Modulo web per gestione spese di trasferta: 3 step per chiedere il rimborso con Docuware

Per un’azienda le spese inerenti a trasferte e spostamenti sono spesso una delle voci più importanti in un bilancio. Inoltre, la gestione delle spese aziendali può risultare molto complicato se non si hanno determinati strumenti che aiutano a ordinare tutte le informazioni e automatizzare i processi. 

È evidente quindi come le note spese siano documenti indispensabili per ciascuna azienda. Ma quando un’impresa inizia a crescere ed è dotata di regole da rispettare – talvolta complesse – per l’approvazione delle note spese, gestire questo processo può essere complicato. 

La gestione delle note spese aziendali il più delle volte può rivelarsi come un’attività laboriosa per i reparti amministrativi. Ottimizzarne la gestione è oggi una condizione assolutamente necessaria per gestire in modo efficiente la propria azienda. Le aziende riescono infatti ad ottenere grandi benefici nel dotarsi di una piattaforma unica per digitalizzare anche questi procedimenti. 

Oggi digitalizzare le note spese risulta essere il miglior modo per gestire questi flussi. La soluzione è quindi l’automazione, che avviene tramite un software di gestione. 

Vediamo adesso come funziona la gestione di note spese e perché il software DocuWare è ciò che ti serve. 

Gestione note spese di trasferta: di che cosa stiamo parlando

La  cosiddetta “nota spese” rappresenta il documento che i dipendenti dell’azienda compilano per chiedere il rimborso delle spese che hanno sostenuto durante una trasferta, oppure che hanno anticipato per conto dell’azienda, presentabile – previo accordo tra le parti – proprio come giustificativo delle spese sostenute dal dipendente.

Ogni azienda può adottare un proprio layout aziendale e iter procedurale, ma esistono comunque delle informazioni fondamentali che devono essere presenti in ogni documento:

• Riferimenti dell’azienda: stiamo parlando della ragione sociale e dell’indirizzo della società a cui si sta chiedendo il rimborso delle spese;
• Dati anagrafici del dipendente o del collaboratore;
• Data e luogo: il periodo esatto relativo alle spese sostenute e il luogo della trasferta o del viaggio;
• Natura e ammontare della spesa: bisognerà fare un elenco dei costi sostenuti suddividendoli per categoria;
• Eventuali annotazioni: informazioni utili ad agevolare il lavoro dell’amministrazione.

La compilazione delle note spese avviene spesso manualmente. Da sempre, infatti, la gestione delle note spese aziendali richiede una gestione onerosa. Questo però può implicare margini di errore legati a imprecisioni, oltre che tempi tendenzialmente molto lunghi. 

Oggi sono però presenti varie soluzioni software per la gestione delle note spese aziendali, con lo scopo di semplificare l’intero ciclo, in modo tale da renderlo rapido e snello, eliminando tempi e costi di gestione. Le note spese possono così viaggiare direttamente in formato elettronico sul cloud, il tutto grazie a software specifici che permettono l’automatizzazione di una buona parte del processo e una continua e puntuale analisi dei vari costi aziendali.

Gestione spese di trasferta: 3 step con Docuware

Spesso capita che trascorra un po’ di tempo tra la consegna delle spese di viaggio e il loro rimborso. Generalmente, è necessario compilare manualmente una richiesta e poi consegnarla, insieme a tutte le ricevute, alla contabilità. Qui la richiesta e le ricevute vengono scansionate e archiviate, prima che la richiesta venga elaborata e infine venga emesso l’assegno di rimborso. 

Con DocuWare l’intero processo è molto più rapido:

1. Scansione delle ricevute durante il tragitto: con l’applicazione mobile PaperScan, le fatture degli hotel e le ricevute dei taxi possono essere scansionate al volo.
2. Modulo compilato elettronicamente: il modulo può essere compilato con qualsiasi browser. Il link a questo modulo web viene poi ricevuto dalla contabilità e le ricevute scansionate di hotel e taxi vengono semplicemente allegate. Non appena il modulo è stato inviato, l’intero record viene automaticamente archiviato: nulla va perso!
3. Alert nella lista delle attività: il modulo trasferito appare immediatamente in una lista di attività della contabilità. La richiesta può quindi essere elaborata e autorizzata sullo schermo, poiché è corredata di tutte le ricevute necessarie. Nella schermata seguente, si possono vedere i collegamenti come appaiono nell’elenco delle attività di un contabile (Jenkins). A destra, il modulo e le ricevute dell’hotel e del taxi:

Con i moduli Web è possibile semplificare la gestione dei moduli e snellire processi come il rimborso delle spese di viaggio. È possibile impostare rapidamente un modulo Web in DocuWare Forms. È sufficiente passare all’area denominata DocuWare Forms che si trova all’interno della Configurazione di DocuWare. Con un nuovo modulo, è possibile utilizzare un designer integrato per scegliere i campi ed etichettarli. È inoltre possibile aggiungere un campo per l’inserimento di allegati al modulo.

Automazione note spese: tutti i vantaggi

Automatizzare il processo di gestione delle note spese, per l’azienda è sicuramente un passo fondamentale per ottimizzare i costi e le risorse, oltre che per migliorare la generale efficienza dell’azienda stessa. 

Ecco quindi quali sono i vantaggi che derivano dall’automazione delle note spese.

Risparmio di tempo 

Ogni dipendente dell’azienda può risparmiare del tempo prezioso quando usufruisce di una soluzione digitale per la gestione delle note spese. Tutto il processo viene completato in pochi passaggi!

I dipendenti provvedono a dichiarare le loro spese in tempo reale direttamente con il software e aggiungono le loro ricevute. Una volta scansionati i loro documenti, vengono archiviati in modo sicuro.

I rimborsi vengono infine trasmessi automaticamente alla banca per i bonifici bancari o al gestionale per le buste paga. Inoltre, essendo il tempo di elaborazione delle note spese più breve, i dipendenti verranno rimborsati molto più velocemente.

Ridurre errori e tentativi di frode

Un altro vantaggio riguarda la drastica riduzione di errori di inserimento, omissioni e tentativi di frode, che naturalmente possono comportare perdite per l’azienda. 

I processi che generalmente sono più soggetti ad errori vengono completamente automatizzati. Parliamo ad esempio di:

• Recupero IVA internazionale;
• Riconciliazione bancaria;
• Rimborsi chilometrici.

Grazie all’automazione, l’amministrazione dovrà soltanto controllare le ricevute digitali prima di convalidare il rimborso.

Attuare la politica di rimborso dell’azienda

Richiedere il rimborso delle loro spese professionali, per i dipendenti implica anche la comprensione di un certo numero di regole che sono definite dall’azienda. Questa comprensione può talvolta risultare difficile e complicata. La soluzione digitale tende a semplificare il processo di inserimento degli importi e delle informazioni.

Contemporaneamente il manager può configurare il software per modificare – in caso di bisogno – le regole di calcolo. Inoltre, non sono necessari aggiornamenti manuali, poiché il software si aggiorna automaticamente al fine di stare al passo con le modifiche di regole interne ed esterne e con le mutevoli condizioni di mercato.

Analizzare le spese

Digitalizzare il processo di rimborso spese vuol dire anche consentire all’amministrazione, ma anche a manager e HR, di poter analizzare tutte le spese sostenute dai dipendenti.

È solo attraverso l’analisi di queste informazioni che è possibile apportare delle modifiche alla politica di rimborso aziendale in modo tale da ottenere un significativo risparmio.

Inoltre analizzare questi dati significa anche riuscire a pianificare e tenere sotto controllo le future spese aziendali.

Perché scegliere un software documentale per la gestione della contabilità

I software per automatizzare le note spese aiutano le aziende a tenere traccia delle spese e delle trasferte aziendali con facilità e sicurezza. Inoltre, tali software consentono ai dipendenti di presentare in modo più semplice e veloce i propri resoconti spese.

Questi software ti consentiranno di controllare anche il flusso di lavoro, le spese e le ore. Per questo motivo la soluzione ideale per la tua azienda è DocuWare, il software che ti permetterà di svolgere tutto questo e di migliorare l’efficienza della tua azienda.

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