Organizzare documenti: dal cartaceo al digitale con DocuWare

All’interno di qualsiasi azienda, organizzare documenti in modo corretto ed efficace è fondamentale per ottimizzare tempo e risorse preziose. Tuttavia, questo aspetto viene sempre più spesso sottovalutato. 

Se in passato organizzare documenti poteva sembrare un’operazione particolarmente complessa e complicata – pensiamo alle immense pile di fogli sulla scrivania -, oggi, con l’avvento della digitalizzazione, è tutto più semplice e alla portata di tutti. 

Infatti, i documenti dispiegano tutta la loro potenza in forma digitale. Archiviati centralmente, i documenti aziendali importanti sono accessibili in qualsiasi momento e possono essere modificati tempestivamente nei flussi di lavoro. Un software di gestione documentale come DocuWare ti supporta nel tuo percorso verso un ufficio sempre più paperless.

 

Organizzare documenti con DocuWare: integra i documenti cartacei nell’automazione dell’ufficio

DocuWare esegue la scansione e indicizza i documenti cartacei senza necessità di inserimento manuale. In questo modo hai sempre il pieno controllo del processo di scansione e dei tuoi documenti. 

Ecco cosa puoi fare con DocuWare: 

• Salva automaticamente le scansioni in DocuWare, in un archivio generale o di un dipendente responsabile;
• I documenti sono automaticamente indicizzati prima dell’archiviazione. L’intelligenza artificiale del servizio DocuWare Intelligent Indexing riconosce le informazioni cruciali di un documento e le trasforma in dati altamente strutturati e utilizzabili come termini di indice;
• Utilizza le configurazioni di importazione per determinare autonomamente quali voci di indice vengono assegnate, se valori fissi o dinamici o testi dal documento scansionato;
• Controlla la risoluzione, il contrasto e l’allineamento per le scansioni: se lo desideri, DocuWare può farlo automaticamente.

Digitalizza i tuoi documenti cartacei in modo completamente automatico. Una volta indicizzati e archiviati in modo sicuro nell’archivio, i documenti vengono perfettamente integrati nei flussi di lavoro digitali.

Vuoi un archivio documenti perfetto? Ti consigliamo di leggere l’articolo 5 consigli per un perfetto archivio digitale.

 

Dal cartaceo al digitale: come organizzare documenti in pochi passi con DocuWare

Le aziende utilizzano diversi tipi di scanner, talvolta con caratteristiche tra loro molto differenti. Per alcuni software di gestione documentale questo potrebbe rappresentare un grande ostacolo. Invece, DocuWare importa tutte le scansioni in modo sicuro e, se lo si desidera, in modo completamente automatico. 

Ecco come organizzare documenti in modo efficace dal cartaceo al digitale, sfruttando i vantaggi di tutti i tipi di scanner: 

• Periferica multifunzione (MFP): una fotocopiatrice da ufficio universale con un’interfaccia di rete è utilizzata da numerosi dipendenti per un’ampia varietà di processi di scansione. Tutti i diversi documenti scansionati sono trasferiti al dipendente responsabile tramite una cartella di rete corrispondente;
• Scanner ad alta velocità: questi dispositivi scansionano più pile di carta nel più breve tempo possibile – pensiamo ad esempio agli uffici postali. Anche in questo caso, DocuWare fornisce tutti i documenti automaticamente indicizzati, separati in singole pagine e ordinati nell’archivio corretto;
• Scanner da scrivania: controlla lo scanner desktop per l’acquisizione occasionale di documenti con la pratica app DocuWare Scan. Salva i documenti scansionati direttamente nel vassoio dei documenti del dipendente responsabile o in un archivio;
• Smartphone: scatta una foto da singole pagine. Soprattutto durante i viaggi di lavoro, il tuo cellulare si rivela uno scanner tascabile davvero utile. L’app mobile PaperScan ritaglia le scansioni secondo necessità e le carica direttamente su DocuWare.

Vuoi sapere come archiviare i tuoi documenti in modo totalmente sicuro? Leggi questo articolo Archiviazione documenti sicura: 4 elementi chiave.

 

4 motivi per passare dal cartaceo al digitale con DocuWare

Con DocuWare sfrutti davvero i vantaggi di tutti i tipi di scanner. Inoltre, DocuWare è: 

1. Verificato: aggiungi automaticamente una firma elettronica alle scansioni per garantire la loro autenticità;
2. Protetto: niente più documenti che si perdono in circolazione o rimangono sulla scrivania di un dipendente; 
3. Compatibile: ogni tipo di scanner può essere perfettamente integrato in DocuWare;
4. Automatizzato: L’indicizzazione può essere eseguita automaticamente. Gli inserimenti manuali non sono necessari.

 

Organizzare documenti: come iniziare a digitalizzare la carta con DocuWare

Ci sono due soluzioni per iniziare a digitalizzare i tuoi documenti cartacei con DocuWare: 

• Cloud: le funzioni di scansione fanno parte di ogni licenza DocuWare Cloud. DocuWare Cloud include anche Intelligent Indexing, Workflow Manager, Moduli e molte altre funzioni utili per te e per il tuo team;
• In locale: se si utilizza DocuWare come sistema installato localmente, le funzioni di base per la scansione, l’importazione e l’indicizzazione dei documenti sono disponibili con ogni licenza server. Per ulteriori funzioni come la separazione per numero di pagina o l’indicizzazione con il testo del documento, sono inoltre disponibili le licenze DocuWare Import e Barcode & Forms. L’indicizzazione intelligente può essere concessa in licenza come servizio basato sul Web o come modulo autonomo all’interno del data center.

 

Adesso non ti resta che provare tu stesso la potenza di DocuWare!

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