uffici satellite. Con il software di gestione dell’output, tutti i documenti possono essere elaborati e spediti centralmente. Ma non solo riduce i requisiti di supporto nelle filiali e consente alle organizzazioni di utilizzare in modo produttivo dispositivi più grandi ed economici nella sala stampa/posta aziendale. Infatti, la centralizzazione massimizza anche i possibili sconti sui volumi di Royal Mail. 

Per le piccole e medie imprese, la funzione di posta ibrida di Print Machine o OMS-500 consente l’esternalizzazione della stampa e della spedizione a un centro postale di Quadient nel Regno Unito.

 

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