I trend del 2022 nella gestione documentale

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad una vera rivoluzione della nostra quotidianità, complice la pandemia da Covid-19 che ci ha riservato sfide inimmaginabili. Anche le aziende hanno dovuto fare i conti con questo forte cambiamento. Hanno affrontato così nuove sfide associate principalmente al lavoro a distanza, ma anche affrontando problemi legati all’approvvigionamento e altre conseguenze dovute ad un rallentamento economico globale. Che cosa dobbiamo aspettarci nel 2022? Quali saranno i trend della rivoluzione digitale e nella gestione documentale? Vediamolo insieme.

Digital transformation e gestione documentale: cosa aspettarsi dal 2022

Nel 2022 la trasformazione digitale – la cosiddetta digital transformation –  sarà più importante che mai. Questa volta però non si tratta semplicemente di aumentare la velocità e l’efficienza dei processi aziendali, ma gli investimenti tecnologici devono soprattutto apportare un miglioramento a quella che possiamo definire la resilienza dell’azienda.

Che cosa vuol dire? 

La resilienza dell’azienda può essere definita come quella capacità di preservare la redditività della propria attività nonostante la presenza di avversità e un clima economico del tutto imprevedibile. La gestione dei documenti, ma in generale tutti gli strumenti digitali, non rappresentano oggi soltanto un mero costo per l’azienda, ma vengono riconosciuti come parte integrante della strategia aziendale. Non è un caso che l’automazione dei processi aziendali costituisca oggi la base su cui le aziende creano prodotti e servizi, gestiscono la ricerca e lo sviluppo, elaborano un servizio clienti e effettuano quotidianamente operazioni. 

Per questo la tua azienda non può non stare al passo con la tecnologia, soprattutto per rimanere competitiva sul mercato. 

Ecco allora le 4 tendenze tecnologiche del 2022 che devi assolutamente conoscere ed iniziare a mettere da subito in pratica. 

Infrastrutture sempre più digitali 

Secondo il fornitore globale di servizi e consulenza e intelligence di mercato IDC, entro il 2022, il 70% di tutte le organizzazioni utilizzerà ancora di più le tecnologie digitali, arrivando a trasformare i processi aziendali già esistenti al fine di  incrementare il coinvolgimento dei clienti, la produttività dei dipendenti e la resilienza aziendale.

Ecco che in questa prospettiva l’installazione di una soluzione di gestione documentale può dare inizio alla trasformazione digitale della tua azienda. In sostanza corrisponde ad un hub centrale per i documenti, i dati e i processi di flusso di lavoro della tua azienda. In questo modo si dà la possibilità a tutti i lavoratori dell’azienda di lavorare letteralmente da ogni parte del mondo e da qualsiasi dispositivo. 

Workflow aziendali automatizzati

Ad oggi è fondamentale rendere automatizzati il maggior numero possibile di processi aziendali, soprattutto se si parla di processi manuali, ripetitivi, lenti e che sono quindi soggetti ad un elevato tasso di errore. Sono moltissime le aziende che hanno iniziato ad automatizzare i propri processi, per cui non farlo vuol dire non essere competitivi sul mercato. 

In particolare l’automazione dei processi è fondamentale in queste sei aree:

• Onboarding e mantenimento dei registri dei dipendenti;
• Autenticazione della firma;
• Accesso flessibile – per mantenere i processi in esecuzione e senza intoppi;
• Archiviazione sicura con ridondanza integrata per il ripristino di emergenza;
• Strumenti di produttività intelligenti per archiviare, cercare e tenere traccia della documentazione e per promuovere la collaborazione;
• Automazione del flusso di lavoro, che guida i processi aziendali critici.

Lavoro smart e agile grazie al cloud

Abbiamo già sottolineato come una delle sfide che è stata affrontata dalle aziende negli ultimi anni sia quella del lavoro da remoto. Per questo motivo l’utilizzo della tecnologia cloud non è più un optional, ma rappresenta una vera e propria una necessità. 

Sono molte le aziende che ad oggi si stanno muovendo verso un modello che sia operativo ovunque e che consenta loro di produrre e fornire prodotti e servizi da qualsiasi parte del mondo. Per questo motivo devi investire in una soluzione cloud al fine di migliorare la produttività della tua attuale forza lavoro e per attrarre – e trattenere – i tuoi migliori lavoratori che oggi si aspettano di utilizzare la tecnologia più moderna. 

Il passaggio a un software basato su cloud rappresenta un modo pratico e diretto per l’azienda di passare al digitale. In questo modo eliminerai anche la necessità di acquistare un nuovo hardware o aggiornare il software. Inoltre la responsabilità di mantenere la sicurezza, garantire il backup dei dati e sviluppare un’infrastruttura tecnologica in grado di crescere con la tua organizzazione viene spostata dal tuo team IT al provider di servizi cloud. Se vuoi capire in cosa questi due strumenti siano diversi, ti consigliamo di leggere l’articolo Le differenze tra un software di gestione documentale e un cloud storage. 

Verso un modello di sicurezza Zero Trust

Attuare la Digital Transformation vuol dire anche avere un modello di sicurezza formato da un insieme di strategie che tendono ad aumentare la protezione contro attacchi informatici, soprattutto nel momento in cui le aziende passano al cloud e hanno un numero elevato di dipendenti che lavorano all’esterno dell’ufficio. Ecco che entra in gioco la cosiddetta sicurezza Zero Trust. Vediamo di cosa si tratta. 

La sicurezza Zero Trust rappresenta un approccio che ha come scopo quello di prevenire le violazioni seguendo il principio del “non fidarti mai, verifica sempre”. Questo vuol dire che nel momento in cui la tua azienda passa al digitale non puoi non investire in una piattaforma cloud di alta qualità che ti fornisca la massima sicurezza, in modo tale che tu e i tuoi dipendenti possiate continuare a lavorare in modo efficiente e essere certi che i vostri documenti e i vostri dati siano al sicuro.

E’ quindi fondamentale mettere in atto un piano di protezione e controllo di dati e documenti a 360°. Così facendo potrai consentire al personale di accedere ai documenti di cui hanno bisogno soltanto con autorizzazioni utente personalizzate. Esternamente potrai proteggerti da attacchi informatici e disastri naturali grazie alla previsione dei più elevati standard di crittografia. Inoltre è bene sottolineare come una soluzione cloud si aggiorna automaticamente con le funzionalità e la sicurezza più recenti, in modo da non disperdere le risorse del tuo team IT.

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