Guida alla politica di distruzione e conservazione dei documenti

Nel mondo della gestione documentale, esistono alcune linee guida da mettere in atto per proteggere le aziende da multe per mancato rispetto della compliance, ridurre i costi di archiviazione e contribuire a evitare azioni legali e minacce informatiche. Con DocuWare queste linee guida possono essere applicate automaticamente e senza alcuno sforzo amministrativo. È qui che entra in gioco la creazione di criteri di conservazione dei documenti.

In questo articolo vedremo perché un’azienda dovrebbe avere politiche di conservazione dei documenti, come crearle e perché la digitalizzazione gioca un ruolo importante.

Che cos’è una politica di conservazione dei documenti

Una politica di conservazione dei documenti delinea le procedure che i dipendenti e i team interni devono seguire per gestire correttamente i documenti e i dati sia elettronici che cartacei. Essa copre il ciclo di vita del documento, dalla creazione all’archiviazione e al corretto smaltimento. 

Queste linee guida possono essere applicate anche ad audio e video, agende e calendari, e-mail, note scritte a mano, post sui social media e altri formati di informazioni. Aiutano i dipendenti a capire come l’applicazione di queste regole salvaguardi le informazioni riservate e protegga la privacy dei dati. 

Questa politica è talvolta chiamata politica di gestione dei record e delle informazioni, di governance delle informazioni o di conservazione dei dati. I piani di conservazione possono essere basati sul tempo o determinati da un evento. Ad esempio, alcuni documenti devono essere conservati per un certo numero di anni, mentre altri vengono salvati dopo un evento come la risoluzione di un contratto.   

Queste politiche devono delineare i tipi di materiali e documenti che devono essere conservati, il periodo di tempo in cui devono essere conservati e chi è responsabile del loro monitoraggio. Esse svolgono un ruolo centrale nel fornire l’accesso alle informazioni di un’azienda, garantendo al contempo l’aderenza agli standard normativi, la preparazione alle revisioni e la risposta alle questioni legali. Alcune politiche di conservazione si applicano all’intera azienda, mentre altre sono in vigore per un singolo reparto o tipo di documento. 

Perché un’azienda dovrebbe avere linee guida per la conservazione documenti

Conservare i dati più a lungo del necessario può comportare un’esposizione legale, un aumento del rischio di cyber attacchi e un aumento dei costi di archiviazione. Se, ad esempio, un’azienda è coinvolta in un contenzioso, la presenza di una politica scritta dimostra a un giudice o a un ente governativo che lo smaltimento dei documenti da parte dell’azienda è imparziale ed eseguito secondo i requisiti normativi.  

La mancanza di una politica definita, che porta a proteggere eccessivamente i documenti obsoleti o non regolamentati, può rallentare la risposta dell’azienda a una potenziale violazione dei dati. In questo modo si aprono maggiori opportunità di accesso alle informazioni riservate da parte di hacker e utenti non autorizzati. Può, inoltre, compromettere la privacy, l’integrità e la disponibilità dei dati e della rete.

Come creare una politica di conservazione 

Innanzitutto, occorre includere questi componenti:  

• • Categorie: elencare ogni tipo di record che l’organizzazione produce o riceve e che è soggetto a controlli interni, leggi e regolamenti federali e statali.
  • Requisiti di conservazione: indicare per quanto tempo ogni record deve essere conservato e quando deve essere smaltito in modo sicuro. 
  • Istruzioni per lo smaltimento: illustrare come smaltire i record in modo sicuro, rispettando i protocolli di privacy e sicurezza dei dati.
  • Protocolli di sicurezza: specificare chi può eliminare determinati documenti e se è necessaria una password o un codice di crittografia per accedervi. La politica deve anche stabilire i processi che dimostrano l’autenticità del documento. 
  • Approvazione: fornite i contatti per i dipendenti che hanno domande e indicate chi può autorizzare le modifiche alla policy.
  • Istruzioni sulla frequenza di revisione e aggiornamento della policy.

Gestione dei criteri di conservazione dei documenti con DocuWare

Gli standard operativi odierni in materia di sicurezza dei documenti, privacy dei dati, politiche di conservazione e divulgazione sono complessi e le sanzioni in caso di mancata conformità sono elevate. 

DocuWare garantisce la conformità ai criteri di conservazione dei documenti attraverso flussi di lavoro automatizzati che impongono piani di conservazione per documenti e altri supporti. Il software consente di applicare regole aziendali che stabiliscono come le informazioni vengono archiviate, quando vengono segnalate per lo smaltimento e come possono essere eliminate in modo sicuro. 

Il controllo degli accessi aggiunge un ulteriore livello di protezione 

Con DocuWare è possibile gestire l’accesso e stabilire chi può visualizzare, archiviare, modificare, trasferire, alterare o eliminare i documenti.

La richiesta di una password univoca e altre misure di sicurezza si combinano con la creazione di una traccia di controllo completa che indica quali documenti sono stati consultati, da chi e quali azioni sono state intraprese. 

I workflow digitali sostituiscono i processi manuali 

L’automazione del flusso di lavoro garantisce un flusso di informazioni coerente e prevedibile, gestendo attività, documenti e dati. 

L’applicazione dei piani di conservazione viene scomposta in un formato logico “se/allora”. Queste dichiarazioni “se/allora” vengono tradotte in fasi del flusso di lavoro che possono essere eseguite in modo indipendente o con una combinazione di intervento umano e automazione.   

Una funzione di workflow collega le fasi del processo con le azioni. Ad esempio, se il requisito di conservazione di un documento termina in un determinato giorno, il documento verrà indirizzato alla prima fase del ciclo di distruzione. Un centro di controllo integrato può monitorare le attività degli utenti e segnalare potenziali errori. 

Automatizzando i criteri di conservazione con DocuWare, la vostra organizzazione non dovrà più affrontare problemi come la mancanza di chiarezza su quando un criterio di conservazione è stato aggiornato l’ultima volta, la ricerca di documenti disorganizzati e la difficoltà di coordinare gli sforzi dei membri del team. 

La gestione automatizzata dei flussi di lavoro esegue i criteri di conservazione attraverso una serie di attività predefinite per amministrare in modo efficiente la conservazione e la distruzione ed eliminare i rischi associati alla non conformità normativa.