Gestione workflow ufficio acquisti: tutto quello che c’è da sapere

La gestione workflow ufficio acquisti è un’attività strategica per tutte le aziende, soprattutto per le PMI. Tuttavia, la gestione degli ordini non può essere un’operazione improvvisata, ma necessita di una forte strategia alla base e di una solida ottimizzazione delle diverse attività all’interno dell’azienda. 

Questo perché, in azienda, gestire gli ordini di acquisto e di vendite vuol dire occuparsi di molteplici elementi, quali: gestione del magazzino, risorse umane e sistema informativi. 

In questo articolo andiamo a vedere tutto quello che c’è da sapere sulla gestione workflow ufficio acquisti, dal come realizzarla ai benefici per l’azienda. 

Gestione acquisti: cos’è

Quando parliamo di gestione acquisti vogliamo indicare un’attività complessa che richiede la capacità di saper correttamente:

• coordinare le risorse umane che lavorano all’area dell’approvvigionamento;
• coordinare i software e le applicazioni di organizzazione del magazzino;
• gestire le risorse aziendali. 

Il problema è che molto spesso – soprattutto nelle PMI – questa attività è soltanto abbozzata. Il tipico caso è il semplice foglio Excel che tiene traccia degli ordini attraverso la mera indicazione della tipologia di merce acquistata, la data, le caratteristiche della merce, le condizioni accessorie dell’acquisto e il prezzo pattuito. 

Se vuoi ottimizzare il tuo business, tutto questo non è possibile. 

Hai bisogno di una gestione workflow ufficio acquisti che sia organizzata ed efficiente. 

Ecco come! 

Gestione workflow ufficio acquisti: analisi preliminari 

Idealmente, la gestione degli acquisti può essere divisa in due aree:  

• ciclo passivo: gestione degli ordini di acquisto e dei fornitori
• ciclo attivo: gestione degli ordini di vendita e dei clienti.

Nel caso della gestione degli ordini di acquisto e dei fornitori, è necessario: 

• analizzare le necessità interne e di conseguenza le fonti di approvvigionamento;
• selezionare attentamente i fornitori;
• evadere gli ordini di acquisto.

Nel caso della gestione degli ordini di vendita e dei clienti è necessario:

• studiare eventuali offerte;
• acquisire e poi evadere gli ordini dei clienti;
• gestire le vendite.

Gestione workflow ufficio acquisti: elementi fondamentali 

Nella gestione di un ufficio acquisti, lo scopo è quello di riuscire a tracciare tutti gli ordini, a partire dalla loro immissione all’interno del sistema fino alla loro evasione. Inoltre, è necessario garantire una gestione coordinata di tutti i processi e dei flussi di dati. La gestione in digitale del ciclo passivo consente di risparmiare e di migliorare le performance dell’intero ciclo produttivo.

Gli elementi della gestione workflow ufficio acquisti possono variare da azienda ad azienda. Tuttavia, in un processo strutturato di gestione dell’ufficio acquisti dovrebbero essere sempre presenti queste fasi:

• RDA – Formulazione di Richiesta d’Acquisto: si tratta di un documento al cui interno troviamo la descrizione dei prodotti o delle materie prime da comprare. Inoltre, indica il budget a disposizione, gli eventuali fornitori già contattati in passato, i tempi di consegna, le specifiche tecniche, le quantità; 
• Negoziazione e gara telematica: è possibile definire a priori i requisiti per la fornitura, avviare trattative dirette con il fornitore e gestire tutte le procedure di aggiudicazione di un appalto in modo automatizzato;
• Inventario: si tratta della gestione delle scorte. Se l’inventario è integrato con ERP e gestionali, oppure è connesso con un sistema di gestione del magazzino, ecco che il sistema di gestione ordini provvede anche all’aggiornamento automatico del livello delle giacenze; 
• Gestione preventivi e inoltro dell’ordine: l’attività legata all’analisi dei preventivi consente di poter selezionare il fornitore che offre le migliori condizioni. Selezionato il preventivo, gli operatori procedono all’invio dell’ordine, che dovrà essere confermato dal fornitore;
• Evasione dell’ordine: il personale del magazzino del fornitore procede nella definizione dei dettagli della spedizione, prelevare la merce dal magazzino, generare la fattura e spedire la merce;
• Gestione dei documenti di trasporto – DDT – e dello scadenziario: generalmente, il sistema di gestione acquisti include uno scadenziario sempre aggiornato dei pagamenti;
• Registrazione delle fatture passive.

Gestione workflow ufficio acquisti: tutti i vantaggi della digitalizzazione 

Sono tanti i benefici ed i vantaggi che derivano dalla digitalizzazione dell’ufficio acquisti. Di seguito vediamo quali sono i principali:

• Incremento dei controlli automatici e rilevanza immediata delle evidenze digitali di ciascuna attività svolta;
• Condivisione dei documenti e delle informazioni in modo rapido, tempestivo e aggiornato; 
• Eliminazione di attività manuali ripetitive che porta a un notevole risparmio di tempo e di risorse; 
• Integrazione del trattamento dei flussi documentali con il tuo gestionale ERP;
• Assegnazione delle attività alle funzioni aziendali di competenza;
• Archiviazione dei documenti informatici e conservazione sostitutiva.

 

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