Office automation: cos’è e come funziona

Hai mai sentito parlare di office automation? 

La transizione da operazioni analogiche a operazioni digitali può rappresentare una vera e propria sfida per un’azienda. Questo perché la digital transformation richiede l’adozione di vari accorgimenti all’interno delle dinamiche e dei processi aziendali. Tuttavia, ci sono strumenti che possono semplificare e rendere più efficiente questa trasformazione. Parliamo dei software dedicati a velocizzare e automatizzare le procedure interne dell’ufficio, portando anche modifiche nell’organizzazione del lavoro.

È proprio questo il campo dell’office automation, una tipologia di software progettata per soddisfare le esigenze di automazione specifiche dell’ambiente lavorativo. Grazie all’office automation, l’azienda può affrontare con maggiore facilità il passaggio verso operazioni digitali, migliorando l’efficienza e riducendo il carico di lavoro manuale. Questi strumenti consentono di semplificare processi, accelerare le operazioni e ridurre gli errori umani, contribuendo a un ambiente lavorativo più produttivo e organizzato.

In questo articolo vediamo nel dettaglio di cosa si tratta e come DocuWare aiuta la tua azienda in questa operazione di digitalizzazione. 

Quando nasce l’office automation

L’office automation ha iniziato a diffondersi negli anni ’70 e ’80, principalmente grazie alla digitalizzazione degli archivi nelle aziende private e negli enti pubblici. Tuttavia, è stato con l’introduzione e la commercializzazione dei microcomputer e dei personal computer che questa tecnologia ha raggiunto la sua massima diffusione.

Ma cosa significa office automation? 

Oggi, l’office automation comprende una vasta gamma di software e strumenti che contribuiscono a velocizzare e automatizzare le procedure all’interno dell’ufficio. Tra questi ci sono i fogli elettronici e i programmi di videoscrittura, che permettono di gestire documenti in modo digitale e aumentano l’efficienza nella creazione e modifica dei contenuti. Ma l’office automation non si limita solo a questi strumenti software, include anche hardware come gli scanner, i supporti di memoria esterni, la rete internet e la posta elettronica, che agevolano la gestione e la condivisione di informazioni.

La realizzazione dell’office automation è possibile grazie alla combinazione di hardware come PC desktop, apparati di rete, scanner, notebook e server, infrastrutture come la connettività e il cloud computing, e software dedicati. L’obiettivo principale dell’office automation è quello di sostituire i processi tradizionali e manuali, come l’archiviazione fisica dei documenti, la compilazione di schede o l’aggiornamento di schedari, con procedure e attività digitalizzate e perfettamente integrate nell’organizzazione aziendale. In questo modo, l’office automation mira a migliorare l’efficienza operativa, ridurre gli errori umani e facilitare la collaborazione tra i membri del team, contribuendo alla crescita e al successo dell’azienda.

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Office automation: significato

Prima di vedere quali sono i vantaggi che apporta alle aziende, dobbiamo capire cos’è l’office automation. 

L’office automation consiste nell’applicazione di soluzioni software e hardware per digitalizzare, conservare e gestire tutte le informazioni inerenti le attività di un ufficio. 

Sono quindi delle applicazioni appositamente progettate per automatizzare e velocizzare le attività e le procedure d’ufficio, migliorando così la gestione aziendale e integrando in modo efficiente tutti i processi di front office e back office.

Queste applicazioni danno la possibilità di:

• Scrivere testi;
• Creare grafici e presentazioni;
• Eseguire calcoli più o meno complessi;
• Inviare e ricevere email;
• Archiviare le informazioni.

 

Automazione dell’ufficio: come funziona 

L’office automation è il risultato di un’integrazione sinergica tra hardware, infrastruttura e software. A livello hardware, si utilizzano strumenti come PC desktop, notebook, server, scanner, apparati di rete e dispositivi di storage per facilitare l’automazione delle attività in ufficio. L’infrastruttura è fondamentale per il funzionamento dell’office automation e include servizi di cloud computing e connettività per garantire una gestione efficace dei dati e delle informazioni.

L’elemento chiave dell’office automation è il software, spesso fornito sotto forma di una suite di applicazioni di produttività individuali. Questo software offre una vasta gamma di funzionalità per semplificare e automatizzare processi lavorativi. L’obiettivo principale dell’automazione dell’ufficio è rimpiazzare i processi tradizionali, spesso manuali e soggetti a possibili errori umani, come la compilazione di schede, l’aggiornamento di schedari o l’archiviazione fisica dei documenti.

Grazie all’automazione, queste attività vengono trasformate in procedure digitalizzate e perfettamente integrate nel flusso di lavoro dell’organizzazione. Ciò permette di aumentare l’efficienza operativa, ridurre i tempi di esecuzione e migliorare la gestione delle informazioni. Inoltre, l’office automation promuove una maggiore collaborazione tra i membri del team, favorendo una migliore comunicazione e condivisione delle risorse. Nel complesso, l’office automation si propone di ottimizzare il funzionamento dell’ufficio e contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali in modo più efficiente ed efficace.

 

Tutti i vantaggi di un software di office automation

L’office automation ti permette di ottimizzare interamente il workflow, oltre che garantire la piena integrazione dei processi di front office e back office.

Questo sistema porta con sé tutta una serie di incredibili vantaggi per l’azienda. Ecco i principali: 

• Riduzione dei consumi: tutte le soluzioni informatiche che contribuiscono ad automatizzare l’ufficio e a renderlo più paperless, apportano una riduzione notevole dei consumi di energia elettrica, di carta e di materiali di consumo. Lo stesso discorso vale per lo spazio all’interno dell’ufficio dedicato ai tradizionali archivi, che attraverso l’automatizzazione tendono a scomparire;
• Accesso sicuro alle informazioni aziendali: ad oggi tutti gli strumenti di produttività personale – soprattutto quelli in cloud – assicurano non soltanto l’accesso a documenti e file aziendali in ogni momento e luogo, ma anche la sua totale sicurezza;
• Aumento della produttività dei dipendenti: le funzionalità di collaborazione in tempo reale che caratterizzano i moderni strumenti di office automation consentono al dipendente di poter risparmiare il tempo dedicato ad attività ripetitive e manuali. Questo tempo potrà essere perciò veicolato in attività più strategiche per l’azienda;
• Aumento dell’efficienza dei processi: l’office automation rende infatti i flussi di lavoro più fluidi e i processi operativi più efficienti;
• Miglioramento della qualità del lavoro: grazie a una condivisione più efficace e fluida di tutte le informazioni all’interno dell’organizzazione;
• Si rendono più snelli i processi di approvazione e autorizzazione: grazie alla possibilità di operare simultaneamente sullo stesso documento, riducendo così l’iter e i tempi di approvazione e di autorizzazione;
• Decision making più efficace: queste applicazioni offrono la garanzia di operare tempestivamente su dati in costante aggiornamento. Questo porta l’azienda verso un’accuratezza maggiore dei processi decisionali.

 

Office automation: esempi

Oggi il mercato offre una vasta gamma di software per l’office automation, permettendo alle aziende di scegliere la soluzione più adatta alle proprie esigenze. Tra le suite di applicazioni di produttività più popolari ci sono Microsoft 365 – precedentemente conosciuto come Office 365 – e Google Workspace, noto in passato come G Suite. Entrambe queste soluzioni offrono piani di abbonamento personalizzabili in base alle specifiche dell’organizzazione, come il numero di utenti collegati, lo spazio di archiviazione necessario e il livello di sicurezza richiesto.

Oltre a queste, ci sono anche altre suite disponibili, come LibreOffice, che è un software open-source e gratuito, fornendo funzionalità simili a quelle delle suite più famose.

Per la gestione di siti web o blog, ci sono i software CMS – Content Management System –  come WordPress, che è tra i più diffusi, ma anche Joomla e Drupal, che consentono di creare e gestire contenuti online in modo semplice e intuitivo.

Un trend recente è rappresentato dai software specifici per la comunicazione e la collaborazione tra team. Tra questi spiccano Slack e Zoom, che offrono strumenti per la messaggistica, la videoconferenza e la condivisione di file, facilitando la comunicazione e il lavoro collaborativo, soprattutto in contesti di team distribuiti.

La maggior parte di queste soluzioni è basata su cloud, il che significa che permettono l’accesso da qualsiasi luogo, favorendo la flessibilità e la mobilità dei dipendenti.

In sintesi, l’ampia scelta di software per l’office automation offre alle aziende diverse opzioni per ottimizzare la produttività, la comunicazione e la collaborazione, adattandosi alle specifiche necessità di ciascuna organizzazione.

 

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Grazie a DocuWare potrai ottenere una completa digitalizzazione del tuo ufficio. Questo software rivoluziona il modo di archiviare, proteggere e condividere i documenti all’interno dell’azienda.

Le funzionalità brevettate da DocuWare contribuiscono ad automatizzare il flusso completo dei documenti nell’ambito dei processi aziendali. 

Con DocuWare potrai:

• Archiviare i documenti in modo automatico e veloce, grazie ad un algoritmo di intelligenza artificiale che all’interno del documento recupera gli indici che si vogliono importare;
• Creare un processo agile che semplifichi le dinamiche aziendali, velocizzando quindi i flussi di lavoro;
• Trasformare il modo di raccogliere informazioni da clienti e colleghi, grazie a form elettronici che permettono di generare dei pdf con le informazioni inserite dal soggetto che ha risposto alle domande. Questo permette di archiviare, condividere e proteggere tutte le informazioni direttamente nel proprio sistema, senza il rischio di perderle o di dover passare molte ore ad aggregarle;
• Archiviare email e allegati in un sistema documentale e in modo sicuro, trasformando un messaggio email in un documento pdf ordinato all’interno del proprio sistema;
• Collegare tra loro i documenti e creare un dossier elettronico;
• Effettuare una ricerca Full Text, permettendo di recuperare un documento partendo da un termine specifico. Non solo si risale al documento in pochi secondi, ma il sistema suggerisce la pagina in cui è contenuto il termine cercato. 

 

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