Modificare l’indice di oltre 100 documenti contemporaneamente: una guida Docuware

 

Quando documenti e file vengono archiviati in DocuWare, questi sono dotati di metadati, ovvero le cosiddette “voci di indice”. 

Le voci dell’indice di un documento possono essere, ad esempio, il tipo di documento, lo stato del documento, il nome della società, i vari contatti, il numero del progetto o qualsiasi altra categoria. L’indicizzazione originale è facile da correggere, sia che si voglia correggere l’ortografia, cambiare un nome o modificare manualmente lo stato di un documento da “valido” a “non valido”.

In questo articolo vedremo come apportare modifiche in un clic, sia per un solo documento che per diverse centinaia di documenti contemporaneamente.

Modifica le voci di indice di un documento in Docuware

Per modificare le voci di indice di un documento, occorre innanzitutto trovare il documento per il quale si desidera modificare l’indicizzazione e fare clic con il tasto destro del mouse sulla voce relativa per aprire il menu contestuale. Da qui, selezionare la funzione “Modifica voci indice”. Questa funzione funziona sia nelle ricerche e negli elenchi, sia nelle attività. Se la funzione non viene visualizzata o è in grigio, significa che non si ha l’autorizzazione a farlo.

 

 

Se si ha l’autorizzazione per effettuare modifiche, si apre la finestra di dialogo dell’indice, in cui è possibile vedere e modificare tutti i termini dell’indice appartenenti al documento. A tale scopo, fare clic sul campo corrispondente e copiare la nuova voce dall’elenco a discesa o con l’indicizzazione One Click. In alternativa, è possibile inserire la nuova voce utilizzando la tastiera.

 

 

Modificare di più voci di indice in Docuware

Se si desidera modificare la stessa voce di indice per più documenti – ad esempio, perché il nome del progetto è cambiato o perché si vuole correggere un errore di ortografia – è sufficiente eseguire una ricerca nel raccoglitore dei documenti per i quali si desidera modificare lo stesso termine dell’indice. 

A questo punto occorre selezionare i documenti desiderati: in DocuWare funziona come in altre applicazioni Windows:

• [Ctrl +A]: Seleziona tutti i documenti
• [Ctrl +Clic]: Seleziona i documenti selezionati
• [Ctrl + Maiusc]: Seleziona un intervallo di documenti nell’elenco dei risultati.

 

 

Poi bisogna fare clic con il tasto destro del mouse per aprire il menu contestuale e selezionare la funzione “Modifica voci indice multiple”. Oppure utilizzare la scorciatoia da tastiera [Ctrl+Alt+I]. Si apre la seguente finestra di dialogo:

 

Per prima cosa, selezionare il campo in cui si desidera modificare la voce dell’indice. Quindi inserire il nuovo valore. Infine, fare clic su “Modifica”. La nuova voce di indice per tutti i documenti è ora applicata.

 

Modificare le voci di indice per più di 100 documenti

Con il metodo descritto sopra, in un elenco di risultati è possibile selezionare al massimo 100 documenti contemporaneamente, poiché le voci aggiuntive vengono visualizzate in una nuova pagina (e quindi non possono essere selezionate contemporaneamente). 

Pertanto, se si desidera modificare la stessa voce di indice per più di 100 documenti, occorre selezionate la funzione “Modifica le voci dell’indice per tutti i documenti” come pulsante nell’elenco dei risultati. In questo modo si elimina la necessità di contrassegnare i documenti e di aprire la funzione tramite il menu contestuale. Con un solo clic, è possibile modificare direttamente l’indicizzazione di tutti i documenti in un elenco di risultati.