La gestione documentale incontra l’intelligenza artificiale: campi di applicazione

Cosa succede quando la gestione documentale incontra l’intelligenza artificiale? 

Impiegare l’intelligenza artificiale nell’ambito della gestione documentale è uno dei temi centrali della trasformazione digitale di oggi. Non è un mistero che le nuove tecnologie sono in grado di ottimizzare e aumentare la produttività in azienda. 

Per ottenere un sistema di gestione documentale al passo con i tempi, è importante integrare soluzioni e strumenti che sono dotati di funzioni di intelligenza artificiale. In questo modo è possibile dare una vera e propria svolta al modo in cui il sistema di gestione documentale interagisce con le informazioni e con i dati di cui disponiamo.

In questo articolo andiamo a vedere quali sono i principali campi di applicazione quando la gestione documentale incontra l’intelligenza artificiale. 

Iniziamo! 

 

Intelligenza artificiale: breve panoramica

L’intelligenza artificiale (AI) è definita come l’abilità di una macchina di elaborare alcune delle principali capacità umane, quali: 

• pianificazione;
• ragionamento;
• apprendimento;
• creatività.

L’intelligenza artificiale consente ai vari sistemi di poter comprendere il proprio ambiente, di mettersi in relazione con tutto ciò che percepisce e di risolvere eventuali problemi riscontrati. Il computer riceve i dati, che sono già preparati o raccolti tramite sensori, li processa e poi fornisce una risposta.

Negli ambienti di lavoro, digitalizzare documenti avvalendosi di strumenti che usano Machine Learning e algoritmi di AI aiuta a semplificare i processi più complessi dell’azienda.

Oggi sono ancora presenti grandi quantità di documenti cartacei, che le aziende devono convertire in forma digitale. Pensiamo ad esempio a fatture, documenti fiscali, documenti legali o di studi notarili, contratti o cartelle cliniche. Nel momento in cui la gestione documentale incontra l’intelligenza artificiale, è possibile avvalersi di piattaforme che possono estrarre dati di valore dai documenti sottoposti a scansione. 

Facile, intuitivo e totalmente sicuro. 

 

La gestione documentale incontra l’intelligenza artificiale: digitalizzazione dei documenti 

Adottare strumenti di intelligenza artificiale nell’ambito della digitalizzazione dei documenti permette di ottenere tre grandi vantaggi: 

• migliorare le funzionalità OCR; 
• redazione coerente e automatica dei documenti digitalizzati; 
• individuare la struttura logica di un documento. 

Vediamo questi tre campi di applicazione più nel dettaglio. 

Migliorare le funzionalità OCR

L’intelligenza artificiale e la funzione di autoapprendimento applicata alla digitalizzazione dei documenti, già nella fase di elaborazione con OCR, permettono di migliorare notevolmente la capacità del software di trasformare le immagini in testo corretto. Alcune volte i software OCR tradizionali commettono errori nell’estrazione del testo, a causa della presenza di righe o riquadri sul documento originale, o per segni presenti sulla copia, per la tipologia di carta o a causa della sua qualità. 

Facciamo un esempio. 

In caso di modulistica, un normale sistema OCR non riesce a rilevare la posizione del testo. Dall’altra parte, una piattaforma OCR con intelligenza artificiale è in grado di farlo.

Redazione coerente e automatica dei documenti digitalizzati

Gli algoritmi di intelligenza artificiale sono in grado di raccogliere informazioni e dati importanti estraendoli direttamente dai documenti. Come azienda puoi estrarre set di dati specifici dai tuoi archivi in modo semplice e automatico. È possibile ottenere informazioni su quali documenti presentano una certa caratteristica, quali riguardano una singola tematica oppure un singolo cliente, e generare fatture avvalendosi di un apposito sistema per la fatturazione automatica.

Inoltre, un altro grande vantaggio quando la gestione documentale incontra l’intelligenza artificiale, è che questa si integra con facilità ai processi aziendali. I documenti possono essere inviati automaticamente al tuo team ed i flussi di documenti interni all’azienda vengono automatizzati.

Individuare la struttura logica di un documento

Riconoscere la struttura logica del documento consente di analizzare sezioni, intestazioni, titoli e parti tematicamente coerenti. Così facendo si dà valore ai testi, permettendo l’archiviazione automatica, l’indicizzazione e l’estrazione di informazioni pertinenti, con la possibilità di rilevare collegamenti tra testi interconnessi. 

Ecco che, una volta archiviati, i documenti diventano più facili da consultare, riducendo ulteriormente la dipendenza dagli originali cartacei.

 

La gestione documentale incontra l’intelligenza artificiale: prova adesso DocuWare!

Quella dell’intelligenza artificiale è una concreta opportunità di crescita che le aziende possono avere a disposizione. In questo modo si aprono delle reali prospettive in termini di riduzione dei costi e di ottimizzazione delle prestazioni.

Sapere come ottimizzare la gestione documentale è quindi fondamentale per l’azienda. Il sistema DocuWare è l’Enterprise Content Management più potente del mondo, in grado di rivoluzionare il modo di archiviare, proteggere e condividere i documenti all’interno dell’azienda.

Con DocuWare potrai finalmente:

• Archiviare i tuoi documenti in pochi secondi;
• Effettuare rapidamente una ricerca Full Text;
• Creare il tuo workflow di documenti e velocizzare i tuoi flussi di lavoro riducendo il tempo di gestione delle pratiche. Automatizza i passaggi di consegna, evita di stampare la carta e rendi il tuo team più produttivo;
• Centralizzare la ricerca dei documenti e recuperarli in modo rapido;
• Trasformare il modo di raccogliere informazioni di clienti e colleghi. 

 

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