Manuale gestione documentale 2024: le linee guida

Il manuale di gestione documentale è un elemento cruciale nell’ambito delle pubbliche amministrazioni, in quanto svolge un ruolo fondamentale nella definizione dei protocolli e delle procedure per la gestione della documentazione elettronica. 

Questo strumento, richiesto per legge, fornisce una guida dettagliata su come i documenti digitali devono essere creati, organizzati, conservati e distribuiti all’interno di un’organizzazione pubblica.

In un’epoca in cui la quantità di dati e informazioni digitali è in continua crescita, il manuale di gestione documentale diventa ancor più rilevante. Esso assicura che le pubbliche amministrazioni mantengano standard elevati di efficienza operativa, trasparenza e rispetto delle normative vigenti in materia di archiviazione e gestione dei documenti.

Questo articolo esplorerà in dettaglio cos’è un manuale di gestione documentale, quali sono le sue principali funzioni e come redigerne una versione efficiente e conforme alle leggi nel 2024.

Iniziamo!

Manuale di gestione documentale e protocollo informatico

Il protocollo informatico, persino nelle sue versioni più basilari, rappresenta la fondamentale infrastruttura tecnico-funzionale su cui si basa il processo di modernizzazione e trasparenza dell’attività amministrativa. Con precisione, stabilisce le modalità operative per migliorare l’efficienza nella gestione dei flussi informativi e documentali all’interno dell’organizzazione, contribuendo così a semplificare le procedure.

Inoltre, va sottolineato che il protocollo informatico possiede un valore giuridico intrinseco, confermando ufficialmente la ricezione e la spedizione dei documenti. 

Questo aspetto assume un’importanza cruciale nel garantire la tracciabilità e l’integrità dei documenti nell’ambito delle pubbliche amministrazioni, fornendo una base solida per le operazioni amministrative e legali.

Potrebbe interessarti anche l’articolo Protocollo informatico documenti: una guida completa

Manuale di gestione documentale: cos’è e quali sono i suoi obiettivi

Il manuale di gestione documentale ha l’obiettivo di fornire una panoramica completa delle attività coinvolte nella gestione dei documenti amministrativi, dall’atto di protocollazione della corrispondenza in entrata e in uscita alla gestione dei documenti interni. Inoltre, illustra le diverse funzionalità messe a disposizione per i membri del servizio e per i soggetti esterni che interagiscono con l’amministrazione.

Questo manuale si suddivide in due parti ben distinte:

• la prima parte delinea l’ambito di applicazione, le definizioni chiave utilizzate all’interno del documento e i principi generali che guidano il sistema;
• la seconda parte offre una descrizione dettagliata delle procedure relative alla gestione dei documenti e dei flussi documentali.

Il manuale di gestione documentale è destinato a una vasta diffusione sia all’interno che all’esterno delle amministrazioni. Rappresenta uno strumento di inestimabile valore non solo per le organizzazioni pubbliche ma anche per le imprese, poiché fornisce istruzioni complete per implementare il prezioso processo di digitalizzazione dei processi documentali. 

In questo modo, agevola la creazione di un circolo virtuoso che contribuisce significativamente all’efficienza, alla trasparenza e all’innovazione nell’ambito amministrativo.

Manuale di gestione documentale 2024: le nuove linee guida

Le linee guida, originariamente pubblicate nel 2020 e soggette a periodiche revisioni, svolgono un ruolo fondamentale nell’assicurare un costante aggiornamento dei processi relativi alla formazione, protocollazione e gestione dei documenti.

Nel 2024, le linee guida sono state notevolmente arricchite con nuovi elementi sia di natura tecnica che organizzativa, mirando a semplificare e razionalizzare ulteriormente la normativa riguardante il documento informatico. All’interno di queste linee guida, il manuale di gestione assume un ruolo di spicco in quanto si prefigge di descrivere in dettaglio le funzionalità chiave che consentono il trattamento efficace dei documenti.

Tra gli aspetti più significativi delle nuove linee guida, emergono i metadati, elementi essenziali per identificare e recuperare con maggiore precisione i documenti digitali. In particolare, è stato introdotto un insieme di metadati denominati “soggetti”, che comprendono tutte le informazioni relative agli individui o entità coinvolte in vario modo in un determinato documento.

In aggiunta, per i casi in cui si procede alla massiva dematerializzazione di documenti analogici, le linee guida forniscono indicazioni operative su come ottenere la certificazione di processo. Questo certifica la conformità, sia a livello di forma che di contenuto, tra il documento digitale prodotto e l’originale analogico, garantendo un’adeguata tracciabilità e sicurezza nel processo di transizione verso il digitale.

Gestione documentale digitale: tutti i vantaggi

L’adozione di soluzioni digitali di gestione documentale rappresenta un passo significativo verso la riduzione dell’uso della carta e delle attività ad essa associate all’interno degli uffici. 

Questo cambiamento comporta immediati benefici per l’organizzazione, in particolare:

• Aumento della produttività: è noto che la ricerca, la riproduzione e la gestione di documenti cartacei richiedono un considerevole impegno temporale. Si stima che un dipendente dedichi circa 3 ore e mezza alla ricerca di documenti, altre 3 ore a settimana per copiarli, e più di 4 ore per gestire approvazioni e flussi documentali. L’adozione della gestione elettronica dei documenti praticamente azzererebbe questi tempi, consentendo un notevole aumento della produttività;
• Riduzione delle inefficienze: le inefficienze legate all’uso di documenti cartacei comprendono errori manuali, ritardi dovuti alla mancanza di sincronizzazione tra le attività e una gestione dei flussi di lavoro disorganizzata. Le soluzioni digitali di gestione documentale aiutano a eliminare queste inefficienze, garantendo una maggiore precisione, tempestività e struttura nei processi di lavoro.

In sintesi, l’abbandono della carta a favore della gestione documentale digitale offre all’organizzazione la possibilità di migliorare la produttività e di ridurre le perdite di tempo e risorse legate a processi inefficaci, contribuendo così a un ambiente di lavoro più efficiente e moderno.