Intelligent indexing di Docuware: 3 best practices

Intelligent Indexing è una funzionalità avanzata offerta da DocuWare, che utilizza l’intelligenza artificiale (AI) e la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per automatizzare e semplificare il processo di indicizzazione dei documenti.

L’Intelligent Indexing permette a DocuWare di analizzare automaticamente il contenuto dei documenti caricati nel sistema e di estrarre le informazioni chiave per indicizzare correttamente i documenti in base a determinati criteri o metadati. Questo processo avviene in modo automatico e intelligente, senza la necessità di intervento manuale da parte degli utenti.

Intelligent Indexing di Docuware: funzionalità principali

Le principali funzionalità e vantaggi dell’Intelligent Indexing di DocuWare includono:

• Risparmio di tempo: elimina la necessità di inserire manualmente le informazioni di indicizzazione per ogni documento, riducendo notevolmente il tempo e lo sforzo necessario per la gestione dei documenti.
• Precisione: utilizza algoritmi avanzati di intelligenza artificiale per estrarre in modo accurato le informazioni dai documenti, garantendo una maggiore precisione nell’indicizzazione dei documenti.
• Automazione dei processi: contribuisce a automatizzare i processi di gestione documentale, consentendo un flusso di lavoro più efficiente e riducendo il rischio di errori umani.
• Scalabilità: può essere utilizzato per gestire grandi volumi di documenti, consentendo alle aziende di scalare le proprie operazioni di gestione documentale in base alle proprie esigenze.
• Miglioramento della ricerca: l’indicizzazione accurata dei documenti consente agli utenti di trovare rapidamente e facilmente i documenti desiderati utilizzando funzioni di ricerca avanzate.

 

 

L’indicizzazione automatica dei documenti, dunque, elimina il monotono inserimento dei dati, poiché il servizio di autoapprendimento riconosce automaticamente le informazioni chiave nei documenti e le utilizza per l’indicizzazione. 

L’indicizzazione intelligente si basa sull’apprendimento automatico. Non appena si corregge un valore di indice, il servizio impara dal vostro feedback e la qualità dell’indicizzazione aumenta con ogni documento aggiuntivo. 

Ecco 3 best practices per ottenere da questa funzionalità Docuware i migliori risultati.

1. Meglio cliccare che digitare

Come anticipato, l’indicizzazione intelligente apprende attraverso feedback e correzioni. Quando le voci vengono inserite in modo errato o incompleto, il consiglio è di non utilizzare la tastiera per apportare correzioni nell’indicizzazione intelligente, ma di utilizzare la funzione di indicizzazione con un clic. In caso contrario, il servizio non imparerà a trovare i dati giusti dal documento e si affiderà all’inserimento manuale per i documenti successivi. 

Ecco come funziona: 

• Nella finestra di dialogo, fare clic nel campo dell’indice non sufficientemente riempito: la fonte della voce dell’indice nel documento verrà evidenziata.  
• Ora premete il tasto del mouse e contrassegnate il testo corretto o completo nel documento. Il testo verrà immediatamente trasferito nella finestra di dialogo di archiviazione.  
• Ora è possibile archiviare il documento. L’indicizzazione intelligente non solo ricorda il termine corretto, ma anche la sua posizione. Già con il prossimo documento corrispondente, il servizio intelligente potrà indicizzare correttamente.

2. Scegliere un’alta risoluzione per i documenti 

L’accuratezza dell’indicizzazione intelligente dipende in larga misura dalla leggibilità del documento. Si consiglia pertanto di scansionare un documento con una risoluzione minima di 300 dpi. In caso contrario, è facile che si verifichino i cosiddetti errori OCR. Esempi comuni: il sistema non riesce a distinguere tra “i” o “!” o “I”; oppure trasforma una “w” in due “v”. 

Anche in questo caso, è meglio correggere questi errori di lettura con One Click Indexing. L’inserimento manuale dovrebbe essere l’ultima risorsa, da utilizzare solo se non è possibile acquisire le informazioni corrette dal documento. Se si notano diversi errori di OCR, si consiglia di regolare la risoluzione nelle impostazioni di scansione.

3. Inserire fin da subito dati di indice corretti

L’Intelligent Indexing apprende dai dati di indice di un documento quando viene memorizzato. Tuttavia, se questi dati di indice sono sbagliati, l’Intelligent Indexing imparerà a estrarre valori errati. 

Un semplice esempio: tre colleghi archiviano i documenti in un sistema DocuWare. Il primo inserisce l’importo lordo delle fatture nel campo indice “Importo fattura”, il secondo collega inserisce invece l’importo netto e il terzo collega non inserisce nulla nel campo. In questa situazione, l’indicizzazione intelligente non ha modo di sapere quali valori sono necessari come dati di indice. 

Inoltre, è bene sapere che: se per qualche motivo un documento è stato indicizzato e archiviato in modo errato con Intelligent Indexing, potrebbe essere necessario correggere l’inserimento più volte affinché il servizio possa disimparare la scelta precedente e funzionare correttamente in futuro.