Gestione documentale e intelligenza artificiale: opportunità e vantaggi

La digitalizzazione dei processi aziendali rappresenta un tassello fondamentale all’interno della digital transformation in atto delle imprese di ogni settore.

La rivoluzione digitale ha investito anche tutto il mondo legato alla gestione documentale, che ha un ruolo di primo piano nella digitalizzazione dei documenti aziendali – ma soprattutto dei suoi processi. Oggi tale gestione offre ampie opportunità grazie all’avvento dell’intelligenza artificiale, che punta a facilitare e velocizzare il lavoro.

Gli studi sull’intelligenza artificiale si evolvono in continuazione, lasciando sempre più spazio a nuove prospettive, nuove opportunità e nuovi campi di applicazione.

I progressi tecnologici e metodologici nell’area di Big Data management, cognitive computing e analytics – strumenti alla base dell’intelligenza artificiale – stanno portando una vera e propria rivoluzione negli uffici di tutto il mondo, migliorando i workflow e in generale le performance aziendali. 

Ecco in che modo. 

Intelligenza artificiale: che cos’è

L’intelligenza artificiale viene definita come l’abilità di una macchina di elaborare alcune delle principali – e caratteristiche – capacità umane: pianificazione, ragionamento, apprendimento e creatività.

Un sistema basato sull’AI è:

• Autonomo: una delle capacità principali di questo sistema è infatti quello di essere in grado di eseguire da solo anche i compiti più complessi, senza che l’utente gli dica cosa fare;
• Adattivo: questo vuol dire che è capace di migliorare ogni volta le sue prestazioni grazie al fattore dell’esperienza, resa possibile dal Machine Learning.

L’intelligenza artificiale permette ai sistemi di poter comprendere il proprio ambiente, di mettersi in relazione con tutto ciò che percepisce e di risolvere eventuali problemi riscontrati. Il computer riceve i dati, che sono già preparati o raccolti tramite sensori, li processa e poi risponde.

Intelligenza Artificiale e gestione dei documenti in azienda

I sistemi di intelligenza artificiale sono sistemi che hanno quindi la capacità di adattare il proprio comportamento sulla base di un’analisi degli effetti delle loro azioni precedentemente effettuate e lavorando in totale autonomia. Gli algoritmi di intelligenza artificiale diventano così più intelligenti ogni volta che si usano e si analizzano molti dati.

Gli algoritmi rappresentano infatti il cuore e la vera essenza dell’intelligenza artificiale. Questi permettono di conoscere ciò che già esiste all’interno dell’azienda, comprendere le relazioni causa-effetto, ma anche ipotizzare scenari futuri, prevedendo gli eventi e formulando soluzioni sia nel breve che nel lungo periodo. Possono, inoltre, estrarre e interpretare dati anche da tutti quei documenti che in origine non sono stati concepiti per essere gestiti e analizzati da parte dei software.

Nello specifico, all’interno delle dinamiche aziendali l’intelligenza artificiale può: 

• Classificare ed elaborare automaticamente i documenti;
• Estrarre dati;
• Raggruppare documenti;
• Fornire una sicurezza avanzata ai tuoi documenti;
• Analizzare facilmente dati.

Per questi motivi sempre più aziende stanno iniziando a guardare a questo tipo di sistema, capace di rivoluzionare i modi di conservare, elaborare, archiviare e condividere le informazioni.

Gestione documentale e Intelligenza artificiale: campi di applicazione

La capacità unica dell’intelligenza artificiale di “imparare” da grandi quantità di dati, consente di poter gestire e controllare grandi volumi di informazioni. Ecco perché l’AI può trasformare il mondo della gestione documentale. 

L’automazione, l’acquisizione di immagini e la restituzione di contenuti sono le tre principali caratteristiche dell’intelligenza artificiale. È perciò facilmente intuibile come un sistema di questo tipo possa aiutare anche la digitalizzazione dei processi aziendali.

D’altronde la stessa velocità con cui viaggiano le informazione rende necessaria l’introduzione di nuove tecnologie, come ad esempio l’intelligenza artificiale.

L’AI sembrerebbe quindi la chiave concreta per ottimizzare i sistemi e ottenere produttività, efficienza e soprattutto una generale crescita aziendale. Ecco quali sono i suoi campi di applicazione nella gestione documentale. 

Dematerializzazione dei documenti

Come abbiamo visto, una delle caratteristiche dell’AI è quella di riconoscere le immagini. Questo fa in modo che tale sistema si presti perfettamente a tutto il processo di digitalizzazione aziendale, in particolare nella cosiddetta fase di acquisizione ottica. 

Non solo, ma non si tratta soltanto di riconoscere semplici caratteri, ma anche parole e addirittura frasi intere. 

Questo vuol dire che la macchina è in grado di leggere qualsiasi documento nella sua totalità, per poi classificarlo sulla base della tipologia di appartenenza, nel rispetto dei criteri di archiviazione aziendali.

Workflow automatici

In termini di velocità ed efficienza, i flussi di lavoro dipendono da come le informazioni aziendali vengono interpretate e poi restituite. Si dice infatti che un processo documentale aziendale si fondi sulla cosiddetta relazione causa-effetto. 

Grazie alle sue caratteristiche, l’IA riesce a comprendere autonomamente queste particolari relazioni, interpretarle e prendere di conseguenza decisioni, giocando così un ruolo vincente nella digitalizzazione dei processi aziendali.

Archiviazione documenti automatica

Tra le capacità principali dell’intelligenza artificiale ci sono quelle di lettura, di auto-apprendimento e di elaborazione dei dati, elementi alla base anche di una corretta gestione e archiviazione documentale all’interno di qualsiasi azienda. 

Quella dell’organizzazione degli archivi è una delle attività che richiedono più energia e costi. Al tempo stesso, essendo prevalentemente un’attività manuale, è potenzialmente soggetta ad errori. Per questo motivo dotarsi di macchine con intelligenza artificiale porterebbe un grosso contributo all’azienda!

Infatti, se classificare e restituire documenti a ogni richiesta è la funzione principale di un archivio, allora l’intelligenza artificiale è una preziosa alleata per la tua azienda, riuscendo a creare relazioni tra i dati e documenti, a classificarli, a conservarli secondo i parametri del Manuale della Conservazione, ed infine restituirli in modo dinamico. Il tutto ovviamente senza l’intervento dell’uomo, eliminando quindi potenziali errori.

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Quella dell’intelligenza artificiale è una concreta opportunità di crescita ed efficienza che le aziende possono avere a disposizione, aprendo a delle reali prospettive proprio in termini di riduzione dei costi e di ottimizzazione delle prestazioni.

Sapere come ottimizzare la gestione documentale è quindi fondamentale per l’azienda. Il sistema DocuWare è l’Enterprise Content Management più potente del mondo, in grado di rivoluzionare il modo di archiviare, proteggere e condividere i documenti all’interno dell’azienda.

Con DocuWare potrai finalmente:

• Archiviare i tuoi documenti in pochi secondi;
• Effettuare rapidamente una ricerca Full Text;
• Creare il tuo workflow di documenti e velocizzare i tuoi flussi di lavoro riducendo il tempo di gestione delle pratiche. Automatizza i passaggi di consegna, evita di stampare la carta e rendi il tuo team più produttivo;
• Centralizzare la ricerca dei documenti e recuperarli in modo rapido;
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