Modifica documenti di Microsoft Office in DocuWare per workflow più facili e veloci

Nel mondo del lavoro, la velocità e l’efficienza nella gestione dei documenti sono fondamentali per mantenere alta la produttività e ottimizzare i flussi di lavoro. Con l’integrazione di Microsoft Office per il Web in DocuWare, la modifica dei documenti Microsoft Office diventa un processo semplice e immediato, direttamente all’interno della piattaforma.

Questo aggiornamento rappresenta una svolta significativa, permettendo di lavorare sui documenti senza doverli scaricare e ricaricare continuamente, facilitando così un flusso di lavoro più fluido e veloce. 

In questo articolo esploreremo come questa nuova funzionalità può semplificare la gestione dei documenti, migliorare la collaborazione tra i membri del team e ridurre i tempi di inattività, contribuendo a rendere i tuoi processi di lavoro più efficienti e reattivi. Scopri i principali vantaggi di questa integrazione e come sfruttarla al meglio per ottimizzare le tue attività quotidiane.

1. Rapido e semplice: modifica dei documenti

A partire dalla versione 7.4, in DocuWare Cloud è possibile modificare i documenti Microsoft Office archiviati online tramite Office per il Web. Questo semplifica alcune operazioni e rende possibili altre che prima non lo erano.

Se utilizzi un documento Word per redigere i verbali delle riunioni del tuo team e li archivi in DocuWare, ora puoi aggiornarli in tempo reale durante la riunione successiva semplicemente utilizzando la funzione di modifica. 

Prima questo comportava il download del documento, il salvataggio locale, l’apertura in Word e poi il ricaricamento su DocuWare. Con la nuova funzione “Modifica in Office per il Web”, tutto ciò non è più necessario. 

Il documento viene aperto direttamente in Office Online, dove puoi apportare le modifiche necessarie. In DocuWare, il documento verrà aggiornato automaticamente. Questa funzione è disponibile anche nella sezione “tray” se, ad esempio, desideri modificare una citazione prima di archiviare.

2. Lavorare su più documenti insieme in tempo reale e da qualsiasi luogo

La funzione “Modifica in Office per il Web” può essere utilizzata da più persone contemporaneamente per lo stesso documento.

Per esempio, se devi apportare modifiche alla tua presentazione poco prima di un evento, puoi farlo in PowerPoint in tempo reale con il tuo collega del reparto grafico, assicurandoti che i nuovi contenuti siano perfetti. 

Oppure, in caso di un progetto interdipartimentale, tutti i partecipanti possono inserire il loro stato attuale in tempo reale durante una riunione settimanale del progetto, sia che siano presenti in sala riunioni o stiano lavorando da remoto.

3. Niente più documenti bloccati

Poiché è possibile modificare i documenti contemporaneamente, questi non possono più essere bloccati dai colleghi.

Se hai una lista di partecipanti per un evento interno, ora più persone possono accedervi contemporaneamente. Il messaggio “documento bloccato dall’impiegato XY” è ormai solo un ricordo del passato.

Come accedere a questa nuova opzione di modifica

Per accedere a questa funzione in DocuWare, deve essere prima attivata centralmente per la tua organizzazione, andando su DocuWare Configuration > General > Organization Settings.

Ora, quando richiami la funzione di modifica per documenti in Word, Excel o PowerPoint nel Web Client, la nuova opzione “Modifica in Office per il Web” sarà disponibile. Questo vale sia per i documenti archiviati che per quelli nella sezione “tray”.

Il documento si aprirà in una nuova scheda del browser, dove potrai apportare modifiche insieme ai tuoi colleghi.