Glossario per la gestione documentale

Con l’aumento della quantità di documenti e informazioni digitali generate dalle aziende di oggi, una gestione documentale efficace è diventata una priorità critica per migliorare l’efficienza operativa, garantire la conformità normativa e favorire la collaborazione tra i team e reparti interni nonché le relazioni con clienti e fornitori.

Questo glossario offre una panoramica chiara e concisa dei concetti fondamentali, dei termini tecnici e delle pratiche nel campo della gestione documentale.

 

Archivio digitale

Un archivio digitale è una raccolta organizzata e gestita di documenti e dati digitali che vengono conservati e resi accessibili in formato elettronico. Questi archivi possono includere una vasta gamma di materiali, tra cui documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, file multimediali, email, messaggi istantanei, dati di database e altro ancora.

L’obiettivo principale di un archivio digitale è quello di fornire un metodo efficiente e sicuro per conservare, cercare, recuperare e condividere informazioni digitali.

 

Cloud

Il cloud, o “cloud computing”, è un modello di erogazione dei servizi informatici attraverso Internet, che consente agli utenti di accedere a risorse informatiche come archiviazione, elaborazione dati e software su richiesta, senza la necessità di possedere infrastrutture o risorse fisiche locali. 

Le risorse cloud sono fornite da fornitori di servizi cloud su server remoti, consentendo agli utenti di utilizzare e pagare solo per ciò di cui hanno bisogno, in base al consumo effettivo.

Questo modello offre scalabilità, flessibilità e accessibilità, consentendo alle aziende di ridurre i costi di gestione dell’infrastruttura IT, migliorare l’agilità operativa e concentrarsi sulle proprie attività principali.

 

Content services

I Content Services o servizi di contenuto si riferiscono a piattaforme, applicazioni e componenti integrati che acquisiscono e condividono le informazioni con più utenti, ERP e soluzioni line-of-business all’interno e all’esterno di un’azienda. 

Si tratta di un cambiamento di paradigma rispetto alla gestione dei contenuti aziendali (ECM), che si concentra maggiormente sull’archiviazione dei dati, e che pone l’accento sulle modalità di utilizzo dei contenuti all’interno dell’organizzazione.

 

Digital Content Management

Il Digital Document Management (gestione dei documenti digitali) è il processo di organizzazione, archiviazione, recupero e gestione dei documenti in formato digitale all’interno di un’organizzazione. 

Questo approccio consente alle aziende di eliminare o ridurre al minimo l’uso di documenti cartacei, migliorando l’efficienza operativa e facilitando l’accesso alle informazioni.

 

Document Security

La document security, o sicurezza dei documenti, si riferisce alle misure e alle pratiche adottate per proteggere i documenti da accessi non autorizzati, manipolazioni, furto o perdite di informazioni sensibili.

Ciò include l’implementazione di controlli di accesso basati su ruoli, crittografia dei documenti, tracciamento delle attività degli utenti, firme digitali, autenticazione multifattoriale e protezione dei documenti durante la trasmissione e l’archiviazione. 

La document security è fondamentale per preservare la riservatezza, l’integrità e la disponibilità delle informazioni aziendali e dei dati sensibili, garantendo la conformità normativa e proteggendo l’azienda da potenziali minacce interne ed esterne alla sicurezza.

 

eForms

Gli eForms, o moduli elettronici, sono strumenti digitali utilizzati per la creazione, la compilazione e l’invio di moduli e documenti attraverso dispositivi elettronici come computer, smartphone o tablet.

Questi moduli possono variare in scopo e complessità, spaziando dalla raccolta di informazioni da parte dei clienti, alla registrazione dei dipendenti, alla presentazione di domande online e altro ancora. 

Gli eForms semplificano i processi di raccolta e gestione delle informazioni eliminando la necessità di moduli cartacei, migliorando l’efficienza e riducendo gli errori di immissione dei dati. Possono essere integrati con sistemi di gestione documentale e workflow per automatizzare ulteriormente i processi aziendali.

 

Enterprise Content Management 

Enterprise Content Management (ECM) è un approccio strategico alla gestione documentale e all’organizzazione dei contenuti digitali all’interno di un’organizzazione.

Questo comprende la creazione, la cattura, la gestione, la conservazione e la distribuzione di documenti, file multimediali e altri tipi di contenuto aziendale in modo efficiente e sicuro.

Le soluzioni ECM integrano strumenti software, processi aziendali e politiche per consentire una gestione completa del ciclo di vita dei contenuti, dalla creazione alla conservazione o alla distruzione. Le funzionalità tipiche includono il controllo delle versioni, la ricerca avanzata, la sicurezza dei documenti, il flusso di lavoro automatizzato e la conformità normativa. 

ECM aiuta le organizzazioni a ottimizzare la collaborazione, a migliorare la produttività e a garantire la conformità normativa.

 

Fattura elettronica

Una fattura elettronica è un documento commerciale emesso e ricevuto in formato digitale anziché su carta. 

Contiene informazioni dettagliate sulle transazioni commerciali, come i beni o i servizi forniti, il prezzo unitario, l’aliquota IVA, l’importo totale e le informazioni sui soggetti coinvolti.

Le fatture elettroniche possono essere generate internamente dalle aziende o ricevute da fornitori esterni attraverso canali elettronici come email, portali web o sistemi di scambio dati elettronici (EDI). 

Questo formato digitale semplifica il processo di emissione, ricezione, elaborazione e archiviazione delle fatture, riducendo i costi, accelerando i tempi di pagamento e migliorando la precisione e la tracciabilità delle transazioni finanziarie.

 

Firma elettronica

Una firma elettronica è un metodo per apporre una firma digitale su documenti o transazioni online, confermando l’accettazione o l’autenticità di un documento o di un contratto. 

Queste firme possono assumere varie forme, come una firma digitale basata su crittografia, una firma digitale scansionata, una firma biometrica o una firma elettronica ottenuta tramite l’utilizzo di codici o password.

Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti in molte giurisdizioni, purché soddisfino determinati requisiti di autenticazione e integrità stabiliti dalle leggi e dai regolamenti locali o internazionali. Le firme elettroniche semplificano i processi aziendali, riducendo i tempi e i costi associati alla firma di documenti cartacei.

 

GDPR

Il GDPR, acronimo di General Data Protection Regulation, è una legislazione dell’Unione Europea entrata in vigore nel maggio 2018.

Si tratta di un regolamento che mira a proteggere e regolamentare il trattamento dei dati personali dei cittadini dell’UE da parte delle aziende e delle organizzazioni. Il GDPR stabilisce norme rigide sulle pratiche di raccolta, archiviazione, elaborazione e condivisione dei dati personali, garantendo che le persone abbiano maggiore controllo e trasparenza sulle proprie informazioni personali.

Le organizzazioni che gestiscono dati personali sono tenute a rispettare i principi fondamentali del GDPR, adottando misure di sicurezza adeguate, ottenendo il consenso esplicito per l’elaborazione dei dati e rispettando i diritti degli individui in merito alla protezione dei dati.

Intelligent Indexing

L‘Intelligent Indexing è una tecnologia avanzata utilizzata nei sistemi di gestione documentale per automatizzare il processo di indicizzazione e categorizzazione dei documenti digitali. 

Questo approccio impiega algoritmi di intelligenza artificiale, come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l’apprendimento automatico, per identificare e estrarre automaticamente informazioni chiave dai documenti, come nomi, date, numeri e altre metainformazioni.

Inoltre, l’Intelligent Indexing utilizza queste informazioni per assegnare automaticamente tag, categorie o metadati ai documenti, semplificando la loro ricerca, organizzazione e recupero successivo. Questa tecnologia riduce il lavoro manuale richiesto per indicizzare i documenti, migliorando l’efficienza operativa e consentendo alle organizzazioni di gestire grandi volumi di documenti in modo più rapido ed efficace.

 

Workflow documentale

Con workflow documentale si fa riferimento ad una serie di passaggi strutturati e automatizzati attraverso i quali un documento si sposta all’interno di un’organizzazione per essere elaborato, revisionato, approvato e distribuito. 

Questi flussi di lavoro possono essere configurati per adattarsi a vari processi aziendali, come l’approvazione di ordini di acquisto, la gestione delle richieste di assunzione, la revisione di contratti o la distribuzione di report.

Ogni fase del processo è definita da regole e procedure predefinite, che determinano chi è responsabile per quale attività e quali azioni devono essere intraprese prima che il documento possa passare alla fase successiva. 

L’automazione dei workflow documentali consente di migliorare l’efficienza, la coerenza e la tracciabilità dei processi aziendali, riducendo i tempi di ciclo e il rischio di errori.

 

Workflow management

Il workflow management è il processo di progettazione, implementazione, monitoraggio e ottimizzazione dei flussi di lavoro all’interno di un’organizzazione. 

Questo approccio coinvolge l’analisi e la definizione dei processi aziendali, la creazione di procedure standardizzate e la configurazione di sistemi e strumenti software per automatizzare e gestire i flussi di lavoro. 

Attraverso il workflow management, le aziende possono migliorare l’efficienza operativa, ridurre i tempi di elaborazione, aumentare la trasparenza e la tracciabilità delle attività e garantire il rispetto delle procedure e delle politiche aziendali. L’utilizzo di sistemi di gestione dei workflow consente di semplificare la collaborazione, distribuire responsabilità chiare e ottimizzare le risorse aziendali per massimizzare la produttività.