Le basi di DocuWare: una guida in 4 step

DocuWare è l’Enterprise Content Management più potente del mondo che rivoluziona il modo in cui archivi, proteggi e condividi i documenti all’interno della tua azienda. 

In questo articolo vogliamo mostrarvi quali sono le basi per poter iniziare a usare al meglio DocuWare. 

Continua a leggere per scoprire come automatizzare il flusso completo dei documenti all’interno della tua azienda!

 

DocuWare: interfaccia centrale

Sulla piattaforma centrale è possibile gestire tutti i tuoi documenti aziendali. A seconda che si stia lavorando con una versione di prova di DocuWare o con un sistema esistente, alcune impostazioni possono essere diverse. Tuttavia, le funzioni sono sempre le stesse. 

Vediamo le voci principali della piattaforma centrale DocuWare: 

• la tua casella di posta: cattura documenti per archiviarli e conservarli nell’archivio;
• accedi allo schedario: trova il tuo file archiviato rapidamente, collabora ed elenca i tuoi compiti giornalieri;
• l’area di lavoro ha un aspetto diverso a seconda di cosa stai per fare; 
• visualizza i documenti: sfoglia i tuoi documenti, modifica e condividi; 
• esplora ulteriormente: regola le tue impostazioni personali tramite il menu principale e adatta DocuWare alle tue esigenze. Installa DocuWare Desktop App per la scansione e la modifica di documenti.

 

Interfaccia Inbox: inizia a importare documenti 

Trascina e rilascia i tuoi documenti nella Posta in arrivo. Altrimenti fai clic sul pulsante Importa per scegliere i documenti dal tuo file system. Ordina, ritaglia e indicizza i documenti e passali allo schedario. 

Ricorda: i documenti nella Posta in arrivo non sono ancora accessibili per altri utenti.

Prova anche la funzione Intelligent Indexing. Questo servizio identifica automaticamente le informazioni importanti sul documento e impara dalle tue voci durante l’archiviazione. La prossima volta che memorizzi un documento simile, tutte le proposte di indice saranno più accurate.

Infine, per archiviare un documento dalla Posta in arrivo allo schedario, assegna voci di indice al documento. Una volta archiviato, il documento è – a seconda di diritti, ruoli e profili – accessibili per altri utenti.

 

Come ricercare un documento

Definisci una ricerca per ottenere risultati precisi. Nel processo sono preinstallate due finestre di dialogo di ricerca, una per una rapida ricerca Full Text e l’altra per una ricerca estesa utilizzata per cercare per DocType, Company, Date e altri indici, combinati con la ricerca full-text.

In particolare, la ricerca Full Text ti permette di recuperare un documento partendo da un termine specifico che contiene. Non solo si risale al documento in pochi secondi, ma il sistema suggerisce la pagina in cui è contenuto il termine cercato. Grazie alla funzione documenti collegati si può cercare un documento guardando tra i file che appartengono alla stessa pratica o che hanno campi in comune. 

Per un’azione di controllo sullo stato di avanzamento dei lavori, è possibile visualizzare tutti i documenti che sono in uno stato particolare del workflow – ad esempio fatture da approvare o un ordine da evadere. Questo permette di avere in ogni momento sotto controllo la situazione dei propri documenti.

 

Come esaminare i risultati della ricerca con DocuWare

Visualizza, condividi o elabora i documenti del tuo risultato elenco. Con DocuWare è possibile accedere ai documenti all’interno di uno schedario in qualsiasi momento. 

Fai doppio clic su un documento nell’elenco per visualizzarlo nel Visualizzatore.

Fai clic con il tasto destro su un documento per richiamare il contesto menu ricco di funzioni.

 

Visualizzare i documenti 

Sfoglia il documento e apporta modifiche con gli strumenti che DocuWare mette a disposizione di ciascun cliente. 

Ricorda: avrai meno strumenti a portata di mano quando visualizzi un documento dalla Posta in arrivo. 

Ecco cosa puoi fare: 

• Sfoglia il documento: visualizza le pagine del  documento attuale; 
• Visualizza un altro documento dall’elenco dei risultati;
• Metti un timbro per applicare le informazioni a un singolo documento;
• Apri la barra degli strumenti sul lato sinistro del file spettatore;
• Prova l’indicizzazione con un clic;
• Inserisci commenti e altre annotazioni.

 

Perché scegliere DocuWare per gestire i documenti

Flessibilità, scalabilità e sicurezza sono i tre maggiori vantaggi che DocuWare può offrire alla tua azienda. 

DocuWare mette a disposizione un motore capace di ricreare qualsiasi processo aziendale. Questo consente di implementare nuovi processi solo quando il team è pronto ad assimilarlo, ottimizzando così il beneficio che se ne trae e monitorando le performance nel tempo.

Offre procedure affidabili per garantire l’integrità delle informazioni aziendali e soddisfare requisiti della normativa GDPR. Le procedure di autenticazione e di analisi assicurano il controllo su versioni, modifiche e workflow dei documenti, proteggendo da perdite, sottrazioni e manipolazione dei documenti.

Grazie al sistema Cloud di DocuWare, ogni documento è centralizzato e accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a una rete internet. Lo smart working con DocuWare è facile e immediato.

 

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