La firma elettronica nella gestione documentale: qualche esempio pratico

Ad oggi l’obiettivo della maggior parte delle aziende è molto chiaro: il workflow documentale deve fluire il più velocemente possibile e senza alcun ostacolo. L’approccio al concetto di dematerializzazione e digitalizzazione del documento cartaceo ha portato ad uffici sempre più paperless, cercando contestualmente di rispondere all’esigenza delle aziende stesse di analizzare, raccogliere, catalogare e archiviare un numero di informazioni sempre maggiore. La presenza di un sistema di firma elettronica si pone in questo contesto come componente centrale per il raggiungimento di questi obiettivi all’interno dell’azienda. 

In questo articolo vedremo alcuni esempi pratici sul come integrare la firma digitale all’interno della gestione documentale. Approfondiremo anche perché DocuWare è lo strumento perfetto per eseguire questa operazione al meglio e su qualsiasi documento.

Iniziamo!

Il ruolo della firma elettronica nella digital transformation

La digitalizzazione dei flussi documentali porta con sé tutta una serie di vantaggi per l’azienda. Affinché sia possibile però, le procedure operative devono essere rese disponibili sempre e ovunque. 

Questo vuol dire che non si può soltanto – e semplicemente – adottare un documento nel suo formato digitale aggiungendolo o sostituendolo a quello cartaceo. Ciò che invece bisogna fare è evolvere i processi interni dell’azienda e portarli verso una concreta dematerializzazione. Le parole chiave per farlo sono intuizione, sicurezza e fruibilità.  

Il tema delle firme digitali diventa perciò un elemento imprescindibile per una compiuta e corretta digital transformation. Perché?

Perché senza tutte quelle innovazioni che di fatto le firme digitali hanno introdotto anche nelle dinamiche aziendali, non si potrebbe garantire la gestione totale dei processi interni. 

Per questo motivo sono state introdotte diverse tipologie di firme elettroniche, ed ognuna risponde a esigenze specifiche e concrete del mercato, realizzando così soluzioni capaci di offrire un adeguato valore legale e probatorio.

Le firme elettroniche sono quindi strumenti che consentono di ottimizzare la gestione di tantissime transazioni di business. 

Vediamo qualche esempio.

Come la firma elettronica si integra nella gestione documentale: 4 esempi pratici

Uno dei passaggi fondamentali è capire come integrare la firma elettronica nella gestione documentale. 

Con DocuWare è estremamente semplice firmare qualsiasi tipo di documento seguendo le normative locali e le normative standard Eidass. 

Potrai implementare la: 

• Firma elettronica semplice
• Firma elettronica avanzata
• Firma elettronica qualificata

DocuWare è inoltre un software di gestione documentale web based, cioè una piattaforma completamente web che non richiede alcuna installazione, ma che può essere utilizzato ovunque tramite app, telefono, computer o altro dispositivo dotato di una connessione internet.  

Di seguito qualche esempio pratico di come Docuware aiuta le aziende ad automatizzare e rendere più fluido il workflow, quando c’è bisogno di apporre una firma digitale. 

Firmare un documento interno all’azienda

Uno degli scenari più diffusi in azienda è la firma di un documento all’interno dell’organizzazione stessa. Vediamo in concreto come fare.

Se, ad esempio, ho una richiesta di un ordine d’acquisto e devo mandare la richiesta in firma al responsabile, quello che devo fare è semplicemente  compilare i campi presenti sulla parte sinistra del software e che sono già predisposti da DocuWare. Successivamente dovrò archiviare e inviare la richiesta. 

Con DocuWare è possibile sempre vedere la richiesta e dove posizionare la firma. Se, inoltre, il sistema richiede la firma autografa, è possibile darne conferma direttamente tramite smartphone.

Chi firma riceve in tempo reale una copia del documento così come il file nel sistema documentale è immediatamente visibile già archiviato e correttamente firmato.

Firmare un documento, mantenendone l’originalità

Una delle esigenze primarie di un’azienda è quella di mantenere l’originalità di un documento dopo aver apposto la firma. Esempio comune sono contratti, o verbali dell’assemblea con il responsabile della contabilità.

Che cosa vuol dire esattamente mantenere l’originalità? Significa che, se il documento che devo firmare è in formato word, ho necessità che mantenga lo stesso formato anche una volta che è stata apposta la firma. 

Con DocuWare è possibile mandare il documento in firma dal software stesso attraverso la configurazione formato originale. Il file non esce così dal sistema e come risultato ottengo un documento firmato con valore legale. In più, come risultato ho il relativo certificato di firma che la persona esterna all’organizzazione ha inserito – e ne mantengo l’originalità!

Quando un documento è esterno ad un’organizzazione: come firmare digitalmente

In questo caso il documento non è generato interamente, ma arriva esternamente all’azienda. 

Parliamo, ad esempio, di una richiesta di iscrizione ad un’associazione, nel quale bisogna compilare tutta una serie di campi. Successivamente alla compilazione si riceve una mail che chiede di firmare il documento. 

In questo caso avrai bisogno del file originale al fine di mandare in firma il documento. Al tempo stesso è possibile che ci sia la necessità di richiedere alcune modifiche.

Con DocuWare, al posto del classico salva con nome con conseguente scelta del formato, è possibile avere:

• Il formato in word – modificabile e originale
• Il formato in pdf (non modificabile)

Firme multiple su uno stesso documento

In alcuni documenti vi è la necessità di apporre firme multiple. Con DocuWare è possibile svolgere anche questa operazione.

È il caso ad esempio di un ordine d’acquisto che reca un importo importante e che necessita della firma – e quindi della conferma – da parte di due persone dell’azienda stessa. 

Questa configurazione è disponibile ready to use attraverso soluzioni preconfigurate e con un minimo aggiustamento. In poche ore l’azienda può firmare ed essere operativa, oltre che a norma con il proprio archivio digitale.

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