Libri sociali: come dematerializzarli a norma di legge

La digitalizzazione ha letteralmente rivoluzionato tutti i processi inerenti la gestione e tenuta dei libri sociali obbligatori per le aziende. Ciò che è fondamentale capire fin da subito è che in questo contesto non si tratta soltanto di utilizzare dispositivi elettronici per realizzare esattamente le stesse azioni che si compiono sulla carta. 

Con la digitalizzazione i passaggi superflui vengono eliminati e sostituiti con metodi più sicuri ed efficienti, i costi si riducono e i tempi si accorciano. La leva del cambiamento è quindi quella di adottare una soluzione informatica progettata appositamente per rendere più efficace questa attività documentale. 

In questo articolo vedremo più da vicino come dematerializzare correttamente i libri sociali a norma di legge. 

Libri sociali: cosa sono 

Quando parliamo di libri sociali facciamo riferimento a documenti che registrano le attività svolte e riportano la composizione di una società. Inoltre, sono uno degli adempimenti necessari e obbligatori dopo la costituzione della SRL. 

In particolare, nei libri sociali sono trascritte le decisioni prese dai diversi organi societari – ad esempio assemblea e amministratori. Insieme alle scritture contabili, questi documenti danno una rappresentazione delle operazioni economiche compiute dalla società e della sua vita – ad esempio vendite, acquisti e molto altro. 

Per legge, i libri sociali devono essere conservati per 10 anni dall’ultima data di registrazione. La conservazione può essere cartacea come elettronica. L’obiettivo è quello di rendere trasparente la gestione dell’azienda. In particolare, l’art. 2478 del Codice Civile indica quali sono i libri sociali che devono essere obbligatoriamente tenuti dall’azienda. Questi sono i libri delle decisioni di: 

• amministratori: indica quali sono le specifiche attività dell’organo amministrativo; 
• soci: contiene al suo interno tutte le trascrizioni dei verbali delle assemblee inerenti le decisioni prese dai soci sulle materie di loro competenza che sono state attribuite dall’atto costitutivo; 
• collegio sindacale: contiene la trascrizione delle attività dei sindaci.

Libri sociali obbligatori: fasi della gestione 

La prima cosa da fare è precisare che le varie fasi dei processi inerenti i libri sociali obbligatori non possono essere improvvisate. Questo in quanto sono indicate con precisione da parte della legge. L’articolo 2215-bis c.c. e l’articolo 39 del Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD-, individuano quali sono le regole cui bisogna adempiere. 

Le fasi individuate sono quattro: 

1. Redazione del libro sociale in formato digitale: in questa prima fase il documento che viene creato deve avere un formato non modificabile – come ad esempio il PDF. Inoltre, deve garantire la consequenzialità dei testi e dare un impronta documentale legata alle precedenti; 
2. Firma digitale: l’apposizione della firma digitale consente di riprogettare il processo di sottoscrizione, rendendolo molto più fluido e offrendo la possibilità ai coinvolti di adempiere anche se non sono presenti fisicamente; 
3. Tenuta digitale dei libri sociali: il legale rappresentante dell’azienda – oppure una sua persona delegata – deve apporre la marca temporale e la firma digitale; 
4. Conservazione a norma: così composto, il libro sociale è versato in un sistema di conservazione a norma, affidandosi a provider specializzati e attraverso canali sicuri.  

Le prime due fasi devono essere realizzate entro 30 giorni dalla delibera, mentre le altre due entro un anno.  

Nonostante il processo possa apparire molto complesso e articolato, utilizzando una soluzione informatica dotata di interfaccia semplice e intuitiva, risulta invece essere più rapido, semplice ed efficiente. Inoltre, risulta essere una soluzione più sostenibile rispetto all’uso della carta.

Libri sociali: come si digitalizza il processo 

Se disponi di una soluzione digitale di questo tipo – come ad esempio DocuWare -, devi innanzitutto procedere alla creazione del documento. Questo può essere realizzato attraverso un programma di videoscrittura, utilizzando un modello predisposto dalla soluzione per la gestione dei libri sociali obbligatori. 

Grazie a questo tipo di integrazione, è possibile accedere direttamente al file tramite la piattaforma di gestione, sulla base delle autorizzazioni di cui si è in possesso. Ciò che appare molto utile per l’azienda è che la soluzione in questione offra la possibilità di impostare differenti livelli di accesso, al fine di garantire maggiori standard di tutela della riservatezza. Durante questa fase è possibile fare delle revisioni, oppure numerare le pagine – un procedimento non obbligatorio, a differenza della procedura in cui si usa la carta.  

Successivamente, il file deve essere trasformato in un vero e proprio documento non modificabile, unito ai precedenti, firmato digitalmente e inserito all’interno di una cartella di archiviazione. La soluzione digitale per la gestione e tenuta dei libri sociali obbligatori può anche gestire questa fase in automatico, rendendo disponibile il prodotto finito e completo nella cartella di archivio.  

Firme digitali e archiviazione

A questo punto presidente e segretario che devono apporre le loro firme digitali accedendo alle loro cartelle, vedendo soltanto i documenti che devono sottoscrivere, in modo da non fare confusione. Un’opzione particolarmente utile è la possibilità di apporre la firma da qualsiasi dispositivo, anche da remoto. In questo modo si garantisce al massimo la continuità operativa, anche se coloro che sono coinvolti nel processo non si trovano fisicamente in ufficio.  

L’invio nel sistema di conservazione può avvenire in automatico. L’operatore deve programmarlo scegliendo una data precisa in un calendario digitale. Grazie alla piattaforma è possibile monitorare lo stato di avanzamento del processo di versamento. Una volta conclusa la procedura, si viene immediatamente avvisati. In seguito, i documenti saranno sempre consultabili, fruibili e facilmente reperibili tramite la piattaforma. 

 

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