Libri sociali digitali: normativa e conservazione

In un mondo sempre più paperless, oggi i libri sociali digitali delle aziende ricoprono un ruolo fondamentale. 

In questo articolo andiamo a vedere più da vicino la normativa vigente in materia e quali sono le modalità di conservazione dei libri sociali digitali. 

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Libri sociali digitali: processo 

I libri sociali vengono generati e conservati in un software in formato digitale attraverso il processo di digitalizzazione. Ciò che è importante capire è che questo tipo di processo si differenzia profondamente dalla cosiddetta “dematerializzazione”. 

Qual è la differenza tra digitalizzazione e dematerializzazione? 

Nella dematerializzazione i documenti nascono cartacei e solo successivamente sono trasformati in digitale. Dall’altra parte, la digitalizzazione costituisce un metodo che consente di avere un archivio che rende immediatamente disponibile il contenuto dei libri sociali senza limiti di spazio e di tempo, di ridurre i costi di gestione – poiché non si devono sostenere i costi di vidimazione – ed eliminare completamente l’uso di carta.

Inoltre, la digitalizzazione dei libri sociali consente di garantire: 

• il loro pieno valore probatorio; 
• la trasparenza del contenuto; 
• una maggiore sicurezza contro i casi di sottrazione, distruzione e perdita. 

Per approfondire l’argomento, ti consigliamo di leggere l’articolo Libri sociali: come dematerializzarli a norma di legge.

Libri sociali digitali: normativa 

Per quanto riguarda la tenuta digitale dei libri sociali, la normativa di riferimento da rispettare è quella individuata da: 

• Codice civile; 
• D.M. 17 giugno 2014;
• Codice dell’Amministrazione Digitale (D.lgs. 82/2005); 
• relative regole tecniche attuative.

Scendendo più nel dettaglio, l’art. 2215-bis del Codice civile ammette la tenuta e la formazione dei libri sociali mediante strumenti informatici, stabilendo quanto segue:

• le scritture, i repertori e i libri tenuti mediante strumenti informatici hanno lo stesso valore e la stessa efficacia di quelli cartacei. Questo vale anche dal punto di vista probatorio; 
• i libri sociali digitalizzati devono essere consultabili in ogni momento mediante i diversi strumenti o mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario. Inoltre, costituiscono informazione originale e primaria da cui è possibile realizzare copie e riproduzioni. 

Condizione per istituire libri sociali digitalizzati

Al fine di tenere correttamente libri sociali digitalizzati, è necessario appoggiarsi a un sistema di conservazione dei documenti informatici, che può essere esterno o in-house. Tale sistema di conservazione deve garantire che tutte le caratteristiche sostanziali e formali previste dalla legge siano rispettate. 

Se si analizza la normativa inerente la tenuta e la formazione dei libri sociali in formato digitale, possiamo notare che non è necessario inserire un’apposita clausola statutaria che preveda la digitalizzazione dei documenti. Detto questo, nel momento in cui i documenti sono stati tenuti precedentemente in formato cartaceo, è opportuno formalizzare questo passaggio – ad esempio attraverso una delibera del Consiglio di Amministrazione.

Aggiornamento e modalità di tenuta: cosa c’è da sapere  

I libri sociali digitalizzati devono avere determinate caratteristiche, quali: 

• immodificabilità; 
• integrità; 
• autenticità; 
• leggibilità.

Secondo l’art. 3 del DPCM 13 novembre 2014, al fine di garantire le caratteristiche di integrità e di immodificabilità del documento devono essere eseguite specifiche operazioni:

• memorizzare i documenti all’interno di sistemi di gestione documentale che adottino misure di sicurezza idonee;
• apporre una firma digitale o una firma elettronica qualificata ad ogni documento creato;
• versare il documento all’interno di un apposito sistema di conservazione.

Attraverso l’apposizione della firma digitale o della firma elettronica qualificata, i documenti hanno la stessa efficacia probatoria dei documenti cartacei. Questo è possibile perché, ai sensi dell’articolo 29 del D.lgs. 82/2005, le due tipologie di firme elettroniche si fondano su dei certificati qualificati rilasciati da certificatori accreditati, che ne garantiscono l’autenticità. È quindi fondamentale che il certificato emesso dall’autorità sia valido e non scaduto. Si ricorda che l’apposizione di firma basata su certificato sospeso, scaduto o revocato equivale a mancata apposizione.

Conservazione dei documenti

Come per la modalità di tenuta, anche la conservazione dei documenti digitalizzati deve avere come obiettivo quello di garantire nel tempo le caratteristiche di accesso, integrità e leggibilità. 

Nel caso di tenuta dei libri sociali attraverso l’uso di strumenti informatici, gli obblighi di vidimazione e di numerazione progressiva previsti dalla legge sono assolti mediante apposizione della firma digitale del legale rappresentante della società o di altro soggetto dal medesimo delegato e della marcatura temporale – la quale stabilisce la data certa – almeno una volta all’anno. Tuttavia, rimane l’obbligo di assoggettamento dei libri sociali al pagamento della tassa di concessione governativa e all’imposta di bollo. 

Si ricorda che la legge prevede che la marca temporale debba essere apposta almeno una volta l’anno. Tuttavia, per una maggiore sicurezza, il nostro consiglio è quello di apporre la marca temporale con più frequenza. L’ideale sarebbe di apporla dopo la caricatura di ogni verbale.

Da qui si evince, che a differenza dei libri cartacei, non vi è una procedura di istituzione preventiva del libro che deve essere vidimato e numerato da parte notaio, ma è sufficiente la sola apposizione della marca temporale ex-post.

Il processo di conservazione si conclude con l’apposizione del riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione.